以IBM、CBC 、Disney 為例淺述國外知名企業(yè)檔案館網(wǎng)站的特色

明欣

摘要：本文以國外三個知名企業(yè)檔案館網(wǎng)站特色為視角，通過分析它們的特色與優(yōu)勢，從增強(qiáng)服務(wù)意識、效率意識、技術(shù)支持力度、保密意識四個方面對我國企業(yè)檔案館網(wǎng)站的建設(shè)提出自己的想法。

關(guān)鍵詞：國外企業(yè)檔案館網(wǎng)站特色啟示

當(dāng)今世界不斷朝著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展方向前進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)在人們?nèi)粘Ｉ钪邪l(fā)揮著越來越重要的作用；檔案數(shù)字化是檔案發(fā)展的必然趨勢，因此我國企業(yè)若想獲得更好的發(fā)展，建立檔案館網(wǎng)站進(jìn)行宣傳不失為一個好的辦法。筆者通過對IBM、CBC、Disney三個國外知名企業(yè)的檔案館網(wǎng)站進(jìn)行調(diào)研，對我國企業(yè)檔案館網(wǎng)站的建設(shè)提出自己的想法。

一、國外知名企業(yè)檔案館網(wǎng)站的介紹

（一）IBM公司檔案館網(wǎng)站（IBM Ar？ chives）

IBM公司檔案館成立于1964年，館藏檔案共有10000立方英尺，包括3000張照片、5000盒聲像檔案、2000件檔案展品。[1]IBM公司用先進(jìn)實用的國際管理思想，創(chuàng)造性地幫助無數(shù)企事業(yè)單位成功實現(xiàn)信息化，如“杭州檔案局在IBM公司的內(nèi)容管理平臺上構(gòu)建的基于網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化的網(wǎng)上數(shù)字檔案館”[2]，其自身的檔案館信息化程度可見一斑，檔案館網(wǎng)址為http：//www-03.ibm.com/ ibm/history/。IBM公司檔案館網(wǎng)站設(shè)計首先以簡單的黑、白、灰為主色調(diào)，簡潔明了地展示了[3]IBM公司以往設(shè)計出的優(yōu)秀解決方案和公司大事記、文件以及多種載體形式的聲像檔案（部分可下載）。主頁中還有一項用來解釋各個模塊的用途“使用檔案館網(wǎng)站（Using the Ar？ chives site）”的欄目，從而指導(dǎo)訪問者更便捷地利用網(wǎng)站。

IBM公司檔案館網(wǎng)站另一特色的就是效率意識高。以2011年為慶祝IBM公司成立100周年的“IBM 100”此一項目為例，來與我國如新浪、比特等新聞媒體——進(jìn)行了對比，可以發(fā)現(xiàn)IBM公司的網(wǎng)站首頁上內(nèi)容簡潔，僅有“IBM視覺徽章（Icons of Progress）”、“相關(guān)視頻（Films）”、“Think產(chǎn)品展（Think exhib？ it）”等幾個一級欄目，而各種具體內(nèi)容則通過各級清晰明確的分層，在一級欄目內(nèi)展示，給人的感覺十分清爽簡潔，而沒有給人一種拖沓疲倦之感。作為是全球最大的信息技術(shù)和業(yè)務(wù)解決方案公司，IBM公司的檔案館網(wǎng)站的這一風(fēng)格無疑為我國涉及IT相關(guān)公司利用檔案館網(wǎng)站保管資料、宣傳企業(yè)形象提供了一個模板。

總的來看，簡潔明了、注重效率是IBM公司檔案館網(wǎng)站最大的特點(diǎn)，這完全體現(xiàn)了IBM公司追求簡單高效的風(fēng)格，也為其他公司的網(wǎng)站建設(shè)提供了一個可參考的成功案例。

