淺談電子信息檔案管理的風險控制方法

成學燕

(山東省衛生教育培訓中心,山東濟南 250014)

淺談電子信息檔案管理的風險控制方法

成學燕

(山東省衛生教育培訓中心,山東濟南 250014)

當今社會,計算機技術逐漸被廣泛使用,在一定程度上逐步取代傳統紙質文件,許多單位已開始運用計算機網絡進行辦公。建立信息檔案是自動化辦公的一個顯著標志,這樣的信息統計模式方便、快捷,受單位青睞,且極大減少傳統的紙張檔案的浪費。但是,計算機自動化辦公也有許多缺陷,致使單位使用信息檔案時也有些瑕疵,對于此種問題,就要求單位在使用這方面的技術時要及時做好規避風險的防范措施,使風險最低化。在此基礎上,論文主要對電子信息檔案管理的風險控制方法進行了探究。

電子信息檔案管理 風險控制 方法

計算機是人們生活中一項必不可缺工具,計算機技術功能的多樣性,給單位的辦公帶來極大地創新變革,單位辦公自動化,工作變得更加方便快捷。在信息化時代,電子信息檔案是最先進的檔案存在形式,這對單位在高科技方面的創新發展具有重要意義。按照目前的現實環境來說,電子信息檔案既有優點,也有缺點。與傳統紙質檔案相比,更具有風險性,在沒有積極的防范風險措施的情況下,很容易丟失數據。因此,單位必須注意保證信息文件中的信息的安全性,使規避風險的積極措施,為了使信息更安全。

1 避免風險的措施

提早預防,預防風險是躲避風險的最有用的方法,亦然最經濟的方式,就電子檔案而言,應該以它本身的已有的缺點為依據來實施控制管理,保證內部信息的安全性,主要措施有。

1.1 積極引進最新技術

在計算機使用的過程中,要結合多種防范措施進行保護。創新技術的應用在一定程度上增加信息的安全性,所以,要引進新的技術,使風險規避達到最優化。設置密碼是最廣泛使用的方法。在操作系統的電子信息文件的密碼設置,培養計算機人才的監督控制的一些技術,避免了信息資源的外部因素的干擾。

1.2 制定制度

管理制度在保障信息的安全性中是不可缺少的部分,單位要及時主動制定嚴格的針對性制度進行防范,同時也可以根據實際情況制定制度。

1.3 及時消除風險

為了確保信息文件的數據安全,消除潛在的風險是非常重要的,在電腦的維修周期,單位尤其要注意隨時可能出現的風險,并采取積極措施。由于計算機技術的的復雜性,只要及時且做到全面對待問題,那就能夠把問題解決掉。例如,對于計算機的病毒,以及時應對潛在的風險,并采取措施是非常必要的。

1.4 及時進行預防和保護

一種消除電子信息的風險因素的重要措施,它能有效的避免外部因素的破壞信息數據,保證信息的安全。

2 控制風險的措施

一旦電子信息檔案遭到外界影響,要想把危險降到最低程度,就要求管理人員最大程度地把危險掌控在嚴格的一定的范圍內。目前不少單位在制訂實踐應變計劃、恢復計劃、電子訊息檔案,從新安置等方法來減小風險,減小電子信息檔案及相關資產價值自身或風險虧損。補救措施的方法有事先措施、過后措施。事先措施指的是在虧損產生前為減少損虧程度使用的方案,危害過后措施指的是損失發生后減少威害實行的方法。值得注意的是,如果有危險的電子文件管理,無論在什么樣的情況下,單位應主動及時的處理。

3 分散風險的措施

在電子信息檔案管理中,轉移策略也是一種經常使用的規避風險的措施,轉移策略實質上就是一種分散風險的方式,也就是把風險轉到其他的地方,一般來說,可以從多個方面對風險轉移的方法實施修改,如:修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等。經過此種方式的處理之后,我們就可以把復雜的風險問題進行簡化,再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進,創造更加先進的電子信息檔案管理系統。除此之外,還可以和網絡供應商互相協調,讓供應商的安全服務與電子信息檔案的使用需要相匹配。另外,還要強調的是,外包同樣也存在著風險,如果外包人員不符合合同的標準,那么后果也是很嚴重的。所以,為了預防人為因素給企業造成損失,那么,那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

4 評估風險的措施

如果真的出現不可規避的風險時,單位最重要的就是要及時采取積極措施進行處理,并積極與其他措施相結合,盡最大努力把風險可能帶來的影響控制在最小的范圍。為使計劃更加科學、有效的預防措施的目的,風險評估,風險的及時響應,對電子檔案信息的綜合分析,實施,和可能的后果的危險因素探討。基本內容需要實施的評價是:危險概率,后果是很危險的,危險的成本分析,什么是適當的預防和控制方法。此外,管理者必須樹立風險意識,防范各種風險,積極建立一套完善的規劃體系。有一點要注意的是,如果一個已被確定的弱點來控制機制,這可以解釋單位在工作中沒有足夠的重視安全。風險防范的最大的缺點是,許多管理者誤認為電子檔案信息沒有危險,在檔案信息管理中不考慮使用安全管理方案,給電子信息檔案帶來了很多的不方便的地方。文件管理的監督和控制,必須在管理的各個環節中的工作,這是檔案管理工作中極為重要的一部分。在進行評價中,為了保障檔案訊息的安全性,檔案管理人員就必須要十分警悟,對存在的危害可以及時發現,并極大限度地把它抹殺在發展狀態,對于已經發生的風險要積極采取處理措施,最大限度的減少風險帶來的損害。

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