紡織品對外貿易商務電子郵件語言特征分析

吳俊麗

摘要：隨著電子信息技術的發展，在紡織品對外貿易中，進出口雙方更傾向于運用電子郵件進行溝通交流。在此，將兩家紡織品外貿公司的163封電子郵件作為依據，從語篇結構、詞匯和句法三個方面對紡織品對外貿易商務電子郵件的語言特征進行分析。發現，此類電子郵件不僅兼有口頭語言和書面語言的特征，而且郵件中有大量紡織英語表達方式。該研究有助于織品對外貿易商務電子郵件的撰寫和教學。

關鍵詞：紡織品；對外貿易；商務電子郵件；語言特征

中圖分類號：H03 文獻標識碼：A

文章編號：1005-913X（2014）09-0002-04

The Analysis on the Linguistic Features of Textile Foreign Trade Business Email

Wu Junli

（ Shaoxing Vocational and Technical College， Shaoxing Zhejiang， 312000 ）

Abstract： With the development of electronic information technology， the two parties are more inclined to use emails to communicate in textile foreign trade. Taking 163 emails from 2 textile foreign trade companies as corpus， the paper analyzes the linguistic features of emails in textile foreign trade from the discourse， lexical and syntactic levels. It is suggested this kind of emails not only share characteristics from both spoken and written languages but also have many textile English expressions.

Key words： textile； foreign trade； business email； linguistic features

一、引言

隨著電子信息技術的發展，現代紡織品貿易中，貿易雙方更傾向于運用電子郵件進行溝通交流，電子郵件已成為紡織品貿易雙方建立業務關系、咨詢答復、商務談判的主要途徑。近年來，國外學者一方面從理論層面對合作原則和禮貌原則進行研究，另一方面從語用學和語義學等方面對E-mail和其詞匯進行研究（Jonathan，1999；Julio，2000）。國內也有學者運用語料庫分析外貿電子郵件的語言特征和體裁特點（趙春燕，王世平 2008；李俊儒 2007）；運用語用學分析電子郵件的請求策略（校玉萍2011）；分析禮貌原則在電子郵件中的應用（黃麗莉2012）等。但是對紡織品貿易中使用的電子郵件的語言特征卻鮮有研究。基于上述研究背景，筆者選取兩個紡織品外貿公司同5個國家貿易往來的163封郵件為語料，從語篇結構、詞匯、句法三個方面分析紡織品貿易往來中電子郵件的語言特征，旨在更好了解紡織品貿易商務英語電子郵件，促進紡織品對外貿易合作。

作為商務信函的一個重要組成部分，電子郵件既有傳統商務信函的特點，也有電子語篇的特點，紡織品對外貿易商務電子郵件也不例外。Crystal（2001）認為電子語篇出現在通過因特網進行交流的場景中，并將電子語篇分成五類：電子郵件、同步聊天（交談）、非同步聊天、虛擬世界和萬維網。黃國文（2005）認為電子語篇吸收了口頭語篇和書面語篇的特征，同時還有自己獨特的地方，如具有副語言特征和超級鏈接等功能。Gimenez（2000）認為商務電子郵件要比商務郵遞信函、商務電傳和傳真更加口語化。

二、語篇結構特征

和其他商務電子郵件一樣，紡織品對外貿易商務電子郵件有固定的框架結構，其主要組成部分是稱呼語、正文和結尾敬語。

（一）框架結構

發件人（from）、收件人（to）、主題（subject）、發送日期（sent）等都是紡織品對外貿易商務電子郵件固定格式的一部分，而且還能夠將郵件抄送（Cc）和密送（Bcc）給一人或多人。電子郵件形式的商務信函增加了許多紙質商務信函所不具備的實用功能。比如，公司名稱、地址、聯系電話、郵箱等信息在電子郵件中并不出現在信頭部分，而是在信件的結尾以常用簽名的形式或者以附件圖片形式出現在每一封發出的郵件中。發送日期是在電子郵件發送時系統自動添加的，往往具體到分。例如：Hi， Daniela .Is the sample OK？ What are their comments about it？Jason （Shaoxing ABCTextile Co.， Ltd； Floor 2nd Dongfang Building Keqiao Shaoxing China；Website：www.ABCtextiles.com；Tel：0086-575-88706140-8016 ；Fax： 0086-575-87609390； Mail： Jason@ABCtextiles.com M.T.： +86-13857508160）。括號中信息是該公司與客戶郵件往來經設置自動附加在每封郵件結尾處。

