取消公文主題詞的真正原因是什么？

王茂躍

摘 要：針對秘書學界將取消公文主題詞的原因解讀為“公文主題詞標引的隨意性大，且標引方法繁瑣”；“可以減少公文的制作成本，減輕公文制作者的負擔”；“主題詞失去它的檢索功能”；“未產生較好效果”等認識，本文認為，取消公文主題詞的真正原因是由于在現有的技術條件下，關鍵詞檢索比主題詞檢索更方便、快捷，關鍵詞完全可以取代主題詞，這是取消公文主題詞的真正原因。

關鍵詞：公文；主題詞；關鍵詞

2012年4月16日，中共中央辦公廳和國務院辦公廳發布的《黨政機關公文處理工作條例》，沒有將主題詞項目列入黨政機關公文格式組成中，換句話說，就是取消了公文主題詞。至于取消公文主題詞的原因，秘書學界至今仍沒有一致的說法。筆者近讀鄭彥離先生發表在《檔案管理》2014年第5期《主題詞項目在公文格式中的設立與取消反思》一文（以下簡稱“《鄭文》”），《鄭文》認為：“公文格式中設立主題詞項目的動機是對的，但設立和實施過程存在較多問題，使原本可能獲得較好效果的一個舉措，變成沒有產生多少實質良性效益的一個舉措，結果導致被取消的命運。”筆者認為，《鄭文》以及秘書學界有的專家學者給出的對取消公文主題詞原因的一些認識，是值得探討的。

1 對取消公文主題詞原因的錯誤解讀

1.1 公文主題詞標引的隨意性大，標引方法繁瑣嗎？有一篇文章給出的取消公文主題詞的理由是：“公文主題詞標引的隨意性大，且標引方法繁瑣” [1]。這一理由并不符合實際情況。

公文標引主題詞，“始于1986年的國務院文件” [2]。后來，中共中央辦公廳秘書局、國務院辦公廳秘書局以及其他系統都編制了各自的主題詞表。《國務院公文主題詞表》先后有1988年、1994年和1997年3個版本。我們就以1997年版的《國務院公文主題詞表》為依據，來看一看主題詞的標引是否隨意性大，方法是否繁瑣。

《國務院公文主題詞表》規定：標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文件形式的詞；一份文件如有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引，再對第二個主題內容進行標引；根據需要，可將不同類的主題詞進行組配標引；當詞表中找不出準確反映文件主題內容的類屬詞時，可以在類別中選擇適當的詞標引。同時將能夠準確反映文件內容的詞標在類屬詞的后面，并在該詞的后面加“△”以便區別。

以上是主題詞標引方法的主要內容。從上述規定中能看出“標引的隨意性大”嗎？能看出“標引方法繁瑣”嗎？筆者自2004年以來一直從事秘書學專業《文書學》課程的教學，在講授公文主題詞時，依據《國務院公文主題詞表》再結合一些公文標題作為實例，秘書學專業的學生都能較好地理解，并能按要求標引出規范的主題詞來。

為什么有人認為主題詞“標引的隨意性大”呢？主要原因是在標引主題詞時沒有根據主題詞表去進行，而僅僅從公文標題中去加以挑選。這樣做的結果，隨意選取的“主題詞”與主題詞表中的主題詞有較大的差距，甚至面目全非。之所以認為“標引方法繁瑣”，主要是認為確定主題詞需要查找主題詞表中的主題詞比較麻煩。

可見，只要能夠自覺地利用主題詞表，標引主題詞就能夠杜絕隨意性大和標引方法繁瑣的問題。

1.2 取消主題詞可以減少公文的制作成本，減輕公文制作者的負擔嗎？還有一篇文章給出的取消公文主題詞的理由是：“取消主題詞……可以減少公文的制作成本，減輕公文制作者的負擔，提高公文的時效性。”[3] 這與公文主題詞標引“費時費力” [4]的說法有類似之處。

標引一份公文的主題詞，查找主題詞表，從時間上看，也不過是兩三分鐘的事。因此，認為取消主題詞“可以減少公文的制作成本，減輕公文制作者的負擔，提高公文的時效性”之類的說法，無疑是站不住腳的。

