如何做好工程建設項目檔案管理

王麗+范悅青+胡悅桐

隨著河南油田開發建設，基建工程項目建設的作用越來越大，如何加強基建工程檔案資料管理是油田檔案管理系統的一項重要的工作。本文以河南油田建設工程公司為例，針對工程建設檔案管理的特點、常見問題提出解決的辦法和措施，以供參考。

1 基建工程檔案管理的特點

1.1 檔案數量多、形成時間長。油田地面建設大部分都是由一個個單位、單項工程組成，投資多，項目龐大。從項目的調研、評估決策、勘測設計、施工、竣工到試運行，少的一年，多的達3年～5年，而工程檔案收集必須是全過程參與。

1.2 涉及工作面廣、來源廣泛。一項工程的檔案絕不僅僅是建設單位或施工單位的事。它從形成、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監理、監督等參建單位共同完成，任何一方疏忽，未能及時歸檔資料，就會影響基建檔案材料的完整性。

1.3 檔案門類繁多、歸檔載體多樣。在建設周期內所產生的文件包括勘測設計、招標投標、工程施工等資料；涉及土建、安裝、電力等專業；歸檔載體有文字、圖紙、照片、證書、實物等載體；形成數量巨大、種類繁多的工程建設檔案，其專業性、綜合性是其他檔案管理所不具備的。

2 工程建設檔案管理面臨的問題

2.1 重工程建設，輕檔案管理，檔案管理意識淡薄。油田建設工程公司成立以來一直保持著高速發展，為使工程項目盡快發揮效益，往往更注重工程的有形建設，忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作。

2.2 檔案歸檔不及時，質量存在缺陷。工程建設參建單位多，且工期長、人員變動大，各單位對建設過程中形成的資料也未及時收集和妥善保管，檔案管理與工程建設不能同步進行，因此，檔案資料成套性差，準確性、完整性不夠。

2.3 重紙質文件歸檔，輕電子歸檔。在基建工程建設過程中，參建單位收集工程建設過程的紙質資料進行歸檔時，大部分資料員認為沒有必要歸檔電子文件，在收集的過程中也沒有保存電子文件。

2.4 利用檔案意識差，檔案利用率低。往往歸檔的檔案存放在檔案室，遇到問題有些部門沒有想到利用檔案來解決。而檔案部門也沒有對項目檔案實現信息化、網絡化管理，達到資源共享。

3 工程建設檔案管理措施

3.1 加強制度建設，規范檔案管理。完善制度，建立工程建設檔案管理制度，對組織體系、職責、考核，以及文件材料的收集、歸檔、整理、移交等流程都有明確規定，實現檔案管理規范統一、有章可循。

3.2 實施同步跟蹤管理，做好過程控制。實現工程檔案及時歸檔和案卷的真實性、完整性、準確性，需做好工程檔案提前介入、過程控制、同步跟蹤、事后把關，使其滲透于工程建設各階段、各環節中。

3.3 紙質與電子檔案同步管理，改變存儲和利用方式。要加強電子檔案的管理，實現紙質檔案與電子檔案的同步管理，真正實現檔案資源共享，為工程建設管理服務。

3.4 加強隊伍建設，提高業務素質。要加強業務培訓，首先，是檔案業務、工程專業基礎知識的培訓，使檔案人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認識，懂得工程施工流程。其次，對工程技術、參建單位人員進行檔案知識培訓，提高其業務素質和專業技能，使他們掌握檔案方面的有關規定和要求，督促相關人員嚴格按標準執行。

（作者單位：王麗，中石化河南油建工程有限公司檔案室；范悅青，中石化河南油田測井公司解釋研究中心；胡悅桐，電子科技大學經濟與管理學院；來稿日期：2014-08-19）