一名紡織品外貿業務員會同時處理多筆業務，而且圍繞一筆業務，貿易雙方會有多封郵件往來。為清楚表達郵件內容，寫信人會在subject（主題欄）中使用RE（reply）一詞，表明是對哪筆業務的回復。這符合商務信函寫作原則的體諒（consideration）原則。商務信函格式有完全平頭式，縮行式和半齊頭式。完全平頭式便于寫信人記憶和操作。在語料中，所有的電子郵件均采用完全平頭式，這說明完全平頭式的電子郵件寫作格式符合網絡時代人們對方便、快捷的追求，在寫作紡織品貿易電子郵件時，完全平頭式是格式首選。

（二）稱呼語

在作者收集的紡織品貿易電子郵件中，稱呼語從表現形式上有以下幾種情況：

1.Dear+名字。在語料中，有41封郵件采用Dear+名字形式的稱呼語，占所有郵件的25.15%。從郵件內容分析，采用這種形式稱呼語的原因有三種情況：（1）個人書寫習慣，在一單關于school shirt業務的往來郵件中，買方的所有郵件都采用Dear +名字這一稱呼語形式。（2）收、發件人剛剛建立業務關系，不熟悉彼此。出于友好、禮貌的原則，采用這種稱呼語。Dear Scott，Regarding your inquiry， my quotation is as below.（3）因某種原因出錯，向對方致歉時，采用Dear+名字形式，以示正式，例如：Dear Caren，Im really sorry that the price is CFR $2.57/M C5%， not $2.57/M FOB C5%.

2.（Hello/Hi）+名字。163封郵件中，有103封郵件采用（Hello/Hi）+名字形式的稱呼語，占所有郵件的63.19%。進一步對這103封郵件的稱呼語進行分析，發現有以下特點：（1）直接采用Hello/Hi+名字；（2）只有名字，沒有Hello/Hi；（3）將稱呼語和正文段落放到同一行，例如：Hi Jason. Pls let me know when you will be sending the new colorfastness submissions for this item.（4）稱呼語后面標點符號多樣。商務信函寫作格式要求稱呼語后面的標點符號為逗號或者不加標點。但是收集的語料顯示，很多紡織貿易行業的業務員都在稱呼語后面使用冒號，在Hi后面加上逗號，例如：Hi， Daniela：。稱呼語后面加冒號是中文信函的寫作格式，我們的業務員在寫作英文信函時沿用了這種格式。上述第三和第四種情況與英文信函寫作格式不符，或者說出現了格式錯誤，但貿易雙方更多關注的是交流順暢，如果不出現交流障礙，沒有人會在意個人的習慣表達方式。這是紡織品貿易電子郵件用語呈現口語化、非正式語言特征的顯示。

3.無稱呼語。語料中，19封電子郵件無稱呼語，占所有郵件的11.66%。進一步分析發現，無稱呼語的現象通常出現在貿易雙方后續交流的電子郵件中，雙方第一封往來郵件沒有出現類似現象。無稱呼語并不是寫信人不禮貌，很多情況下是貿易雙方關系友好的顯示。

（三）正文

正文部分為電子郵件的具體內容，用以完成信息傳遞。正文不宜太長，以清楚明了地完成傳遞信息的功能。

1.內容簡潔、明了。在作者收集的郵件中，雖然每封郵件涉及的內容不一，但正文大多由一到兩個自然段組成，正文中幾乎沒有出現客套語（只有一封郵件中出現了Trust you and your family are doing very well.），都是直接表達寫信目的。