還有人撰文指出，取消主題詞“大大減輕了辦文者的負擔，辦文者不再為查閱大量的主題詞而費時費力了，也不再為主題詞標引是否正確而煩惱了。取消主題詞，受到了廣大從事公文辦理的文秘工作者極大的歡迎”。[5]筆者以為，文秘工作者極大地歡迎主題詞的被取消，既不是因為再也不需要“費時費力了”，也不是因為再也不需要為“標引是否正確而煩惱了”，而是因為“公文辦理過程中不需要主題詞”[6]，主題詞的存在與否，“既不影響公文的表達效果，更不會影響公文的執行力”[7]。因此，文秘工作者對公文主題詞的重視程度不夠，甚至認為可有可無。加之，公文主題詞并非直接從公文標題中進行選擇，需要專門查閱相應的主題詞表，的確有些麻煩，從而產生抵觸情緒，也就不難理解了。

1.3 主題詞失去它的檢索功能了嗎？有一種觀點認為，“主題詞是20世紀80年代辦公自動化的產物，當時主要起到提高檢索檔案主題效率的作用，隨著科技的進步，用關鍵詞代替主題詞檢索公文信息更方便、更快捷，主題詞失去它的檢索功能，完成了它的歷史使命”[8]。

這一解讀未免太過于絕對化。即使是“用關鍵詞代替主題詞檢索公文信息更方便、更快捷”，也得不出主題詞已經“失去它的檢索功能，完成了它的歷史使命”的結論。如果我們繼續使用主題詞，主題詞的檢索功能依然是存在的。準確地說，用關鍵詞代替主題詞檢索效率更高，而不是主題詞失去了檢索功能。

1.4 主題詞實施過程中“未產生較好效果”嗎？《鄭文》認為，實施主題詞項目過程中存在“研究論證不足”、“實施價值追蹤調查不夠”、“推行措施不力”這三大問題，“結果使原本動機好的一個舉措，因未產生較好效果而被取消”。《鄭文》將公文主題詞被取消的原因歸結到實施效果不好這一點上。不可否認，公文主題詞在實施過程中的確存在著不少問題，《鄭文》提出的三方面問題也是比較客觀的，但這幾方面的問題還不足以成為公文主題詞被取消的真正原因。我們可以設想一下，假如公文必須使用主題詞的話，即使因種種原因“未產生較好效果”，我們也可以采取多種措施加以完善，以確保主題詞實施過程中能夠產生較好的效果。可見，“未產生較好效果”只能是原因之一，但絕不是最主要的、起決定性作用的真正原因。

2 取消公文主題詞的真正原因

1997年12月修訂的《國務院公文主題詞表》在使用說明中指出了編制《國務院公文主題詞表》的目的是“為適應辦公現代化的要求，便于計算機檢索和管理公文”。如果有一種更方便快捷的方法可以達到便于計算機檢索和管理公文的目的，那么取消公文主題詞就能夠成為現實。

在當今的辦公自動化技術條件下，很多機關單位都普遍使用了局域網，在此基礎上和互聯網連接。科技的進步使得很多機關單位紛紛建立了電子政務平臺，制發電子公文，甚至只形成電子公文，僅僅在歸檔時打印紙質公文作為檔案保存。

以安徽師范大學電子政務平臺為例，該平臺具有文件查閱、文件查詢的功能。筆者曾選擇中共安徽師范大學委員會2012年2月21日制發的師發〔2012〕1號文件《關于印發〈安徽師范大學2012年黨政工作要點〉的通知》這份電子公文，檢測了文件查詢的具體情況。

在標題欄輸入完整的公文標題后，點擊查找，可以找到該文件。

在標題欄輸入“黨政工作要點”或“黨政工作”， 點擊查找，可以查到標題中含有“黨政工作要點”、“黨政工作”的4個文件。

在標題欄輸入“工作要點”，點擊查找，會出現所有標題中含有“工作要點”的全部193個文件。

而在標題欄輸入“黨政 工作 要點”或“工作 要點”或“黨政 要點”，點擊查找，皆無任何結果。

通過發文日期欄查找，共出現5113條信息。可見，這種方式查找，無實際意義。

通過文號欄查找，與通過“標題欄”查找，結果相同，可以準確查到該文件。當然，以“師發”或“師發〔2012〕”也可以進行查找，區別是：以“師發”查找，顯示的是所有“師發”文件，以“師發〔2012〕”查找，出來的是“師發〔2012〕”的全部文件。