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（二）CBC Archives

CBC（全稱Canadian Broadcasting Corporation）是加拿大廣播公司，是加拿大歷史最悠久的廣播業(yè)者。CBC檔案館有豐富的歷史資源，網(wǎng)址為http：//www.cbc. ca/archives/。用戶可在網(wǎng)站中觀看其開播以來的所有電視、電臺節(jié)目。由于加拿大語言的特殊性，在網(wǎng)頁中可將語言直接換為法語瀏覽。網(wǎng)頁設(shè)計的顏色主要以老紅色、灰色、白色為主，顯得莊重大氣。

CBC檔案網(wǎng)站最大的特色是其在網(wǎng)站各個方面中體現(xiàn)出的服務(wù)意識。由于它所存儲的資源豐富，且分類科學(xué)明晰，在每一個一級欄目中都內(nèi)設(shè)有二級欄目，如“Cate？ gories（目錄）”中設(shè)有藝術(shù)與娛樂、經(jīng)濟(jì)金融、環(huán)境、健康、生活風(fēng)格、政策、科學(xué)技術(shù)、社會、體育、戰(zhàn)爭與沖突等子欄目，這些幾乎涵蓋了社會的方方面面，檔案網(wǎng)站中給用戶提供了十分豐富的資源。其次，它還提供了一種高級搜索功能，即“歷史上的今天（On This Day）”這一欄目。它與現(xiàn)流行的社交工具——人人網(wǎng)的桌面有一些相似，但CBC并不僅僅只顯示那一天的內(nèi)容，用戶可以自己選擇月份和日期來查看歷史上的今天發(fā)生的故事；“老師資源（For Teachers）”由“教學(xué)資源（Educational Materials）”、“課堂小貼士（Classroom Tips）”、“評估體系（Assess？ ment Suite）”組成，為教育工作者提供了許多便利資源。

總的來說，

CBC Archives網(wǎng)站資源量豐富，分類科學(xué)合理、服務(wù)意識、人性化強(qiáng)，這不僅滿足用戶多種需求，同時還非常注重歷史和教育資源的整理，這很值得我國企業(yè)學(xué)習(xí)。

（三）迪士尼公司檔案館網(wǎng)站（Disney Archives）

迪士尼檔案館是在1970年由Dave Smith創(chuàng)建[4]，該館收集了自公司成立以來所有的資料，該檔案館網(wǎng)站（https：//d23.com/walt-disney-Archives/）與迪士尼官方粉絲俱樂部（D23 The Official Disney Fan Club）、迪士尼童話（Disney Legends）、迪士尼展覽會（D23 Expo）相互鏈接，用戶可以隨時加入俱樂部或者了解迪士尼最新的展覽會等相關(guān)資訊。迪士尼公司的檔案館網(wǎng)站中還配有各種各樣可愛的并搭配出各種鮮明靚麗的色彩的卡通人物插圖。如主頁就使用了大家十分熟悉的米老鼠圖像，配上魔幻的紫色，給人一種魔法世界的感覺，與其以少年兒童為主要目標(biāo)人群的定位相符合，有較強(qiáng)的趣味性和可讀性。

