淺談固定資產內部控制制度的設計與運用

賴妍　應越

摘要：有效地加強固定資產的管理和控制，確保其安全、完整及使用效率具有十分重要的意義。筆者結合調研情況，制定了適合公司業務特點和管理要求的固定資產內部控制制度，以實現固定資產的控制目標。

關鍵詞：固定資產；內部控制；設計；具體運用

中圖分類號：F273.4 文獻標識碼：A

文章編號：1005-913X（2014）09-0203-02

一、背景

我國《企業會計準則第4號—固定資產》中指出，“固定資產是具有下列特征的有形資產：1.為生產商品、提供勞務、出租或經營管理而持有的；2.使用壽命超過一個會計年度”。它通常占資產總額的比重較大，是企業進行生產經營和價值創造的必要條件。固定資產的購建會影響企業的現金流量，而折舊、維修等費用則是影響企業損益的重要因素。若固定資產的管理失控，所造成的損失將遠遠超過一般的商品、存貨等流動資產。因此，有效地加強固定資產的管理和控制，確保其安全、完整及使用效率具有十分重要的意義。

二、設計與具體運用

筆者此次調研的是地處贛州的一家為母公司提供生產原料的林業公司，該公司下設的職能部門包含有技術中心、人力資源部、法務部、總務部、資訊部、會計部、財務部、內審部等。

按照《企業內部控制規范—固定資產》的要求，根據固定資產業務的控制目標和控制流程，結合調研情況，制定了適合該公司業務特點和管理要求的固定資產內部控制制度。具體包括十三章內容：第一章總則、第二章固定資產含義及分類、第三章固定資產配置、第四章固定資產請購及驗收、第五章固定資產管理職責、第六章固定資產保管使用及維修管理、第七章固定資產異動管理、第八章固定資產盤點、第九章固定資產租借、第十章固定資產計價及折舊、第十一章固定資產保險、第十二章固定資產處置、第十三章固定資產異常處理。下面筆者將結合各章內容對制定的固定資產內部控制制度進行剖析。

（一）含義及分類

結合該公司實際和準則的規定，筆者認為固定資產是指各項財產經由資本支出或其他來源所獲得，在經營上以使用為目的，使用年限在一年以上價值在人民幣2000元以上并取得所有產權的各種房屋、建筑物、機器、機械、運輸工具以及生產和經營有關物品等。共分為五大類：房屋及建筑物；機械設備；交通設備；辦公設備；雜項設備。

（二）配置

該公司制定了專門的《固定資產配置管理方法》，因此設置的固定資產配置原則上不超過該管理方法的的配置標準。對于超過標準的，應專案呈報總經理批準后，方予請購、采購、調撥或移轉。

（三）取得和驗收控制

固定資產的取得程序包括請購預算和請購采購兩項，這兩項分別依照該公司已有的會計部門作業程序和采購部門作業程序執行，在本文中就不詳細闡述。筆者將重點闡述驗收控制，具體包括以下兩項。

1.確定了固定資產驗收的部門：一是機器設備類由使用部門驗收；二是電腦及GPS設備等IT設備由資訊部門驗收；三是一般辦公設備、宿舍廚衛設備、交通設備及其他設備等由總務部門驗收；四是房屋、建筑物、橋梁等由總務部門、使用部門、會計部門、法務部門會同組成驗收小組進行驗收。

2.資產驗收中應注意的事項：一是固定資產驗收要求實物與請購單、訂購單相一致；二是原設備配備的工具、配件、附屬設備等應作為原設備的一部分予以驗收，并在備注中注明；三是固定資產的說明書、合格證、保修卡及其他資料等作為原設備的一部分由總務部門統一保管，IT通訊設備由資訊部門統一保管。四是所有驗收均開立《固定資產驗收單》，經權責主管核準后其中一份送總務部門存檔。

（四）管理職責

固定資產管理包括固定資產的分類、編號、制卡、異動、租借、計價、折舊、產權登記及使用、保險、閑置廢滯資產處理等。規定了三大部門固定資產管理的職責，具體如下。

1.總務部門：一是負責固定資產的編號建檔、資產維護、定期盤點查核、異動登記管理、滯放資產提報處理等；二是負責對各固定資產使用保管部門的督導和協調；三是負責依照固定資產配置管理辦法對各部門固定資產配置進行規劃和申購審核，力求低成本高效能的分配和使用固定資產；四是負責固定資產標簽卡粘貼、責任保管人落實及資產維護；五是負責固定資產異常案件處理。

2.會計部門：一是負責所有固定資產會計賬的建檔；二是負責房屋建筑物的賬目管理；三是負責會同總務部門進行資產盤點；四是負責會同總務部門對資產新增、移轉及減損等情形的檔案調整。

3.固定資產使用部門：一是按照固定資產管理規定切結及領用資產手續；二是對切結及領用固定資產安全管護，固定資產異常案件或固定資產異動及時提報并配合處理；三是合理使用固定資產以及故障的處理及請修；四是履行日常性清潔保養，維護資產有效使用性能。

（五）保管使用及維修管理

所有設備必須設置專人保管，并根據使用及維修的相關規定予以操作。資產使用保管人或資產管理人員調動、離職時，應將所管理或保管使用的固定資產列冊移交，如有短缺或非合理使用損壞，應按新品或折舊后殘值賠償。

