論電力企業(yè)辦公資產管理存在的問題及對策

唐上體

【摘 要】：辦公資產也是電力企業(yè)資產的重要組成部分，辦公資產主要集中在企業(yè)的機關本部，對保障企業(yè)日常經營運作起到不可替代的作用。但是由于電力企業(yè)資產總量比較龐大，其生產經營部分的資產占企業(yè)總資產的比例非常大，因此，多年來電力企業(yè)往往更多的是關注企業(yè)生產類資產的管理，而忽視了對機關本部使用的辦公資產的管理，導致了企業(yè)辦公資產在使用、管理中存在一些賬實不符、資產利用效率不高和制度不健全等問題。如何加強辦公資產管理，創(chuàng)建節(jié)約型、保障型機關，更高效的利用辦公資產，確保國有資產安全，是企業(yè)面臨的一項重要而緊迫的任務。為此本文針對電力企業(yè)在管理辦公資產方面存在的不足及對策方面進行了探討。

【關鍵詞】：辦公資產管理 問題 對策

一、電力企業(yè)辦公設備管理存在的問題

辦公資產是指不與企業(yè)生產業(yè)務直接相關的、主要用于滿足辦公需要的資產，主要包括房屋建筑物、土地、車輛及辦公設備等資產。其中，辦公設備包括符合資產確認條件的復印機、傳真機、攝像機、辦公家具等。由于這些資產在的種類繁多，分布在每個部門科室，數量多，使用的人多，部分資產的流動性大，特別是如果企業(yè)組織機構的調整、人員調動等情況時，容易出現管理方面的各項漏洞，如果企業(yè)沒有專門辦公資產管理制度進行規(guī)范的話，更是容易產生管理方面的問題。辦公設備管理存在的問題大致歸納如下：

（一）辦公資產管理制度不健全，缺乏業(yè)財聯動機制

以某省級電力企業(yè)為例，由于公司機關各部門的業(yè)務主要是對基層生產經營業(yè)務的指導和管理，作為全公司的話有財務部門制定的固定資產管理辦法，對全系統(tǒng)性的資產進行管理，對固定資產進行了基本規(guī)范。但是針對辦公資產專業(yè)領域的管理制度是缺失的，導致公司財務部門與資產實物歸口管理部門之間、資產實物歸口管理部門與資產使用部門之間缺乏溝通，財務部門只管固定資產的財務核算，資產實物歸口管理部門對資產管理缺乏有效的管理手段和具體辦法，資產使用部門無管理制度、無管理人員、財產登記不全。缺乏實物歸口管理部門和財務門間的聯動機制。

（二）辦公資產采購管理不夠統(tǒng)一規(guī)范，缺乏成本控制手段

在沒有出臺規(guī)范的企業(yè)招投標制度前，對辦公資產的購置管理不夠規(guī)范，缺乏明確的實物歸口管理部門，辦公資產的購置比較零散，各部門均可分散購置，沒有形成批量購置，未能進行貨比三家，或統(tǒng)一由實物歸口部門進行采購，通過按批量進行招標或進行詢價等方式采購，發(fā)揮批量購置的價格成本優(yōu)勢。如，以某省級電力企業(yè)為例，每年機關本部購置的辦公資產情況如下表：

資產項目 購置金額 占比 購置部門

復印機等非IT類辦公設備 120 55% 辦公室

辦公家具 55 25% 辦公室

辦公電腦 42 19% 信息部

保險柜 2.6 1% 財務部

合計 219.6 100%

（三）辦公資產日常管理不規(guī)范，賬實不符的現象仍較多

忽視辦公資產的日常管理，財務部門只負責資產的價值管理，資產實物歸口部門責任不夠清晰，沒有專業(yè)管理資產的崗位，各資產使用部門沒有相對固定的人員負責本部門所使用的資產日常保管。缺乏規(guī)范的購置、驗收、保管和使用制度。缺乏內部控制，資產的領用、保管臺賬或記錄不健全。機構調整和人員變動后，沒有能夠及時進行資產交接。辦公資產的盤點機制，及資產報廢推出機制不健全，對長期不能使用的固定資產、報廢的固定資產沒有進行及時清理，使不能報廢的資產堆積一邊無人管理，處于閑置狀態(tài)。導致該核銷的賬不核銷，淘汰報廢設備、長期掛在賬上，名存實亡，造成有賬無物，經過更換多人管理后，相關人員誰也說不清楚有多少資產，導致部分辦公資產賬實不符。