2.大小寫字母應用。（1）有些紡織品對外貿易電子郵件通篇都會用大寫字母或者小寫字母來顯示信息，這種表達形式是個人的書寫習慣，沒有什么特殊含義，不拘禮節的讀者和已經建立長期穩定紡織品貿易關系的合作伙伴都能欣然接受。在作者收集的郵件中，有42封郵件通篇用大寫字母表達，沒有出現通篇用小寫字母表達的郵件。（2）為了表示強調，寫信人會將被強調內容用大寫字母表達或者用不同顏色字體表示。例如：I knew what you meant. When the bulk goods is done， ON MAY 13， we need to SEND TO THE GARMENT MAKER IN VIETNAM 10 MTS. 用大寫字母強調以了解對方意思，明白了5月13日自己要做的事情。Please see below answer in purple.采用不同顏色字體傳遞信息是電子語言副語言特征的顯示。（3）句子開頭用小寫字母，用i代表第一人稱代詞I。例如：also， she will call you on 9：00 AM， NY time. / Today， i sent 3 meters bulk sample to Fabtrend International INC by Fedex.

3.標點符號使用。（1）完整句子與完整句子中間用逗號或者無標點符號。作者對語料中的句子進行了分析，在163封郵件的715個完整句子中，句子中間使用逗號代替句號的地方有45處；完整句子結尾處沒有標點符號的有25處。這一結果表明，業務員用電子郵件交流時，只要不給雙方帶來溝通障礙，這些表達方式就不算“錯誤”，這可能也是電子語言的特征之一。（2）感嘆號和問號的使用。黃國文（2005）認為，通過重復字母（如，aaaaahhhhh等）和一些標點符號（hey！！！！！！，what？？？？？？？？？）來表示強調。在筆者使用的語料中，有些電子郵件也反復使用感嘆號和問號，以此表達強烈的感情色彩。例如：I was told that the quality of the sample is much much much better than the former one. 通過重復much一詞，強調這次的樣品質量比上次的好得多。Please read it carefully！ ！ ！ ！ ！ 用感嘆號比用句號更加能表達寫信人內心強烈的感情。Have you contacted James？？？ 用三個問號表達聯系James的迫切。

4. 語法、拼寫錯誤。某些電子語篇像口頭表達一樣，出現語言使用方面的不恰當和（或）在語法規則方面錯誤的表達，寫錯字、拼錯詞的情況則更多（黃國文 2005）。在筆者使用的語料中，共出現101處語法和拼寫錯誤。這些錯誤有：標點符號錯誤、單詞拼寫錯誤、單復數不一致、主謂不一致、句子首字母沒有大寫、介賓結構中沒有用動名詞、時態、語態錯誤等，例如：many factory，單復數不一致，應為many factories； im sorry for make trouble of you job， my staff writeing Chinese not with English bcs he think its local business. 句子首字母沒有大寫，應為I；介賓結構應用動名詞形式，應為for making；兩個完整句子中間應為句號；主從句時態錯誤，應為wrote和thought。

5.段落前面標數字。一封電子郵件可能傳達兩件及以上的事項，為便于收信人清楚了解這些信息，發件人會在每件事項前面加上阿拉伯數字。這體現了商務信函寫作清楚（clearness）原則和體貼（consideration）原則。語料中，有8封郵件標注阿拉伯數字。

（四）結尾敬語

電子郵件的結尾大多用Regards （Rgds）， with best Regards （Rgds）， kind regards （Rgds）， Thanks（THKS） 等敬語用以表示貿易雙方友好的合作關系。有些電子郵件結尾處沒有出現敬語，這可能是發件人寫信時比較匆忙，忘記書寫。或者雙方已建立友好的合作關系，無需再使用這些客套語，并不是不禮貌的表示。

