關于物探檔案數字化及網絡化的探討

李巧玲+琚曉卉

1 物探檔案數字化管理的必要性

1.1 提高經濟效益。紙質檔案是以紙張作為載體的一種形式。在信息時代，隨著資料的累積，檔案信息的增多，造成紙質檔案查閱不便利，占用空間大，且管理及維護成本較高等問題，而數字檔案解決了紙質檔案存在的問題。

1.2 提高辦公效率。數字檔案是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展產生的一種新型檔案信息形態，它能把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

1.3 增強檔案原件保護。將紙質檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

2 數字化檔案在物探公司檔案館的應用

由于物探工程項目投資規模大，施工周期長，在前期工作進行時檔案人員一般沒有參與，而工程竣工驗收時，距文件形成已過了很長時間，一些基礎資料如果長時間管理不善易造成散失。

物探公司檔案館在準備建設數字化、網絡化檔案館之前，以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案文件掃描一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔案號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

物探公司檔案館歷年來共接收各類文件資料17666卷（份）；已整理完畢17666卷（份）；整理各類老資料7075卷（份）；為各單位生產及科研生產工作提供利用1890多份，近605人次；新錄入二維、三維18塊工區及25口井的地震勘探信息數據，共計2467條記錄，核查了二維、三維16塊工區的95條測線，99束線，共2467條記錄。按照總公司和勘探局數據庫統一格式的要求，對所有的數據信息進行了二次處理，所有數據格式已轉換完，與勘探局總數據庫的兼容性達到100%；建立了適合勘探局網絡環境的數據庫管理、查詢、調用系統并開始利用處理；為逐步實現檔案館的現代化管理打下基礎。

另外，我們也接收了大量的光盤，經常在不違背保密制度的情況下向基層隊提供利用。例如在基層隊時間緊、任務重，抽不出專人來檔案館借閱的情況下，我們會把一些不違背保密安全制度的數據通過網絡傳輸給他們，方便了基層隊工作的開展。為了滿足公司各個部門的需要，我們制作了中石化地球物理公司檔案管理系統，便于基層隊更快捷、安全地查閱需要的檔案資料。并設置了訪問權限，進行了加密，在技術人員有需要的時候，我們可以開放權限為他們提供利用，這也是物探網絡化管理的一種體現。

在我們享用檔案信息化網絡化帶來的可靠性、實用性的同時，我們也沒有忽略網絡安全的隱患，建立了安全管理體制。為了確保檔案系統正常、穩定、安全地運行，物探公司檔案館建立了日常監督和檢查體制，設備的日常維護、制度的貫徹與執行都落實到日常工作中。例如，系統運行分析檢查，操作密碼、口令的更換管理，設置各級網絡站點的安全管理方法，關注運行狀況，分析檢查攻擊行為，等等。

3 數字化檔案在應用中的成效

物探公司檔案館應用現代科技整合信息資源，加快檔案信息化的建設，將“死檔案”變成“活資料”，根據信息化的要求，依據現有條件，在檔案數字化建設上下功夫，將逐步從目錄級數字化向全文數字化發展，做好電子文件和數字檔案的日常登記備份，實現了計算機自動檢索，提高了檔案服務的效率和質量，為物探公司及相關部門提供了快速便捷的信息支撐，充分地發揮了檔案的作用。

物探公司電子檔案發展到今天，在服務手段和提供信息的深度方面較傳統檔案有著巨大的變化，充分地體現了數字化檔案館是今后發展的大趨勢，但是我們將秉承“傳統與現代共存，紙質檔案和電子檔案共存”的原則，對于傳統檔案仍保持其重要地位，不能拋開傳統檔案而以電子檔案取而代之，電子檔案與傳統檔案具有共生性。只有全力發揮二者的優勢，揚長避短，相互依存，才能更好地發揮檔案在物探工程項目中的重要作用。

（作者單位：李巧玲，中石化地球物理公司河南分公司；琚曉卉，河南油田第二采油廠檔案室 來稿日期：2014-08-16）