迪士尼公司的檔案館網(wǎng)站的特點(diǎn)就是注重檔案資源的收集和與用戶之間的溝通交流，以及利用其檔案資料進(jìn)行宣傳工作。迪士尼公司制作的每一部電影、動畫等作品和與之相關(guān)聯(lián)的基本資料、道具、演員情況信息或物品都會被檔案館精心收藏起來。在長期的日積月累中使網(wǎng)站上有著豐富的人物介紹、電影在線和傳記、影片記錄、獲獎年表、迪士尼字母檢索、歷史剪影，以及館長Dave Smith匯編的迪士尼官方百科全書（Disney A to Z： The Official Encyclopedia）等資源豐富而全面。檔案館網(wǎng)站中主頁中的互動方面，以“館長趣味小知識（Ask Dave）”這一環(huán)節(jié)的設(shè)置就是很好的典范，它以問答的形式提供了許多新鮮有趣的信息，不僅使讀者能輕松了解自己想要的信息，還使企業(yè)能夠快捷地收到讀者或是消費(fèi)者的反饋意見或是建議從而進(jìn)行修改或改進(jìn)，自此增強(qiáng)了檔案館網(wǎng)站與用戶之間的互動。而在宣傳公司形象方面，該網(wǎng)站與迪士尼粉絲俱樂部（D23 Fan Club）、迪士尼展覽（D23 Expo）、迪士尼傳奇（Disney Legends）等網(wǎng)站建有鏈接，使用戶在閱覽其中一個網(wǎng)頁時可以方便地打開鄰近網(wǎng)頁，這方便了用戶的同時更加有利于企業(yè)文化橫向宣傳。該網(wǎng)站還經(jīng)常舉辦諸如“Treasures of The Walt Disney Archives（珍貴檔案展）”，向民眾們展示迪士尼公司成立以來的一些珍貴檔案，不僅通過檔案強(qiáng)化迪士尼在公眾心中的印象，從中不斷地而充分發(fā)揮著檔案的利用價值。

總的來說，迪士尼檔案館網(wǎng)站更注重于檔案的收集以及利用，服務(wù)意識和效率意識都較強(qiáng)。尤其是其利用檔案資源對公司進(jìn)行文化宣傳的方式，十分值得我國企業(yè)學(xué)習(xí)。DISNEY主頁

二、國外知名企業(yè)檔案館網(wǎng)站的特色

總結(jié)以上幾個檔案館的網(wǎng)站可以發(fā)現(xiàn)，雖然它們各有特色，但仍有一些共通之處。

（一）服務(wù)意識強(qiáng)

1.檔案信息資源豐富且形式多樣

信息資源是企業(yè)檔案館網(wǎng)站的血肉，在內(nèi)容、數(shù)量上盡可能豐富它，使它的展現(xiàn)服務(wù)和形式的豐富及多樣化。如IBM檔案館網(wǎng)站的“展覽（Exhibits）”欄目中就有優(yōu)秀的市場營銷、人物、產(chǎn)品服務(wù)等展覽。在檔案館網(wǎng)站中的“文件（Documents）”欄目中收集了字典IBM和電腦術(shù)語、IBM公司介紹、管理原則和實踐等；在資源類型上除了文本文件外，還有多媒體文件，如1915年Thom？ as Watson談?wù)揑BM“Think”思想的音頻以及講稿等。

2.檔案信息資源整合、分類簡單明晰

這些企業(yè)的檔案館網(wǎng)站都是開放的，網(wǎng)站所傳遞的信息會在互聯(lián)網(wǎng)上被各種用戶群體瀏覽，因此，檔案館網(wǎng)站中宣傳企業(yè)形象和擴(kuò)大企業(yè)品牌影響力的作用是顯而易見的。企業(yè)檔案館網(wǎng)站是通過一定的展現(xiàn)方式將館藏資源有組織地再現(xiàn)于網(wǎng)絡(luò)上的，其中一級類目的設(shè)置是檔案信息資源組織的重要體現(xiàn)，用戶通過瀏覽類目的設(shè)置就能直觀地了解網(wǎng)站主要信息資源，因此一級類目的分類是十分重要的。如表1中將三個國外檔案館網(wǎng)站的一級類目設(shè)置情況作出比較。可以發(fā)現(xiàn)，所有的一級類目分類都十分科學(xué)，顯然是已經(jīng)將資源進(jìn)行了有組織、系統(tǒng)化、簡明實用的整合。其過程就是把相互獨(dú)立的、多元異構(gòu)的、分散的檔案館網(wǎng)站的信息資源，通過整合形成一個統(tǒng)一的檔案館網(wǎng)站信息資源的整體或是利用平臺。[5]這也提高用戶的檢索速度和檢索效率，滿足用戶的利用需求，充分發(fā)揮了檔案的價值。

