基于信息化技術的畢業(yè)設計文檔的自動導出軟件

孟江 安坤

【摘要】利用信息化技術、計算機編程及辦公文檔自動化技術，編制了畢業(yè)設計（論文）輔助軟件，實現(xiàn)了用戶登錄、通知發(fā)布、任務分解、各類規(guī)范文檔導出等多項功能，在我校2014屆畢業(yè)生進行的軟件測試與驗證，取得了較滿意的效果并符合教學管理機構要求的規(guī)范文檔，這為高校教學管理部門提高畢業(yè)設計（論文）實踐環(huán)節(jié)的質(zhì)量水平提供一個新思路和有效途徑。

【關鍵詞】畢業(yè)設計;規(guī)范文檔;自動導出

1.引言

目前，高校本科生畢業(yè)設計（論文）通常在大學階段的最后一個學期（第八學期）展開，主要包括：任務選擇、任務開題、中期進展、終期答辯等階段，而畢業(yè)設計（論文）環(huán)節(jié)的所有規(guī)范文檔包括畢業(yè)設計（論文）任務書、畢業(yè)設計（論文）開題報告、畢業(yè)設計（論文）中期報告、畢業(yè)設計說明書或畢業(yè)論文、相關圖紙、指導教師指導評語、評閱人評語和畢業(yè)設計（論文）答辯評語、外文翻譯等部分，既包括學生要完成的部分，又包括教師直接制定和評價的部分。這些文檔通常在封面或表頭部分均有學生姓名、學號、學院、設計（論文）題目、指導教師姓名等各種信息，而這些信息均來自于指導教師交接給學生的第一份技術文檔——畢業(yè)設計（論文）任務書，里面明確指出學生進行的是畢業(yè)設計還是研究，最終提交的文檔是畢業(yè)設計說明書還是畢業(yè)論文，而這一類型的差異也可能導致學生最終提交文檔的錯誤格式或不規(guī)范格式[1-2]。同時，還應注意任務書所規(guī)定的設計（論文）題目也是學生按此執(zhí)行的一個硬性條款，無任何理由可講，因此還應培養(yǎng)學生設計（論文）題目始終如一、一字不差的嚴謹作風和習慣，適應工程科學必需的嚴肅性和謹慎性。

圖1 畢業(yè)設計（論文）規(guī)范文檔自動軟件總體流程

2.現(xiàn)狀分析

畢業(yè)生與教師是進行畢業(yè)設計（論文）實踐環(huán)節(jié)的兩個直接參與群體，其中畢業(yè)生需完成開題報告、中期報告、外文翻譯和設計說明書或畢業(yè)論文等紙質(zhì)文檔，而教師則負責制定畢業(yè)設計（論文）任務書、審核學生開題報告、中期報告并填報意見、審閱或評閱多位學生的畢設說明書或論文并給出對應意見。整個畢業(yè)設計環(huán)節(jié)所需各類文檔繁多，教師和學生除了花精力撰寫內(nèi)容外，還必須額外關注各類文檔的格式規(guī)范要求等[3]。例如，任務書、開題報告、中期報告和畢設說明書（論文）的封面信息必須一致，教師填寫的各類意見頁的頁眉必須與學生的任務書類型（畢業(yè)設計或畢業(yè)論文）一致。根據(jù)以往畢設環(huán)節(jié)的經(jīng)驗看，每年由于格式不規(guī)范而導致多次重打印各類文檔的情況可以說是舉不勝舉。這種情形一方面導致在畢業(yè)答辯后必須花費時間和精力審核每位同學的信息是否一致，每一位承擔過畢業(yè)答辯秘書任務的老師都深有體會;另一方面這種反復打印的行為，既耗費了紙張、硒鼓和電能，又與政府倡導的“厲行節(jié)約”相背。圖1所示為畢業(yè)設計（論文）規(guī)范文檔自動軟件總體流程。

本文以《高教30條》關于“強化畢業(yè)設計等實踐育人環(huán)節(jié)”為切入點，通過文檔自動化方案，利用計算機編程手段將畢業(yè)設計規(guī)定信息自動寫入對應位置，無需教師或?qū)W生手動操作，保證畢設信息的唯一性和準確性。這樣既提高了學生撰寫各類報告的效率，又省去了教師審核必要信息的繁瑣，并且杜絕了因信息出錯而導致紙張浪費的現(xiàn)象，具有非常突出的意義和明顯的作用。

3.設計流程

針對本科畢業(yè)設計（論文）環(huán)節(jié)，本文設計了一套適于畢業(yè)設計規(guī)范文檔的自動軟件流程（如圖1所示），主要包括用戶登錄模塊、通知發(fā)布模塊、任務書顯示模塊、所處階段判斷模塊、規(guī)范文檔導出模塊和周進度匯報等部分。

（1）用戶登錄模塊

設計了一個簡捷的用戶登錄界面，根據(jù)學生姓名/學號和用戶密碼，可保證并用于區(qū)分各個同學的個人信息的唯一性，支持與之相關的畢業(yè)設計任務書和規(guī)范文檔導出的信息準確性。本模塊的用戶信息驗證采用了文件傳輸協(xié)議FTP與自行架設的FTP服務器進行信息交互，即從FTP服務器中下載對應學生姓名或?qū)W號的MD5加密文件，然后再將驗證的用戶密碼進行MD5加密，并與下載文件比較，如果兩者不一致則給出登錄不成功的提示信息，否則驗證通過，軟件會轉(zhuǎn)入正常界面。如圖1的用戶登錄畫面。采用標準的Windows界面，簡單快捷，易被用戶接受。按照功能和用途的不同，分為在線通知、周進度匯報、畢業(yè)設計個人信息、任務書查閱、規(guī)范文檔導出等模塊。

