淺談文書檔案整理改制后的優(yōu)越性

陳靜

摘 要：文書檔案的整理是將零散和需要進(jìn)一步系統(tǒng)化的檔案進(jìn)行分類、組卷、排列和編目，使之有序化、條理化的工作。傳統(tǒng)的文書立卷方式具有煩瑣、艱巨、程序多和難度大等缺點(diǎn)，很難適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)對(duì)文書立卷工作的要求。自《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施以來，檔案文書整理工作獲得了革命性的突破。現(xiàn)根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合《歸檔文件整理規(guī)則》，分析新型文書檔案整理工作的實(shí)踐效益和優(yōu)越性。

關(guān)鍵詞：文書檔案；文件檢索；裝訂；保管

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-6835（2014）17-0126-02

文書檔案整理是整個(gè)檔案工作的重要組成部分，是企業(yè)檔案工作的主要內(nèi)容之一，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率的必要條件。該工作可分為兩種，即按“卷”整理和按“件”整理。按“卷”整理即人們?cè)谡頇n案時(shí)將互有聯(lián)系的文件組合成一冊(cè)有機(jī)卷宗，也就是傳統(tǒng)的分類方法；按“件”整理就是將需歸檔的文件以“件”為單位進(jìn)行分類、整理和歸檔，使之有序化、條理化的過程。從2000年起，國家檔案局下發(fā)了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，即《歸檔文件整理規(guī)則》，實(shí)現(xiàn)了整理方式從“卷”到“件”的變化。這一改革給檔案工作帶來了嶄新的面貌，使之逐漸成為了現(xiàn)代化的檔案管理工作。根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》和實(shí)際工作中的經(jīng)驗(yàn)分析了“卷”改“件”給檔案工作帶來的好處。

1 降低了工作量，提高了效率

以“卷”為整理方法的文書立卷工作是一項(xiàng)既煩瑣又有難度的工作，它利用文件的主要特征或類型區(qū)分和初步組合本單位形成的全部文件，然后進(jìn)行調(diào)整卷內(nèi)文件、擬寫案卷題名、排列卷內(nèi)文件和編號(hào)、填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表、編制案卷封面并裝訂等步驟。全部案卷整理完畢后，再按保管期限、組織機(jī)構(gòu)或保管方法來排列和編制案卷目錄。從劃分類別到編制案卷目錄需要超過10道工序，不僅程序多，而且難度高，再加上文書立卷人員的崗位變動(dòng)較頻繁，很難要求其達(dá)到編制標(biāo)準(zhǔn)。自實(shí)施《歸檔文件整理規(guī)則》以后，以“件”為標(biāo)準(zhǔn)的整理方法使檔案工作人員擺脫了煩瑣的傳統(tǒng)整理工作。按照分類大綱程序編制，省去了擬寫案卷標(biāo)題、裝訂封面卷皮、抄寫卷內(nèi)目錄和案卷目錄等一系列工作。改制后的方法對(duì)檔案實(shí)行文件級(jí)管理，全部檔案分類后按形成時(shí)間和重要程度排列，避免了人工造成的排序不規(guī)范現(xiàn)象，極大地提高了檔案文書整理的準(zhǔn)確性。

2 提高了進(jìn)館質(zhì)量，節(jié)約了館藏空間

對(duì)于以“卷”整理的立卷方法形成的檔案文件，往往在檔案館接收時(shí)還需要檢驗(yàn)：遇到分類不準(zhǔn)確的檔案，要返工整理；出現(xiàn)組卷不合理的檔案，需要拆卷；出現(xiàn)案卷標(biāo)題擬寫不正確的，要重新擬寫標(biāo)題并更換卷皮，以上現(xiàn)象均會(huì)造成人力和財(cái)力的浪費(fèi)。按《歸檔文件整理規(guī)則》以“件”整理的檔案，在進(jìn)館時(shí)不需要再做任何加工處理工作，而且可將利用多種文件分類方法分類的檔案放入同一盒中。這樣既節(jié)省了檔案盒，又節(jié)約了檔案館的儲(chǔ)存空間，不僅提高了進(jìn)館檔案的質(zhì)量，又提高了進(jìn)館工作的效率。