3.檔案信息資源更新速度快

檔案館網(wǎng)站建立的目的就是給用戶們提供需要的檔案信息，因此檔案信息資源的更新速度便更能體現(xiàn)出一個公司的服務(wù)意識。以Disney公司檔案館網(wǎng)站為例，截止至2013年12月15日，其檔案館網(wǎng)站上最新的一條資訊日期為2013年12月2日，而且保持著每月至少有一個欄目更新的速度。這使檔案館網(wǎng)站能夠吸引用戶反復(fù)頻繁瀏覽網(wǎng)頁來增強(qiáng)吸引力。

（二）效率意識強(qiáng)（目的性強(qiáng)）

檔案館網(wǎng)站欄目的設(shè)置往往與其建設(shè)目的以及宣傳定位相符合，側(cè)重宣傳企業(yè)歷史與檔案文化，以及為用戶提供珍貴的檔案信息資源輔助企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)的開展，進(jìn)而創(chuàng)造價值。因此，網(wǎng)站的形式、內(nèi)容都應(yīng)該反映公司的性質(zhì)和特色。以Disney的檔案館網(wǎng)站為例，由于Disney公司主要群體為青少年和兒童，因此檔案館網(wǎng)站上除有一些廣為人知的卡通形象的圖片外，為該公司業(yè)務(wù)范圍不斷拓展，在檔案館網(wǎng)站上也有許多相關(guān)鏈接以及廣告宣傳的產(chǎn)品。

此外，在CBC Archives檔案網(wǎng)站中，每一個資源對應(yīng)的鏈接旁都有其被點(diǎn)擊過的次數(shù)，點(diǎn)開資源后也可以發(fā)現(xiàn)有“引用（Citation）”一欄顯示該資源最近一次的更新時間以及最近一次被查閱的日期。這有利于工作人員統(tǒng)計檔案的利用次數(shù)，更好地整合檔案，進(jìn)而為公司提供一些有價值的參考數(shù)據(jù)。

（三）技術(shù)支持力度大

作為世界知名企業(yè)，本文提及的三個公司有著雄厚的資金支持（IBM公司每年會撥款100萬美元，解決檔案工作發(fā)展的經(jīng)費(fèi)問題），因此其企業(yè)檔案館網(wǎng)站技術(shù)水平也相對高一些。比如，上述的三個網(wǎng)站的主頁上都有其他相關(guān)網(wǎng)站的鏈接，用戶可以直接進(jìn)入而不需要二次查詢進(jìn)入。由于資金充足，網(wǎng)站上的信息更新速度快，用戶可以在上面查找到最新的各種咨詢。具體以CBC公司檔案館網(wǎng)站為例，它在檢索資源方面，不僅設(shè)置了站外檢索，還有站內(nèi)的高級檢索，可以在不同數(shù)據(jù)庫（主題、電臺剪輯、電視剪輯、教育活動和做客人物和CBC的大人物）從關(guān)鍵詞、人名、節(jié)目、時間和活動等角度檢索，這樣的智能化檢索也便利了用戶的查詢工作。

（四）保密意識強(qiáng)

作為世界知名的大型公司，十分注重企業(yè)形象，其檔案利用也十分謹(jǐn)慎。以免發(fā)生有損企業(yè)競爭力的事件。[6]因此，企業(yè)檔案館一般是不對社會開放，以防止公司機(jī)密檔案信息泄露。以IBM公司為例，在檔案的對外提供利用方面，IBM公司檔案館持謹(jǐn)慎的態(tài)度，凡是涉及公司商業(yè)秘密的文件一律不對外界提供。在該公司中，50%的現(xiàn)有檔案是可以對外開放的，而對外服務(wù)方式主要是函調(diào)以及發(fā)E-mail。IBM公司企業(yè)檔案的利用者主要為歷史研究人員、新聞記者，而它對新聞記者的利用需求尤其注意特別謹(jǐn)慎對待，防止發(fā)生因機(jī)密檔案信息泄露而引起的公開登載有損公司競爭力的新聞報道的事件。[7]

