信息時代檔案人員素質培養與提高途徑

王金鳳

邁入21世紀，人類跨進信息和網絡為主的高科技時代。醫院信息化、網絡化已成為時代發展的必然趨勢。隨著醫院管理向科學化、現代化和標準化邁進，檔案工作已成為醫院管理的重要組成部分。在科技進步日新月異、知識更新空前加快的時代，檔案人員的綜合素質和技能要求越來越高，盡快培養造就一支掌握現代科技知識和專業技能、富有創新和實干能力的檔案管理隊伍，已經成為當務之急。如何提高檔案人員的整體素質，適應醫院發展和檔案工作的新形勢和新任務，是當前亟待解決的問題。

1 新形勢下檔案管理人員面臨的新挑戰

新形勢下檔案管理工作的突出特點是技術更先進、內容更豐富、分工更專業。技術更先進集中體現在檔案管理中普遍采用計算機和網絡技術，極大地提高了檔案管理的效率和效果；內容更豐富主要是由于知識爆炸時代衍生出更多的信息，許多重要信息都納入了檔案管理范圍之內；分工更專業意味著檔案管理作為一門專業化管理工作，已經在眾多單位中得到重視和普及。而在醫院管理中，只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業出身較少，知識面較窄、學歷偏低，甚至有些檔案管理人員是從別的崗位轉調過來的，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。雖然計算機及網絡技術在不斷發展，并且已經廣泛普及，但運用計算機及網絡技術管理醫院檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，且大部分檔案管理者對計算機信息技術不夠了解，致使醫院檔案現代化管理水平不高，這都對檔案管理提出了新的挑戰。

2 影響檔案工作者綜合素質提高的因素

目前，醫院檔案專業人員在文化程度、專業素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。部分人員文化程度較低，專業知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展。這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展。究其根源，首先，單位領導檔案意識比較薄弱，對檔案工作還沒有給予足夠的重視，從而也未能認識到提高檔案人員素質的重要性。只注重專業技術人員的繼續教育培訓而忽視了檔案人員的學習與培訓，對檔案人員的培訓教育沒能納入計劃、沒能給予足夠的支持，檔案資金的投入也不足，檔案管理設備和技術落后。其次，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰認識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應用于實際工作中，或者缺乏應用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。

3 信息時代檔案人員應具備的素質

3.1 要有高尚的職業道德。檔案工作是一項服務性勞動，是檔案與利用者之間的媒介與紐帶。默默無聞、無私奉獻，是檔案工作的突出特點。由于檔案工作環境的局限性和封閉性，常常是被忽略的部門。因此檔案人員必須具備不計個人名利得失，樹立“工作就是服務”的觀念，甘當人梯。要具有高尚的道德情操、強烈的事業心和高度的責任感，以嚴肅認真的態度和全心全意為醫院全局服務的工作理念來對待檔案工作。

3.2 要有大膽的創新精神。在為醫院建設服務中，檔案工作要取得更大的生存空間，得到最大的發展，檔案管理人員必須解放思想、開拓創新，克服看門守攤、墨守成規、自我封閉的舊思想，樹立信息產品、樹立信息創造價值的新觀念，善于用豐富的專業知識指導實踐，分析新情況，解決新問題。

3.3 要有嚴謹的工作作風。嚴謹的工作作風，是醫院檔案管理人員必不可少的素質之一。在實際工作中，檔案管理人員必須始終保持政治、學術上的嚴肅負責態度，對每卷檔案，從整體到細微，都要尊重科學，尊重客觀，做到精益求精，嚴謹務實，一絲不茍。

3.4 要有過硬的業務技能和相關知識。檔案管理人員是儲備知識、傳播信息、連接應用的橋梁，因此，檔案管理人員除了必須掌握的業務歸檔基本知識外，還要了解一些與檔案收集、開發和利用相關的文秘、歷史學、目錄學、社科情報、計算機知識、外語知識及相關醫療知識等，應成為精通本行業務，又能夠從容面對競爭與挑戰的現代化的檔案工作人員。

