圖書館開展新書綠色通道的實踐思考

楊 累（東莞圖書館 廣東 東莞 523071）

圖書采編業務工作即采訪工作和編目工作。它包括圖書館工作體系中的文獻收集和整理加工兩個部分，也是整個圖書館各項工作和服務的基礎。從圖書館整體工作要求看，完成文獻采編工作的流程運作依靠文獻采訪、標引、編目、典藏等系列活動，其核心任務是將離散的、雜亂無序的海量信息轉換為有序的、高質量的、能更有效地滿足讀者需求的館藏知識[1]。圖書采編工作效率的提高在很大程度上可以提高圖書館的文獻利用率。雖然隨著網絡化、數字化的不斷發展，數字資源正日益成為圖書館的重要資源，但紙本圖書仍是采編工作的重要對象。圖書采編周期一般為幾個月，一些新書從出版到上架借閱往往就已“過時”，這種情況經常會造成讀者的不滿。因此，深入研究如何從提高圖書采編工作效率來提升圖書館的圖書借閱服務水平，是一個非常有必要也非常有意義的研究課題。

1 圖書采編工作效率的提升手段

圖書采編工作流程一般如下：采訪人員訂單預訂、書商發貨、驗收人員驗收、編目人員分編、加工人員加工、典藏人員典藏，然后工作人員將圖書移交給各閱覽室，最后圖書進入流通環節供讀者借閱。整個工作流程由于組成工序多、涉及人員多等因素，中間經常會發生銜接不當、延誤與積壓、出錯與返工等問題，從而影響整個圖書采編工作的效率。筆者經過調查發現，主要有以下幾個方面的做法可以提升圖書采編工作效率。

1.1 現場采購

傳統的做訂單、發訂單的方法，由于訂單要經過圖書館、書商、出版社等環節來回傳送，容易造成圖書到貨慢和到貨率低等問題，并且這其中訂單的整理、核對工作也耽誤不少時間，所以在圖書采訪這一個環節就已很大程度地影響了圖書采編工作的效率。因此，很多圖書館為了改進這個環節，采取了現場采購的方式來提高圖書采訪效率。現場采購一般有兩種方式，一種是到書商的倉庫進行現場采訪，另一種是到書展現場進行現場采訪。這兩種方式較之訂單采購來說，在工作效率上有很強的優勢。但是現場采購這種“有什么就采什么”的采購方式也有一定的缺點：圖書采訪不夠全面、系統 ；一些非熱門但是較有價值的圖書可能在現場采購不到 ；對于連續出版物的采購難以兼顧，容易造成圖書館連續出版物館藏缺乏完整性，等等。因此，現今大部分圖書館的采訪還是兩種方式兼而用之，互補不足。

1.2 業務外包

業務外包是借鑒現代企業管理中比較常見的做法，即將一些簡單、重復的工作外包給專業的公司去做。圖書采編可以外包的業務主要有兩大塊，一塊是圖書的編目，另一塊是圖書的加工（如蓋館藏章、加磁條、貼條碼、貼書標）[2]。隨著圖書館業務外包的逐漸增多，市場上專門承接這類業務的公司也逐漸增多，這給圖書館業務外包提供了更多的選擇。現在很多圖書館為了進一步提高業務外包的工作效率和方便管理，也直接選擇讓書商負責完成圖書的加工工序（一般包括蓋館藏章、加磁條、貼條碼、貼書標），并讓書商配送標準的MARC（Machine Readable Catalogue，機器可讀目錄）格式數據，簡化著錄過程，這樣一來實際也達到了業務外包的效果。業務外包的優點是縮短了圖書編目加工環節的時間、提高了工作效率，但缺點是增加了檢查錯誤、監督質量的工作環節。而且如果是直接讓書商進行圖書加工，由于圖書送貨到館時已經完成加工，一旦存在不符合館藏要求的圖書，就帶來了圖書退貨方面的問題。

1.3 新書直接上架

新書直接上架是一種創新方法，指圖書館與書商合作，將一些新書直接放到閱覽室進行上架閱覽或外借。例如，佛山市禪城區圖書館就開展了這樣的嘗試，提出了讀者自主選購新書閱覽室服務，即由采訪人員不定期地到合作書商處選擇近期出版的新書，經過查重和加裝磁條后，在圖書館開設新書展示閱覽室，供讀者閱覽、外借。新書展示一定時間后，不曾被讀者借閱的圖書，經有關人員確認無收藏價值后，則退回書商，更換新的圖書。如果讀者確定借閱新書，工作人員通過快捷流通（包括貼條碼、蓋館藏章、簡單數據錄入），即時辦理外借手續，新書只做臨時入藏的簡單處理，圖書采編前即開始流通。新書經首次借閱歸還后，再移交圖書采編部門做正式入藏加工處理[3]。新書直接上架的另一種做法就是只提供上架閱覽，不提供外借，這樣也可以讓熱門新書在最短時間內與讀者見面。這種方式的優點是十分明顯的，其可以繞開圖書采編繁瑣的工序，讓圖書館新書幾乎和書店新書同步上架，從而大大增加了圖書館新書的利用率。但是其缺點在于這些新書最終還是需要經過圖書采編加工處理，相當于是通過增加了新的工作而方便了讀者，總體上還是沒有提升采編工作的效率。

