中職學校學生檔案管理思考

鄭鳳琴

學生檔案是學生在校期間學習狀況的原始記錄，記錄了學生的成長軌跡。同時也是學生管理、就業及社會選拔人才等的重要依據之一。目前社會上造假現象十分嚴重，為了維護學歷的嚴肅性和權威性，教育部于2001年正式成立了學歷認證中心。認證中專學歷時，規定需出具學生畢業學校提供的加蓋學校紅章的錄取審批表復印件、學籍證明等。在提供學生檔案利用時，筆者對發現的問題進行了思考。

1 學生檔案管理中存在的問題

1.1 學生檔案管理歸屬不明確，檔案保管分散。學生檔案材料主要包括：學生入學材料、新生錄取花名冊、入學登記表、學生各學科成績、學生獎懲材料等。學校招生就業處掌握著新生錄取的基礎信息，教務處保存著學生各科成績，學生處記錄著學生獎勵、處分等信息。這樣就形成了多頭管理，使檔案的整體性得不到有效發揮。這些部門又缺乏有效的溝通，致使學籍檔案不能完整及時歸檔。有些機構撤銷、合并后學生檔案交接不及時還會造成檔案材料的丟失。比如需永久保存的“新生錄取審批表”就是學歷認證必備的材料，一旦丟失，就給學歷認證帶來極大的麻煩。

1.2 學校、學生檔案意識不強。學校教師和管理人員常常把學生的教育、教學及管理作為重要任務來抓，認為學生檔案管理是軟任務和輔助工作，做得好壞對現行工作影響不大。思想上不重視，歸檔材料不完整，整理不規范。有相當多學生對所填寫的檔案材料不夠重視，比如在填寫“出生年月、姓名”等重要信息時不認真、和畢業證信息不符帶來不必要麻煩。

1.3 學生檔案管理沒有相對成熟的檔案管理軟件系統。學生檔案具有歸檔內容多、量大、存放周期短、流動快的特點，目前還沒有一套完整適用、統一規范的管理應用軟件，學生檔案管理基本上還處于傳統的、手工操作管理模式，難以適應現代化職業教育發展需要，也制約了學生檔案工作標準化、現代化進程。

1.4 學歷認證需求階段性強，學生扎堆來查閱，工作量大，疲于應付。近幾年來，醫師資格、護士資格等各種資格證考試報名都需要提供學歷認證報告書，往往很多人快到報名期限才慌著查檔認證。由于各學校檔案室檔案工作人員少，忙時一天能接待上百人查閱、復印、開具證明，工作量大。

1.5 滿足外地學生的查檔需求有一定的難度。學校面對全國招生，各個省市學生基本都有。本地學生在查檔時能攜帶相關證件、證明，外地畢業生往往是急著用，說來就來，沒有帶齊相關證件。為不耽誤學生，不論下班還是放假中，檔案人員總能給予辦理。更有外地畢業生嫌路程遠代價高，大多數找熟人代理。聯系不上熟人的靠打電話讓檔案人員給辦理。提供材料、開具證明要非常謹慎，還需問明當年班主任后方能辦理，如果清楚當時情況的老師不在，就沒法辦理。

2 解決以上問題的對策

2.1 必須建立以學校檔案部門為主體，各部門配合的學生檔案管理體制。學校檔案管理部門要積極主動介入學生檔案管理中去，學校各職能部門要確定一名兼職檔案員，負責管理本部門形成的學生檔案，并按規定向學生管理部門移交歸檔，做到統一歸口，最后由學生管理部門向學校檔案室移交學生檔案，有效解決高校學生檔案管理中各自為政的問題。

2.2 科學制定歸檔范圍，保證學籍材料收集齊全完整。學生從入學注冊到畢業這一期間形成的材料都要進行科學分類，規范管理，盡量保證材料收集要完整。比如新生入學時，應對照學校錄取花名冊逐一核對，以防錯誤。對在校生進行學籍填寫方面培訓，確保材料書寫規范，內容準確，保存長久。制定嚴密的收集管理制度，明確歸檔范圍和要求。檔案部門還應加強和各部門溝通協調，保證學生檔案材料完整準確。

2.3 學校應加大人員、資金的投入力度，采用現代化的檔案管理軟件。隨著中職學校在校生逐年遞增和畢業生就業制度的完善，學生檔案管理工作量顯著增加，運用數字化管理系統可隨時對學生有關信息進行核實更新，確保信息完整準確并提供快速利用。

2.4 提高檔案人員的素養。要樹立從事檔案工作的光榮感、自豪感、責任感，熱愛檔案工作，端正服務態度，變被動為主動，要有“送人玫瑰，手留余香”的心態，為利用者提供優質高效的服務。

（作者單位：河南煤炭衛生學校 來稿日期：2014-08-16）