安徽師范大學紙質公文和電子公文一直都沒有標引主題詞，所以無法按主題詞進行檢索。

由上述可以得出結論，知道公文標題或發文字號，可以進行準確查找；不知道完整的公文標題，只知道關鍵詞，也可以進行查找。通過關鍵詞查找非常快捷、準確，而且省去了標引主題詞時需要在主題詞表中查找主題詞的麻煩，“加上詞表修訂難度大，周期長，往往一用十余年，難免掛一漏萬，跟不上社會經濟發展的需要”[9]。更何況有的“主題詞”在主題詞表中還沒有收錄，無法查到，需要人工標引，而“由于個人的理解和認識差異，對同一個公文，人工標引的主題詞可能存在很大差異”。[10]

總之，和關鍵詞相比，主題詞標引存在著固有的局限性，取消主題詞就成為一種必然。

其實，就是對取消主題詞原因作了錯誤解讀的作者，也有的談到了取消主題詞的真正原因。“從辦公現代化的角度看，隨著辦公管理信息系統的不斷優化，文檔一體化的關鍵詞檢索模塊性已非常完善，完全可以擺脫對主題詞檢索的依賴。”[11]“隨著科技的進步，用關鍵詞代替主題詞檢索公文信息更方便、更快捷。”[12]

有必要補充說明的是，現在很少有機關單位的文書工作與檔案工作實現了一體化管理，體現在管理軟件上，文件管理軟件與檔案管理軟件尚未接軌統一起來，還處于各自為政的狀態。以安徽師范大學為例，該校辦公系統已經采用了電子政務平臺，而檔案管理系統使用的則是南大之星網絡版。筆者使用南大之星檔案管理系統網絡版進行了測試，測試情況如下：

在正題名欄輸入“關于印發《安徽師范大學2012年黨政工作要點》的通知”，主題詞欄中則自動生成“師范 工作 要點 師范大學 黨政工作”。今后可以通過“師范 工作 要點 師范大學 黨政工作”中的全部詞組或部分詞組進行檢索。

準確地說，這里用“主題詞”是不嚴謹的，應該使用“關鍵詞”。我們以國務院2000年發布的《國務院關于發布〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》為例進行比較。根據《國務院公文主題詞表》，這份公文的主題詞應該是“文秘工作 公文 辦法”。而將該公文的標題輸入到南大之星檔案管理系統的正題名欄，在主題詞欄自動生成的則是“國家 行政 機關 公文 處理辦法 通知”。可見，兩者的差別相當大，共同點只有一個“公文”。真正的主題詞是“文秘工作 公文 辦法”，而“國家 行政 機關 公文 處理辦法 通知”都是從標題中生成的詞組。很顯然，將它們稱為關鍵詞更為合適。

3 結語

無論是電子政務平臺系統，還是檔案管理系統，只要通過關鍵詞就可以快速、準確地在后臺數據庫中模糊查詢到與關鍵詞相匹配的文件。通過關鍵詞檢索比主題詞檢索的優越性更為明顯，這才是導致主題詞被取消命運的真正原因。

參考文獻：

[1][4][9][11]馬國金.黨政公文處理規范統一后機關公文的形式變化[J].秘書，2012（9）.

[2]王凱.公文寫作研究[M].哈爾濱：黑龍江人民出版社，2004：51.

[3][7]婁性誠.公文寫作的大變革——解析《黨政機關公文處理工作條例》[J].應用寫作，2012（6）.

[5][8][12]劉文森.《黨政機關公文處理工作條例》引人注目的新亮點[J].辦公室業務，2012（9）.

[6][10]徐成華，孫維，房慶，魏宏，李玲.GBT9704-2012《黨政機關公文格式》國家標準應用指南[M].北京：中國質檢出版社，中國標準出版社，2012：96.

（作者單位：安徽師范大學文學院 來稿日期：2014-08-20）