2 開展新書綠色通道的具體實踐及服務效果

綜合分析上述各種提高圖書采編工作效率的手段，各有利弊，難以從根本上解決問題。在傳統的圖書采編固定流程很難完全打破重建的前提下，著眼于整個圖書采編流程的系統改進或許才是最行之有效的辦法。所以，圖書館應結合現有的資源條件，因地制宜地思考一種既不增加人手、又能改進流程的辦法來提高圖書采編工作效率。通過在東莞圖書館（以下簡稱我館）的實踐，筆者發現開展新書綠色通道可能是適合大多數圖書館的有效做法。

2.1 具體做法

新書綠色通道是指定期安排專人通過書商采購一定數量的新書和暢銷書，讓這些圖書及時到館，采編工作人員及時加工，并在當月月末移交至外借部門，為讀者提供借閱，使新出版的圖書及時與讀者見面，滿足讀者借閱最新圖書的需求。

2.1.1 每月一期，定時采購和移交。

“綠色通道”圖書每月一期，圖書館通過書店現場采購、書目訂購等方式，月初采購，月中便可移交外借部門進行上架。圖書館采購的圖書以當月和上月的新書、暢銷書為主，以保證較高的借閱率。根據我館文獻資源建設原則，這部分圖書每種采購5個復本，其中4個復本典藏至圖書借閱室以提供借閱，另外1個復本典藏至新書閱覽室以提供閱覽，這樣的做法既提高了圖書借閱室的借閱率，又增加了新書閱覽室的人氣。我館之所以選擇在新書閱覽室典藏1個復本，主要是考慮到讓那些沒來得及借到新書的讀者可以在新書閱覽室閱讀到這本圖書。

2.1.2 熱門主題，迎合大眾閱讀需求。

“綠色通道”圖書的主題側重于最新小說、經濟管理、心理勵志、營養保健等熱門類別，迎合大眾讀者的閱讀需求；并且每期我館將會根據讀者喜好和圖書借閱情況對各種圖書所占比重進行適當調整，以求盡可能滿足廣大讀者的閱讀需求。

2.1.3 數量控制，縮短周期。

我館將“綠色通道”圖書的數量控制在200種、1 000冊左右，以便靈活安排，保證快速的采購、編目、加工等工序，從而縮短圖書從采購到上架的時間周期。這樣一來，我館就能在不耽誤部門各項常規業務工作的前提下，通過合理安排，完成新書綠色通道的各項工作。

2.1.4 專架陳列，提高利用率。

通過積極協調，借閱部在普通圖書借閱室入口處設置了新書綠色通道專架，專門放置每月移交的新書，并且定期更換，當下一批的新書移交時，便把上一批未借出的圖書上架。此外，圖書外借的相關統計數據也需要定期反饋，以便圖書館及時根據借閱情況對下次采購的圖書類別進行調整。

2.2 服務效果

2010年1—10月，我館新書綠色通道共計采購新書、暢銷書1 902種，8 164冊，其中典藏至普通圖書借閱室（提供外借）的圖書有6 845冊，這部分圖書首次上架的外借量達到6 350冊①——即在專架上的1個月周期內就借出6 350冊，首次上架的外借率為92.77%（見表1）。

2.3 效果分析

2.3.1 從總體實施結果上看，利用率十分高。

在擁有一定數量基數的情況下，92.77%的“綠色通道”圖書總外借率是比較可信的，并且這還是圖書首次上架的外借率，如果算上這部分圖書全年的外借量，估計會高很多。筆者隨機抽查了2010年1月我館通過新書綠色通道采購的幾種圖書，如《倪匡說三道四——處世之道》、《世界上最能賺錢的九個人》等，10個月下來的外借次數有的已經達到30余次，平均達到了10次以上。