三、詞匯結構特征

作為電子語篇，電子郵件兼有口頭語篇和書面語篇的文體特點，其用詞既有口頭語篇簡單、直接、口語化等非正式語言的特征，也有書面語篇準確、清晰的正式語言特征。在電子語篇中，還會出現口頭語篇或書面語篇中不可能出現的語言形式（黃國文 2005）。紡織品對外貿易商務電子郵件既有商務電子郵件的詞匯特征，還有紡織外貿行業獨有的詞匯特征。

（一）使用專業術語

電子郵件是貿易雙方建立業務關系、商務談判、咨詢答復的主要途徑。在利用電子郵件進行業務聯系時，往往會涉及貿易、經濟、法律、運輸、保險、紡織等行業的專業術語、縮略語等。例如：1.貿易術語offer（報盤）、Article No（貨號）、Shipping Marks（嘜頭）等。2.經濟術語 invoice（發票）、P/I（形式發票）、letter of credit at sight（即期信用證）等。3.法律術語claim（索賠）、arbitration（仲裁）、conciliation（調解）等。4.運輸術語Port of Loading（裝運口岸）、Port of Destination（目的口岸）、ETA （預計到達時間）等。5.保險術語marine insurance（海上保險）、total loss only（全損險）等。6. 紡織術語 lab dip色卡、piece dyed 染色、color fastness to light 耐曬色牢度、fabric面料、gray胚布等。在國際貿易中使用這些專業術語是約定俗成的，體現了紡織品貿易商務電子郵件書面語篇正式語言的特征。

（二）使用縮略語

趙春燕、王世平（2008）將電子郵件中的縮略詞分成四類：公司或機構名稱縮寫、商業術語縮寫、單據縮寫和計量單位縮寫。紡織品貿易背景下，除了這四類縮寫詞，紡織品貿易商務電子郵件中還會出現普通郵件中常用縮略語和紡織英語方面的專業縮略語。

1.公司或機構名稱縮寫。例如：Shaoxing ABC Textile Co.， Ltd（Co.= Company； Ltd=Limited）；BV（Bureau Veritas）等。2.商業術語縮寫。例如：貿易術語CIF （cost，insurance，freight）；付款方式L/C（letter of credit）；險種F.P.A（Free From Particular Average）等。3.單據縮寫。例如：P/list （packing list）；P/I （proforma invoice）等。4.計量單位。例如：MT （meter）；YD or YRD （yard）等。5.電子郵件常用縮略語。例如：U （you）；YR （your）； WUD （would）；BCS （because）；CFM （confirm）；DOCS（documents）等。6. 紡織英語專業縮略語。例如：HMC （high multi chiffon高密雪紡）；L/D （lab dip色卡）；S/O （strike off 手刮樣）；P/D （piece dyed 染色）；C （cotton 棉）；A/C （Acrylic腈綸）； L （linen 亞麻）等。一封電子郵件，也可能會多處出現縮略語，例如：Jason， will you pls go ahead and submit to me yr effort at a 4-5 pls？

縮略語的使用大大節省了收信人閱讀郵件的時間，既體現了發件者的體貼，讓對方從每天可能閱讀上百封郵件的疲倦感中解脫出來，也體現了發件者的專業性。

（三）使用簡單及口語化的詞

使用簡單及口語化的詞是紡織品貿易商務英語電子郵件語言非正式性的體現。例如：Hi Roc， that will work for us. Thanks. 加上稱呼語和結尾敬語，這封郵件只有9個單詞組成。其中hi， thanks等都是口語化用詞；正文中的單詞沒有一個超過6個字母。類似這樣的郵件，在作者收集的語料中屢見不鮮。