3 有利于檔案的收集、保管和利用

“卷”改“件”的立卷方法給檔案的收集工作帶來了很大的便利。在“卷”改“件”之前的檔案收集整理過程中，由于每個(gè)人對(duì)文件的理解各不相同，對(duì)分類標(biāo)準(zhǔn)也沒有很好的掌握，所以，多數(shù)人在分類過程中會(huì)出現(xiàn)對(duì)文件問題無法處理等現(xiàn)象。整改后，檔案員只要掌握了歸檔文件的保管期限，就可以輕而易舉地對(duì)文件進(jìn)行分類整理。這樣不僅降低了工作量，還使檔案員獲得了更充足的時(shí)間來鉆研檔案利用工作，從而更好地去協(xié)調(diào)保管工作與利用工作的關(guān)系。

在以往以“卷”歸檔立卷的整理方法中，一個(gè)卷宗由多個(gè)文件組成，當(dāng)借閱人要查閱其中的一份文件時(shí)，整體調(diào)出的案卷中其他的文件也會(huì)被借閱者看到，這樣就難以保證檔案的機(jī)密性。由于基層檔案人員的責(zé)任意識(shí)淡薄，往往在調(diào)檔時(shí)會(huì)把案卷拆開，這樣會(huì)給檔案帶來很大的損害。實(shí)行按“件”整理后，借閱者可以有針對(duì)性地借出某一文件，這樣既方便又安全保密，也降低了檔案員的工作量。另外，需要補(bǔ)歸的文件在歸檔時(shí)也無需拆卷、再裝訂，只需將其插入在相關(guān)年度、類別的卷盒中，然后在備考表中補(bǔ)充說明即可。

4 促進(jìn)了文檔一體化的實(shí)現(xiàn)

現(xiàn)代化的工作離不開電腦程序。在傳統(tǒng)的整理方法中，當(dāng)歸檔文件錄入計(jì)算機(jī)打印歸檔文件目錄、收發(fā)文登記簿時(shí)需要多次錄入同一內(nèi)容，但整改后的整理方法只需輸入一次所要?dú)w檔的文件，便會(huì)隨機(jī)生成目錄，為文件檢索功能、全文掃描、網(wǎng)絡(luò)檢索和縮微等現(xiàn)代化工作帶來了便利，也符合了文書處理和檔案管理之間的關(guān)系。將文書處理和檔案管理很好地結(jié)合起來，可以促進(jìn)文檔一體化的實(shí)現(xiàn)。

5 有利于檔案員掌握檔案工作

基層檔案人員的工作調(diào)動(dòng)比較頻繁，其對(duì)檔案工作缺乏長期和連續(xù)的了解，對(duì)檔案工作的重要性也缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。以“卷”歸檔的方法不僅要求檔案人員要具備專業(yè)性很強(qiáng)的理論知識(shí)，還必須熟悉、掌握規(guī)范的立卷要求，同時(shí)，還要具備一定的綜合分析能力。“卷”改“件”后，既簡化了文件的整理程序，又大大降低了工作難度，不僅使專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的講解變得輕松，還使檔案人員在掌握和理解時(shí)也變得更加容易，也更加有利于檔案工作的順利開展。

6 結(jié)束語

文書部門立卷作為一項(xiàng)制度性的工作，在黨和政府機(jī)關(guān)中全面實(shí)行。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，文書檔案制度不斷趨于完善，《歸檔文件整理規(guī)則》中的指導(dǎo)精神也促進(jìn)了文書工作與檔案工作的密切協(xié)作和健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]郭樹銀.歸檔文件整理工作指南[M].北京：中國大百科全書出版社，2001.

[2]吳廣平，向陽.檔案工作實(shí)務(wù)[M].北京：中國檔案出版社，2008.

〔編輯：張思楠〕

Talking about the Advantages of Consolidation after the Restructuring Archives

Chen Jing

Abstract： Finishing archives are scattered and will require further systematic classification files， test paper， arranged and cataloged， so orderly， principled work. Filing the traditional way with a cumbersome instrument， arduous and difficult process multiple disadvantages， it is difficult to adapt to current social Filing for clerical work requirements. Since the implementation of the “Filing Documents” file clerical finishing work to get a revolutionary breakthrough. On the basis of years of experience， combined with the “Filing Documents”， analyze the effectiveness and superiority of the new practice archives finishing work.

Key words： archives； document retrieval； binding； custody