2.3.2 從采購方面看，以文史哲、經濟管理、生活保健等為重點，有著清晰的主題，對重點類別加大采購量。

文學類（I）、經濟類（F）、哲學類（B）、歷史地理類（K）、醫藥衛生類（R）、社科總論類（C）、文科教體類（G）分別排名一至七位，這些類別是我館采購中的重點，每一類圖書的采購數量都在350冊以上，這幾類圖書采購總量占了新書綠色通道總采購量的近90%。其中，文學類、經濟類、哲學類又是重點中的重點、熱門圖書中的熱門，可謂“三大巨頭”，僅這3個類別的圖書就占了總采購量的近60%。而交通運輸類（U）、航空航天類（V）、天文地球類（P）、生物科學類（Q）、農業科學類（S）、自科總論類（N）6類圖書的采購量墊底，采購量加起來才33冊，在總采購量中所占比率還不到1%。

2.3.3 從外借情況來看，外借率在時間上呈現周期性變化，并與圖書類別呈現明顯的相關性。

首先是外借率在時間上的周期性變化。就2010年各月來看，公眾假期會給“綠色通道”圖書的借閱量帶來很明顯的提升，因此總體上借閱量是在有公眾假期的月份和沒有公眾假期的月份之間進行波動。從各月份數據來看，在經過第1個月的推廣運行之后，接著的3個月的借閱率都在穩步上升，并在4月達到了第1個高峰。5月的外借率雖然有所回落，但無論是圖書外借種數或是冊數都比1月高出近40%。而且該月共借出圖書879冊，在1—10月中排名第一；借出圖書240種，在1—10月中排名第二。接下來的7、8月迎來第2個高峰，無論是外借量或是外借率，這兩個月的數據都能分別占據前3位中的兩位。經過暑假之后的短期下滑后（9月），10月的國慶節為“綠色通道”圖書的外借率帶來了第3個高峰（見圖1）。

表1 新書綠色通道分類統計表（2010年1—10月）

圖1 2010年“綠色通道”圖書各月外借率

其次是圖書類別與外借率呈現明顯的相關性。首先要說明的一點就是圖書采購量的基數越大，數據就越可信。因此需要排除掉采購量較少的幾個類別，如自然總論類和天文地球類。雖然這些類別圖書的外借率達到了100%，但是因為其采購量太少所以不能使用。在采購冊數100本以上的類別圖書中，7類重點類別圖書的外借率中除了社科總論（外借率87.55%）和歷史地理（外借率88.67%）外，其余5類圖書的外借率都達到90%以上，也都在平均外借率92.77%之上，位居外借率排行榜的前10位之中。除此7類重點類別之外，語言類和工業技術類圖書都有相當不錯的外借率，工業技術類圖書更是在冊數外借率上面排名第一。另外一點需要說明的是，在采購數量并不是最低的種類中，政治法律類圖書的外借率是最低的，為73.44%，或許這個類別的圖書并不適合于新書綠色通道。藝術類圖書的外借率為59.26%，也是應該進行相應的調整。從上述分析中可以看出，今后新書綠色通道的重點依然是七大種類，語言類和工業技術類中有部分圖書也可適當增加進來，而那些不是很熱門的圖書類別則可以從常規采購中進行補充。這樣既能保證“綠色通道”圖書的高利用率，又不會影響到圖書館館藏的完整性。

3 開展新書綠色通道的分析與思考

3.1 優化圖書采編工作流程

業務流程是指組織為完成某一目標（或任務）進行的一系列相關活動的有序集合[4]。圖書采編工作流程雖然工序繁多，但歸納起來可以分為3個組成部分：圖書采訪環節，圖書分編加工環節，圖書典藏移交環節。也就是說，圖書采編工作流程由圖書采訪子流程、分編加工子流程、圖書典藏移交子流程構成。因此從流程優化的角度來說，圖書館需要系統地提高圖書采編工作效率，僅著眼于一個子流程往往是不行的。由此也可以發現，為什么上述的圖書現場采購、業務外包、新書直接上架等手段都存在或多或少的不足之處，其實就是沒有從整個流程的系統優化的角度來解決問題。新書綠色通道既采用現場采購、業務外包這些手段，又避免了只采用一種手段的不足，不是從圖書采編業務的一個環節而是從整個圖書采編工作流程來解決問題。簡而言之，新書綠色通道就是圖書館開辟的一條讓圖書從出版社到圖書館借閱室的快速通道。