設備發生故障后，在保修期之內的，應按保修憑證的約定進行保修，屬于人為原因，追究相關人責任。當設備出現故障或損壞時，其保管人、使用人或現場操作人員應立即檢查原因。若現場人員無法排除故障，切忌盲目操作。屬于電器類的，應切斷電源，以免造成更大損失。

（六）異動管理

固定資產異動管理是指因固定資產內部移轉，借入借出或調撥、資產自然損耗、意外損壞和滯貨變賣處理等各種因素導致固定資產量或質的增加或減損。涉及的相關憑證有《固定資產增加單》《固定資產移轉單》和《固定資產減損單》，在異動中應注意以下事項。

1.若異動固定資產存在相關附屬設備及有關資料，則相關單位在填寫《固定資產異動單》時，應詳列附屬設備的名稱、數量、規格、價值等資料情況，于《固定資產異動單》中注明或單列成冊作為《固定資產異動單》的附件。附屬設備及有關資料交接雙方應會點清楚并簽字確認。

2.相關單位填寫《固定資產異動單》時，應填明固定資產價值，如原價無法考察時，由使用管理部門會同會計部門、總務部門等予以估列。

（七）盤點

固定資產盤點分為季度盤點和年度盤點。筆者制定了年度盤點程序，除了在盤點前，總務部門負責策劃及協調并撰寫書面盤點計劃書，做好盤點前的準備工作外，還強調了在實際盤點過程中的程序，具體如下。

1.各部門固定資產管理人員依盤點清冊先自盤，明確本部門固定資產的位置、性能及狀況，對于異常固定資產，查明異常原因。對于該年度異動的固定資產，準備齊全相應的異動單。

2.總務部門、會計部門、資訊部門盤點人員根據盤點計劃行程到各部門例行盤點。核對實務與賬面的一致性，對本年度內異動固定資產核對相關異動單，對固定資產的使用性能及狀況予以實物了解，對資產管理優良或不善者予以登記、對廢滯、盈虧及其它異常情況予以記錄并查明原因，并呈報處理。

3.盤點結束后由參加盤點人員共同制作盤點報告，并上呈總經理核準。盤點報告應對固定資產實物、固定資產賬面、固定資產管理情況、固定資產狀況、廢滯固定資產及異常情況等進行全面的匯報，從而為下一年度的固定資產管理改善提供依據。

（八）固定資產租借

固定資產出租或外借，經辦部門應先會同財務部門，隨層呈報總經理核準后方可辦理，并應訂立租借契約，明確有關租借期限、租金、稅捐、修繕保養及運輸費的負擔，歸還時應保持租用原狀等事項，其有附屬設備者，亦應與契約內列明，并隨一清點，收回時亦同，但另有規定者除外。

經核批租借的固定資產，應由使用保管部門填制《固定資產移轉單》，注明《出租》或《出借》等，會財務部門后送總務部門，總務部門應負責收回、追查及履行合約等責任。

（九）計價和折舊

購置、營建或自建固定資產以原價或成本列計其價值。購置的固定資產以進價加運費、安裝費和使用前所發生的其他有關費用為原價；營建或自建的以制造、建造過程中所發生的實際支出為原價。

根據該公司的實際情況，筆者認為固定資產采用年限平均法計提折舊，殘值率為10%較為適宜。從投入使用月份的次月起計算，并參照相應財務條例詳細規定了折舊年限，如：房屋、建筑物為20年；機器、機械設備10年；其余設備年限為5年。

（十）處置

當固定資產使用性能無法滿足作業需求時，或資產失去原有性能且無修復價值時，或因損毀無法使用必須拆除時，或相關作業調整不再使用相關設備時，或減少設備使用時，或屬于閑置資產時，需要對相關固定資產進行處置。處置方式有四種：轉用、調撥、出售和報廢。當前三種方式無法執行時，采用報廢方式處理。

（十一）保險

凡具有危險性的固定資產一律辦理保險（如重機設備、交通及運輸設備）。投保由總務部門負責辦理，投保時填制《投保申請單》，連同保險公司的保險書，會同使用部門及總務部門后呈權責主管核定辦理，續保時亦同。

投保的固定資產發生保險事故時，使用保管部門應保持現狀，即通知保險公司派人員會同會計、法務及總務部門勘察，將損害原因、時間、損害狀況及預估損失填制《固定資產損害報告書》，呈權責主管核定后由總務部門向保險公司辦理索賠，并取得保險公司及警察機關損失證明。

（十二）異常處理

固定資產異常處理是指固定資產損壞及其他盜賣遺失等異常情況的處理。固定資產使用過程中起火、毀壞等，由本部門固定資產管理人員予以損壞鑒定，屬于固定資產老化、本身性能不良或意外事故等造成的損壞，其維修費用由公司承擔。若屬使用人員或其他人員違規作業、操作不當或故意人為損壞的，由造成損壞的人員承擔全部維修費用，并根據所造成損失的大小及性質，提交人事部門議處。

三、結論

總之，固定資產內部控制制度的設計應該符合公司業務流程，體現目標意圖。通過以上幾個關鍵環節的控制，有利于實現固定資產的控制目標，即保證固定資產取得的合理性，正確地確定固定資產的價值，保證固定資產的安全完整及良好的運營狀態和保證固定資產信息準確可靠四個目標。

參考文獻：

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[2] 潘 琰.內部控制[M].北京：高等教育出版社，2010.

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[責任編輯：譚志遠]