三、對我國企業(yè)的啟示

（一）增強(qiáng)網(wǎng)站服務(wù)性

1.豐富館藏量

檔案館網(wǎng)站工作人員應(yīng)該積極收集整理公司重大活動中所形成的檔案信息來豐富企業(yè)檔案館網(wǎng)站上檔案的館藏量，從而為用戶提供更多的檔案參考資料。

2.將檔案資源科學(xué)地整合分類

檔案館網(wǎng)站工作人員應(yīng)該明確網(wǎng)站中的分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的企業(yè)檔案資源進(jìn)行整合，從而簡化用戶的搜尋查找過程，為用戶節(jié)省時間和精力提高效率。

3.及時更新信息

檔案館網(wǎng)站工作人員應(yīng)該積極更新信息，使用戶能有一種新鮮感，從而提高網(wǎng)站用戶訪問量，真正發(fā)揮檔案館網(wǎng)站在宣傳公司方面的作用。

（二）明確網(wǎng)站建設(shè)的目的，樹立與強(qiáng)化效益意識

作為贏利性機(jī)構(gòu)中的非盈利部門，企業(yè)檔案部門應(yīng)該服從和服務(wù)于企業(yè)的盈利目標(biāo)，樹立效益意識，利用有限的資源使真正有價值的檔案得到保護(hù)和利用，不辜負(fù)企業(yè)初期投資時對預(yù)期經(jīng)濟(jì)效益的期望。[8]檔案館網(wǎng)站建設(shè)的目的是為了宣傳公司，因此給用戶提供的資源都應(yīng)該能夠反映公司性質(zhì)以及特色，這樣才能真正是效益最大化。

（三）加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用

本世紀(jì)以來，我國的計算機(jī)水平發(fā)展迅猛，但在檔案館網(wǎng)站建設(shè)方面卻并沒有運(yùn)用那些先進(jìn)的技術(shù)。這主要是由于公司上層對檔案館網(wǎng)站的建設(shè)認(rèn)識不足，投入不夠，這嚴(yán)重阻礙了檔案館網(wǎng)站作用的發(fā)揮。因此，企業(yè)應(yīng)該更加重視對各種先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，增加在檔案館網(wǎng)站建設(shè)上的投入，從而增強(qiáng)檔案館網(wǎng)站的趣味性和可讀性，使其充分發(fā)揮宣傳企業(yè)文化的作用。

（四）正確對待檔案利用與保密的矛盾

檔案的利用和保密一直都是一對矛盾：一方面，企業(yè)檔案屬于企業(yè)的私有資產(chǎn)，記錄著企業(yè)發(fā)展成長中的各項活動，理解企業(yè)檔案文化，另一方面，對企業(yè)檔案進(jìn)行利用又可以宣傳企業(yè)形象、擴(kuò)大企業(yè)影響。我國企業(yè)應(yīng)該正確對待企業(yè)檔案利用與保密之間的關(guān)系，在注重充分發(fā)揮檔案價值的同時注重機(jī)密檔案的保密工作，在維護(hù)機(jī)密檔案（尤其是涉及企業(yè)負(fù)面形象的檔案）的同時，最大化的利用檔案，發(fā)揮檔案價值能給企業(yè)帶來更多的利益。

參考文獻(xiàn)：

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https：//thewaltdisneycompany.com/blog/preservinglegacy-walt-disney-Archives

[5]吳建華，方燕平.檔案網(wǎng)站信息資源及其整合概念的界定[J].檔案學(xué)通訊，2009（5）：52-55

[8]吳開平，蔡娜.美國企業(yè)檔案工作概況及啟示[J].檔案時空（業(yè)務(wù)版），2005（10）：39-40

作者單位：武漢大學(xué)信息管理學(xué)院