（2）在線通知模塊

本模塊的作用是為指導教師發(fā)布重要通知和網(wǎng)絡資料等而設置，如在開題報告階段指導教師可根據(jù)實際情況，通知所有學生在撰寫或打印開題報告的特別注意事項，以提高整個設計工作的效率，節(jié)省消耗。同時，在學生進行專業(yè)論文翻譯的時候，提供學生查找專業(yè)文獻的網(wǎng)址（如Google學術搜索引擎http：//scholar.google.com）和翻譯專業(yè)詞匯的優(yōu)秀網(wǎng)站（如CNKI翻譯助手http：//dict.cnki.net）等，這些資料可以幫助學生準確搜索和翻譯文獻，善用計算機網(wǎng)絡，培養(yǎng)和提高學生的自主探索與外文學習能力。

（3）周進度匯報模塊

為了督促和監(jiān)督學生在整個設計階段的有序進展，這里增設了周進度匯報模塊，包括上周完成情況、本周計劃要點和導師意見點評等部分，力使學生在進行一項較大規(guī)模的設計工作前，首先要制定出一個切實可行的帶有時間節(jié)點的計劃，然后在周進度匯報模塊中分批次完成，培養(yǎng)學生時間觀念和分清主次事務的能力。

（4）個人信息維護模塊

本模塊是用于維護學生的個人信息和查閱設計任務信息，學生可登記或更新與自己有關的信息，如學號、郵箱、手機、QQ號等，而任務題目、任務類型等文本框為只讀型，如有變更需與指導老師進行溝通交流后與學院教學部門進行審核備案后再做修改。

個人信息的準確和完整性將與后續(xù)任務書、開題報告、畢業(yè)設計說明書和相關評語的自動化生成密切相關，需引起教師和學生的足夠重視。

（5）任務書查看模塊

本欄的目的是使學生要時刻關注任務書規(guī)定的各項任務，依此作為整個設計（論文）階段的準繩。通過以往畢業(yè)設計指導的經(jīng)驗來看，不少學生直到畢業(yè)答辯前都不清楚自己究竟要做什么事情，完成哪些內(nèi)容才算達到要求。

本欄將任務書進行逐層分解，主要包括（1）任務與要求、（2）具體工作內(nèi)容、（3）畢設成果要求和（4）工作進度計劃。目的是使學生隨時關注自己、檢查自己做到了什么程度，還差哪些內(nèi)容沒有完成。同時在工作進度計劃中，實時判斷當日在整個畢業(yè)設計（論文）中的安排，如下圖的圓圈標注所示。

（6）規(guī)范文檔導出

本欄的設置是為了提高整個設計（論文）文檔的質(zhì)量而精心設置的，包括了帶有準確和完整的學生和畢業(yè)信息的畢業(yè)設計任務書、開題報告模板、中期報告模板、畢業(yè)設計說明書（畢業(yè)論文）模板、外文翻譯模板以及指導教師、評閱人和答辯委員會評語等多種類型、多種形式的規(guī)范文檔模板導出的主要功能。

4.結論與不足

結合我校在畢業(yè)設計（論文）環(huán)節(jié)可能存在的眾多規(guī)劃文檔等要求，筆者提出了一套解決方案和軟件流程，實現(xiàn)了用戶登錄、通知發(fā)布、任務分解顯示、規(guī)范文檔導出和周進度匯報等多項功能，并在2010級畢業(yè)生進行了軟件測試與驗證，取得了滿意的效果和符合學校教學部門要求的規(guī)范文檔。軟件后臺機制在早期開發(fā)時采用了簡單便捷的FTP協(xié)議進行上傳下載等網(wǎng)絡化操作，但在隨后的本科畢業(yè)生軟件測試后發(fā)現(xiàn)，F(xiàn)TP模式在人數(shù)較多時無法滿足需要，一方面與筆者在家庭低功耗型路由器上搭建FTP服務有關，但另一方面也要求軟件應滿足多種系統(tǒng)平臺、多個同學并發(fā)的情況。鑒于此，筆者通過調(diào)研現(xiàn)有的成熟網(wǎng)絡化服務商后，選擇百度云盤[6]作為畢業(yè)設計輔助軟件的后臺服務器。一方面，百度作為世界最大的中文搜索引擎，擁有眾多公共性服務平臺，另一方面，百度云也提供了多種形式的SDK接口，為后續(xù)建設畢設輔助軟件的手機客戶端也提供了可行化方案。

參考文獻

[1]楊英桂.淺談高校學生畢業(yè)設計（論文）中存在的問題及對策[J].化工高等教育，2006，23（3）：65-66.

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[3]吉文華，周暢.本科畢業(yè)論文狀況分析和對策研究[J].中國電力教育，2010（2）：62-63.

[4]孫俊峰.一種基于VBA平臺的OA文檔處理方案及其模擬實現(xiàn)[J].西南民族大學學報（自然科學版），2014，40（5）：739-744.

[5]劉永平.基于VBA的畢業(yè)設計文檔自動生成系統(tǒng)[J].西安郵電學院學報，2011，16（2）：46-48.

[6]百度百科.百度云[EB/OL].http：//baike.baidu.com/view/9273222.htm.