（四）固定資產配置不合理，利用率低

缺乏部門科室的辦公資產配置標準，各部門可以隨意采購。造成機關內固定資產資源的不合理分配和鋪張浪費。比如，部門之間重復購置固定資產，各自為政，資源獨享，從而導致固定資產資源浪費和利用率低。

二、存在問題的原因分析

（一）辦公資產管理制度方面

目前部分企業(yè)的財務部門都能建立本單位的固定資產管理辦法，從財務部門的角度對全企業(yè)的固定資產管理進行規(guī)范，但是專門針對辦公資產而制定的管理制度卻不多。作為國有的電力企業(yè)亦如此，這些企業(yè)的大部分資產為電力生產設備，辦公資產占的比例不高，且這些企業(yè)往往更注重于生產類的資產管理，而忽視了辦公設備的資產管理。且由于管理職責不夠清晰，沒有一個明確的歸口部門去統(tǒng)籌管理這些辦公資產，沒有能夠有一個部門去專門組織力量制定和完善辦公資產管理制度。因此，導致辦公資產管理機制不健全，管理基礎不牢靠，更加談不上對這些資產的全生命周期管理和精益化管理。

（二）辦公資產管理意識方面

由于上面也提到這些企業(yè)的大部分資產為電力生產設備，辦公資產占的比例不高，這些企業(yè)往往更注重于生產類的資產管理，因此往往導致企業(yè)的人員對辦公資產的管理不夠重視；且由于是國有企業(yè)員工們對辦公資產的管理責任感不夠強，內部沒有形成一種文化氛圍，大家都把固定資產當成是公共的東西，沒有加以愛護。企業(yè)也沒有定期對員工進行固定資產管理方面的培訓，員工不知道怎么管理，所以造成他們在意識上忽略了這個問題。

（三）辦公資產日常臺賬管理方面

目前的辦公資產臺賬主要還是以財務部門的臺賬為主，在購置資產時由財務人員在固定資產系統(tǒng)進行了資產卡片錄入。但這只是財務部門的臺賬，財務部門的臺賬主要還是側重于資產的價值管理，平時用于計提折舊，及年度資產盤點等用，用于日常的使用管理的比較少。由于資產實物歸口部門和使用部門均沒有管理臺賬，因此，這些部門對自己所管理或使用的資產情況掌握的也不清楚，缺乏日常管理的手段，特別是在資產有變動時更是沒法及時進行更新和對賬，導致到年底財務部門組織盤查時手忙腳亂，很多資產找不到保管部門，或找不到實物資產，就出現了帳實不符。例如某電力企業(yè)本部機關2012年辦公資產原值1015萬元，年度盤點后發(fā)現賬上有反應但找不到實物的資產原值為15萬元，凈值為12萬元；有5萬元資產為部分員工調動后沒有及時交接，導致賬上有反映，找不到實物。

三、管理對策

（一）加強固定資產管理人員的培訓

隨著經濟的發(fā)展，管理人員的素質也越顯得重要，同時對固定資產管理人員也提出了新的要求。固定資產管理不僅僅局限原先的數據統(tǒng)計整理，傳遞資料，還要對固定資產的使用進行分析，為管理提供決策參考。必須建立人員素質控制制度，管理人員的選調、培訓、考核、獎懲形成制度。管理人員上崗必須接受崗前培訓，并不斷更新知識，以提高業(yè)務技能。固定資產管理人員必須學會使用操作固定資產管理軟件，還要具備資產管理等其他方面的知識。應大力度宣傳加強固定資產管理的重要性，通過國有資產法律法規(guī)的宣傳教育活動或國有資產法規(guī)政策的學習培訓，使大家充分認識加強固定資產管理工作的必要性、重要性，違法違紀的危害性，提高大家遵紀守法的自覺性。因此，加強人員培訓，提高管理人員素質也是提高管理水平的重要工作。

（二）建立健全辦公資產管理制度，規(guī)范辦公資產管理

除了要有財務部門制定的固定資產管理辦法外，還需明確辦公資產的實物歸口管理部門，并由歸口管理部門牽頭組織制定辦公資產管理制度，對辦公資產的購置、日常臺賬、調配、維修、報廢等環(huán)節(jié)進行規(guī)范，明確財務部門、資產管理部門、資產使用部門在固定資產管理過程中各自的職責，規(guī)定各部門配備專人負責固定資產管理工作，把責任落實到個人。要明確機關人員的辦公資產配置標準，由資產管理部門根據部門、員工的資產配置標準，統(tǒng)一組織采購和配置。實現“以制度管事”、“有章可循”。

