檔案信息資源開發利用對策

張曉培

檔案信息資源的開發利用是指充分發掘檔案中蘊藏的有利用價值的檔案信息資源，并及時、準確、全面、有效地為檔案利用者提供所需的檔案信息材料，為經濟社會發展提供服務。檔案貴在于活，重在于用，做好檔案信息資源開發利用工作，對于推動經濟社會科學發展、維護國家安全和社會穩定、維護人民群眾合法權益、提高黨的執政能力和政府管理水平，具有極其重要的歷史和現實意義。

然而長期以來，由于受傳統檔案管理“重藏輕用”管理體制的影響以及對檔案開發利用重視程度和投入力度的制約，我國檔案信息資源開發利用仍大多以借閱、復制、實物陳列、展覽等傳統服務方式為主，缺乏對檔案信息資源深層次的開發利用，影響了檔案信息資源價值的有效發揮。在網絡快速發展和政務公開背景下的今天，大力開發利用檔案信息資源越來越引起業界普遍關注和更加廣泛的認同，已成為各級檔案機構的一項重要任務。

一是要增強檔案服務意識，創新檔案服務機制

服務是檔案工作的生命線，檔案部門應突出服務這個主題，進一步強化服務意識，創新檔案服務機制，不斷提高服務能力。在服務態度上，應主動、熱情、細致、周到，善于與用戶溝通和聯系，了解用戶的心理和需求，學會換位思考，把利用者的事當作自己的事來辦。在服務時機上，應緊跟形勢和政策，與時俱進，及時提供群眾需要的檔案信息。在服務方式上，實行自助查詢、來信來電查詢、網絡查詢等多種形式，為檔案利用者盡可能提供多種渠道的檔案查閱利用服務。

二是要豐富館藏檔案信息資源，完善檔案信息資源結構

館藏建設是檔案事業發展的永恒的主題，沒有豐富、優質的館藏資源，檔案信息資源開發利用猶如“無源之水，無本之木”。首先，要完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系，對于關系民生、民情等廣大人民群眾切身利益的檔案信息資源應優先收集整理和開發利用，真正地將檔案信息資源用之于民、惠之于民。其次，采取多種形式對檔案信息資源進行共享，樹立“大檔案”意識，開展檔案機構之間的相互協作，運用網絡進行檔案信息資源整合，實現更大范圍的檔案信息資源共享。最后，在不影響國家收集檔案范圍相關規定的情況下，根據日常需求情況和未來利用趨勢對檔案機構的接收范圍進行相應的調整和補充，為向廣大人民群眾和社會各界提供高質、高效的利用服務奠定堅固的基礎。

三是要建立檔案信息資源的數據庫，實現檔案查詢方式現代化

通過廣泛采用現代化的技術手段來建立檔案信息資源數據庫，將檔案館館藏的紙質檔案、縮微膠片檔案、視頻音頻檔案等不同載體的檔案通過數字掃描、光學影像、音頻視頻轉換等技術手段轉化成為數字信息并建立不同的檔案信息資源數據庫。在建設檔案信息資源數據庫的過程中，要注重突出“特色”二字，檔案館的信息資源建設要全面體現地區和文化特色，為本地區的政治建設、經濟建設、生態文明建設、文化建設和社會建設做出一定的貢獻。因此，每個檔案館要根據自身的地方特色、歷史特色、時代特色、館藏特色、民族特色、文化特色、專業特色等，建立起具有地方特色的檔案信息資源數據庫。另外，建立檔案信息資源數據庫，突破了傳統手工檢索管理模式，實現了對檔案信息資源進行計算機檢索和查閱，使得檔案信息服務利用更加方便、快捷、高效。

四是要改善檔案人員知識結構，提高檔案人才綜合素質

人才是檔案信息資源開發利用的關鍵，要使檔案工作人才隊伍充分滿足檔案信息資源開發利用的需求，一要通過崗位培訓、講座、討論以及在職教育等多種形式來提高現有的檔案工作人員在科學文化、數據庫、計算機網絡等方面的知識和技能，不斷地改善檔案工作者的知識結構；二要引進計算機、網絡技術等方面的人才，對他們進行檔案業務培訓，著重負責網絡信息資源開發、網絡安全、數據庫建設等技術支撐方面的工作，使檔案工作者的知識結構得到平衡和不斷更新完善，滿足新時期網絡時代檔案信息資源開發利用工作的要求，確保檔案事業能夠與時俱進地發展。

（作者單位：鄭州大學檔案館 來稿日期：2014-08-15）