3.5 要有較強的管理能力。近年來，隨著現代信息技術在檔案工作中的廣泛應用，計算機替代了傳統的手工操作，成為檔案管理自動化工作非常重要的工具。因此，未來檔案部門提供給利用者的不再只是紙質檔案，而是大量的電子文件。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進庫取卷等煩瑣低效的工作，而是負責將豐富的檔案信息數字化，通過專用網絡向社會傳播，使檔案成為重要的信息資源。掌握計算機相關知識，能促進檔案人員對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理。檔案管理人員要具備迅速有效地收集信息、完整安全地保護信息、及時準確地提供信息、最大限度地運用信息的能力，使利用者在短時間內尋找到所需信息。

4 檔案人員能力素質培養途徑

檔案管理工作整體水平的提高，關鍵在于人才素質的提升，這既是當前檔案管理工作的重點，也是實踐中的難點，提升檔案管理人員素質具體需要從以下幾個方面著手：

4.1 強化職業道德教育。做好檔案管理工作，愛崗敬業，培養良好的職業道德是前提。檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，沒有良好的職業道德素質，再好的發展機遇也會錯過，再好的發展條件也會喪失，再好的業務能力也不能很好地發揮。

4.2 強化專業知識學習。加強檔案管理工作人員對檔案管理基礎知識、檔案法的學習，努力提高檔案理論知識和檔案管理意識。通過崗位培訓學習，提高在職醫院檔案人員的綜合素質和業務技能，切實增強檔案管理人員運用專業理論解決實際問題的能力，使其能熟練掌握掃描、編目、標引、建立數據庫、網絡檢索及光盤檢索等知識，熟悉各種信息系統軟件和網絡工具，能熟練運用多媒體技術，提供圖、文、音一體化的信息服務等。

4.3 依法治檔，完善檔案人員管理制度。加強檔案人員管理制度建設，根據新形勢的需要，對檔案人員管理制度進行修訂，并在平時的工作中，嚴格遵守各項規章制度，使檔案人員管理有章可循，按制度辦事。

4.4 強化檔案人員繼續教育。定期對檔案工作人員進行業務培訓與教育，如計算機課程培訓、歸檔文件整理等，了解檔案界的新動態、檔案工作發展的新趨勢及現代科技在檔案工作中的運用，以實現醫院檔案管理現代化，從而充分發揮醫院檔案工作的重要作用。

4.5 加強學術交流。醫院應有組織、有目的地組織檔案人員參加學術研討和交流活動，開展現代科技進展和醫學新技術方面的學術講座，總結經驗，相互學習，不斷提高專業技術水平。鼓勵檔案人員自學相關知識，拓寬知識面，適應新要求。鼓勵檔案人員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習。

4.6 學習先進，提高水平。醫院定期到檔案管理先進的地方進行參觀、學習。通過參觀學習開闊檔案人員的視野，更新檔案人員的觀念。

4.7 營造良性競爭氛圍。以往，檔案管理工作中最突出的問題就是缺乏競爭，檔案管理人員與醫院其他崗位人員沒有對比，檔案管理部門內部人員之間沒有競爭，這極大地制約了檔案管理人員整體素質的提升。因此，必須營造良好的競爭氛圍。首先，醫院領導要改變對檔案管理部門的認識，樹立“檔案管理也能出效益”的理念，將其置于與其他部門同等重要的地位；其次，部門內部要營造競爭、激勵為核心的文化氛圍，引導檔案管理人員積極向上的行為；最后，要通過一系列相關激勵措施的實施，促使落實和保障競爭理念的實施。

總之，在新形勢下，檔案管理工作既面臨著新的挑戰，也對檔案管理人員提出了新的素質要求。面對新的機遇與挑戰，檔案人員應站在新的高度，用新的視野、新的思路，開拓創新，與時俱進，擔負起推動醫院現代化建設的歷史使命。

（作者單位：河南省駐馬店市中心醫院黨委辦公室 來稿日期：2014-08-19）