其實，圖書采編工作流程與一些生產類企業的生產流程比較類似，對于流程的優化，現代企業界早就運用流程再造或流程重組的理論來系統地解決問題，圖書館的圖書采編工作流程優化其實也應該借鑒這樣的思想。圖書館開展新書綠色通道，實際上就是對于原有的傳統圖書采編工作流程進行了重新組織和設計，由原來的“單通道”變成現在的“雙通道”，即新書綠色通道加上普通圖書正常采編通道。新書采用重點、快速、優先的綠色通道進行采編，普通圖書走正常的采編通道，互不影響、各得其所。這種做法實際上與火車站購票的老幼窗口、飛機的頭等艙、銀行的VIP柜臺等成功做法都是類似的。雖然目的和宗旨不同，但成功經驗大抵相仿。現代圖書館行業發展到今天，與城市和社會的其他各行各業的關系與融合也日益緊密，對于其他行業的先進經驗和成功做法，圖書館也應該努力學習、借鑒，這樣才能夠更好地在整個社會中具備競爭力。

3.2 縮短圖書采編周期

圖書采編工作在圖書館工作人員的眼中，它是圍繞圖書與文獻而形成的、由一系列業務操作組成的基礎工作流程，而在讀者眼中它就是圖書從出版到上架借閱之間圖書館應做的事情。由此可見，讀者經常抱怨圖書館新書上架慢，其實是說明了讀者并不關心圖書館的采編工作量多么大、工序多么復雜，只是關心想看的新書能否最快上架。對于讀者來說，那些理論性很強的、時效性不強的著作晚一點上架或許并不緊要，但是最流行、最熱門的新書、暢銷書如果比書店晚一天上架，讀者可能就開始抱怨了。這就說明，其實并不是所有的圖書都必須在第一時間上架，圖書的內容不同，可能對于其時效性的要求也不盡相同。根據管理學的“二八定律”，圖書館20%的藏書往往有80%的利用率。新書綠色通道的做法其實就是很好地利用了“二八定律”的原理，其并不是全面、整體地縮短了所有圖書的采編周期，而是把最具時效性、最熱門、最流行的新書優先、及時上架，有效縮短了那20%的關鍵圖書的采編周期，這樣既不需要增加工作人手，又提高了新書利用率，從而提高了讀者對于圖書借閱服務的滿意度。

3.3 提高圖書采編質量和成本效益

圖書館開展新書綠色通道，對于提高圖書采編質量也有積極的作用。一項業務工作效率的提升，不僅包含了時間方面的提升，還應包括成本、質量等方面的提升。圖書采編工作效率的核心就是文獻購置經費效益的最大化，即讓有限的購置經費最大限度地滿足讀者需求。所以提高圖書采編工作效率不僅要求縮短采編周期，而且還要求提高采編成本效益和采編質量。新書綠色通道在提高圖書成本效益方面的作用是肯定的，因為在沒有增加人手和新工作的情況下，使其中一部分圖書能夠在很短的時間內（5～10天）即可上架借閱，這樣提升了圖書利用率，自然就提高了成本效益。在提高圖書采編質量方面，新書綠色通道這一新的工作流程可以應用于一些專題圖書、系列圖書及推薦圖書的采編工作中，圖書館通過“專門采購、專門加工、專門典藏”這樣一條專屬采編通道，能夠更好地形成館藏特色，有效地減少采購遺漏和重復采購。對于如漫畫、繪本等專題圖書、讀書節推薦的圖書、讀者薦書等采編工作，圖書館就可以采用新書綠色通道的做法，形成一些新的綠色通道工作流程，這對于圖書館館藏發展的質量提升是不言而喻的。

綜上所述，新書綠色通道對于圖書采編工作而言，不僅僅局限于新書的快速上架，其實還有更深層次的啟示：原有的流水線式的圖書采編作業方式已然不能很好地滿足新時期讀者對于采編工作效率的期望，需要用新書綠色通道、專題圖書綠色通道、推薦圖書綠色通道這樣一個個新的業務流程去突破傳統的、固化了的采編業務流程，當一個又一個綠色通道被建立起來并發展成熟后，圖書館的采編工作流程就會像銀行業務窗口一樣，多個通道同時操作、并行不悖，保證不同內容和需求的圖書能夠在合適的時間提供給讀者利用，從而節省了讀者的時間，提高了讀者的滿意率，圖書館藏書質量和特色也得以不斷增強。

注 釋：

①圖書首次上架被借出后還回時不再擺放至新書綠色通道專架，而是直接上架至大流通書庫進行流通，因此這里的外借量不包括后續被借出的次數。

[1]高景祥.基于流程的知識管理策略研究:以圖書采編流程為例[J].圖書館,2012(5):114-116.

[2]洪 筠.提高采編工作效率及拓展采編業務的對策[J].科技情報開發與經濟,2011(22):70-71.

[3]田 碧.讀者自主選購與新書閱覽室[J].圖書與情報,2009(3):79-81.

[4]徐寶祥,葉培華.面向業務流程的知識管理研究[J].情報雜志,2007(6):38-40.