（三）規(guī)范固定資產的采購管理

各級單位應制定和完善本單位辦公設備配置標準。辦公資產由綜合管理部門統(tǒng)一購置，按標準配置，其他部門不得自行購置辦公資產。辦公資產要實行以廢換新，必須在完成報廢舊資產的基礎上，才可申請購買新資產。辦公設備購置必須納入預算，每年由各部門向綜合管理部門提交下年度辦公設備需求計劃，由綜合管理部門匯總形成下年度辦公設備購置預算，并根據年度計劃組織開展招標及采購。辦公資產購入后，采購人員應及時與保管使用人員辦理資產驗收手續(xù)，并連同發(fā)票、合同等原始憑證報送財務部。辦公資產購入后，實物歸口管理部門和辦公資產使用部門或人員要辦理簽收使用手續(xù)。對符合固定資產確認條件的辦公資產，要及時做好配合財務部門做好資產登記。

（四）加強辦公資產日常臺賬管理

對達到固定資產標準的辦公設備，由財務部登記固定資產總帳、明細賬和固定資產卡片，詳細記錄固定資產名稱、編號、規(guī)格、數量、金額、購建日期、使用年限及放置地點等。各級單位綜合管理部門應指定專門人員負責管理辦公設備，并建立資產管理臺賬，做好辦公設備日常管理。有條件的單位可結合自身實際情況，建立辦公資產編碼體系，制定和粘貼辦公資產標簽，方便盤查對賬管理。各使用部門在辦公資產存放地點、使用人員等相關使用情況發(fā)生變動后，要及時與辦公室綜合管理部門聯系，更新資產臺賬檔案，確保實物與檔案一致。實行辦公資產管理問責制，要將每一件辦公資產確認到具體使用人（責任人），并明確各部門負責人、資產管理員、資產使用者的職責范圍：一般人員直接對自己使用的資產負責；部門負責人對本部門所有資產的管理負責。各部門資產管理人員調動時，由綜合管理部門組織有關部門進行資產清查，辦理交接手續(xù)。對配備給個人的固定資產或物品要實行領用交還制度，使用人員調離時，凡工作變動必須將所使用資產交回綜合管理部門，對尚未辦理移交手續(xù)的不能離崗。各部門間辦公資產的調撥，須經實物歸口部門批準同意后，報財務部備案修改資產卡片信息，并填制“固定資產調撥單”，移入部門、移出部門的責任人、使用人簽字后，既可辦理資產轉移。未經本單位領導批準，辦公資產不得外借。確需出借的，應由實物歸口部門提出申請，本單位財務部審核后，報本單位領導批準。收回出租出借的辦公資產，應認真檢驗，如發(fā)現問題，及時追究相關人員的賠嘗責任。出租出借固定資產取得的收入，應及時、足額上繳財務部。

（五）全面做好自查盤查

固定資產清產核資工作，我們并不少見，近年來甚至每年都在做。但平心而論，每次的清產核資工作要完全做到位卻不是一件輕而易舉的事情。固定資產清查的范圍很廣，使用的部門分散，種類繁多，大到一幢辦公樓，小到一張椅子都是我們清點的范圍。進行一次徹頭徹尾的清產核資，可以全面掌握單位每項固定資產的真實信息，掌握資產最真實的現狀，以徹底摸清本單位固定資產“家底”，掌握單位固定資產占用情況、質量情況及分布情況，這是加強管理的前提條件和基礎性工作。在進行了全面的清產核資，摸清家底以后，各單位還要繼續(xù)把固定資產清查工作作為一項日常的工作抓緊抓好，可根據本單位的實際情況，形成制度，定期或不定期進行固定資產的全面清查，對固定資產的數量、使用狀況及完好程度進行核查，鞏固已經取得的成果。

（六）加快辦公資產管理信息化建設

資產的實物歸口管理部門可以建立辦公資產管理系統(tǒng)，實現與財務部門固定資產系統(tǒng)的對接，并根據對辦公資產的編碼管理，進行日常管理信息補充錄入。把辦公資產的信息輸入系統(tǒng)，對其信息實現計算機聯網管理。通過計算機網絡，單位的辦公資產管理人員可以在同一管理系統(tǒng)中進行管理操作，辦公資產的管理數據也實現單位的信息共享。信息化管理的優(yōu)勢不僅加快了數據信息的處理速度。還可以加快信息傳遞的速度。進行信息化管理后，辦公資產的采購、使用、報廢等增減變化信息直接可以在電腦中反映出來，如此的反映業(yè)務操作流程，不僅加快了信息傳遞速度，也減少了原來人為溝通傳遞信息過程中出錯的概率。使辦公資產管理步入現代化、科學化、規(guī)范化的軌道。