（四）一詞多義

紡織英語屬于專門用途英語，它擁有很多專業詞匯。除此之外，它和普通英語還共同使用一些詞語。在紡織品對外貿易的商務電子郵件中，這些詞被賦予了新的詞義，在詞語理解上，存在“一詞多義”的情況。例如：assistant原義為“助手”，紡織英語中意思為“助劑”，“紡織品助劑”翻譯為textile assistant；grey原義為“灰色”，紡織英語中意思為“胚布”；hand原義為“手”，紡織英語中意思為“手感”； print原義為“印刷”，紡織英語中意思為“印花”等。紡織品貿易從業者，要多掌握此類詞語，以更好理解貿易往來中的電子郵件。

四、句法結構特征

黃國文（2005）認為：“口頭表達的語言結構一般不怎么復雜；有大量的省略句，也出現很多不完整句。在很多電子語篇（如網上聊天，或一些隨意的、非正式的私人的電子郵件）中，這類情況特別明顯，可能比日常的交談更明顯。”正式的電子郵件和書面表達一樣，語言結構也可能比較復雜，含有很多從屬結構。正式句子可以分為完整句子（major sentence）和不完整句子（minor sentence） （錢瑗，1991）。不完整句子指句子片段，即缺乏句子中必要的一些成分。作者語料中的句子進行分析，發現紡織品貿易電子郵件在句法上有以下特征：

（一）使用簡單句

相對于復合句來說，簡單句句子結構簡單，收件人能更直觀、更準確地了解句子內容，例如：I want to know the result of BV testing.簡單句在電子郵件中使用的頻率比較高，這顯示了電子郵件用語的口語化特征，也體現了商務信函寫作的清楚（clearness）和簡潔（conciseness）原則。

（二）使用不完整句子

不完整句子指句子片段，即缺乏句子中必要的一些成分。這些不完整句子不符合語法規則，在書面語篇中很少出現，但在電子郵件中卻很常見。利用不完整句子傳遞信息是商務英語電子郵件非正式語言的特征之一。例如：No need to wait for testing result. 句子缺少形式主語it is。/Always offer you the price as best as possible. 句子缺少主語I。/ Tell me if any question.句子省略了there is。

（三）使用復合句

復合句至少包括有一個主句和一個從句，句子結構比較復雜。黃國文（2005）認為“和書面表達一樣，有些電子語篇（如，正式的電子郵件、網頁、論壇和公告欄）的語言結構也可能比較復雜，含有很多從屬結構”。因此在電子郵件中使用復合句是其具有書面語言特征的體現。語料分析結果顯示，紡織品貿易電子郵件中常用的復合句有賓語從句，狀語從句和簡單的定語從句，例如：We dont think there is any problem for us to do that after the s/off we send is approved.這是一個復雜的復合句，有that（省略了）引導的賓語從句、after引導的時間狀語從句和that/which（省略了）引導的定語從句。

（四）使用祈使句

祈使句用please開頭，是禮貌語言策略在紡織品貿易電子郵件中的應用，表明請求者在發出請求時，盡量緩和語氣，體現商務信函寫作的禮貌（courtesy）原則。在語料中，以please開頭的祈使句處處可見，這充分表明貿易雙方都想給對方留下禮貌、友好的印象。用please一詞緩和請求行為所蘊含的命令語氣，以維持友好的貿易合作關系。例如：Please cfm s/off has been sent？在cfm前面加上please，變命令為請求，顯示了說話人的禮貌。

（五）較少使用被動句

與被動句相比較，主動句能更直接明了的傳遞信息。因此，電子郵件中較少使用被動句，對語料的分析結果與此相對應，只有極少部分郵件中出現了被動句。

五、結尾

筆者從語篇、詞匯和句法三個方面對紡織品對外貿易商務電子郵件的語言特征進行了分析。分析表明，紡織品對外貿易商務電子郵件兼有口頭語言和書面語言的特征，而且郵件中有大量紡織英語表達方式。在寫作此類電子郵件時，我們要了解這些電子郵件的語言特征，掌握大量的紡織英語表達方式，選擇符合紡織貿易行業規范的郵件語篇格式和詞匯、句式，最大限度地利用電子郵件提高國際商務溝通效果，促進紡織貿易合作。

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[責任編輯：金永紅]