圖書館檔案管理工作探析

曹淑霞

1 圖書館檔案及其特點

1.1 概念。檔案是指人們在社會活動中形成并保存下來以備查考的文件。“是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”圖書館檔案就是指圖書館及其工作人員在各項工作活動中產生并歸檔保存下來，且具有查考價值的材料。其內容十分豐富，它主要包括文件（上級文件、館內文件）、規劃計劃、報告批復、工作人員的基本情況、科研成果記載、年度工作總結、考核評估、業務工作、館舍情況，等等，真實地記錄了圖書館每一個時期的基本狀況，揭示圖書館發展軌跡，所以檔案管理是圖書館管理工作的組成部分，也是社會文化的一部分。它為圖書館向更高層次的發展，提供真實可靠的依據。

1.2 圖書館檔案的特點。圖書館檔案除有其他檔案具備的特點外，又具有自身行業特性。

歸屬性：圖書館檔案一般隸屬于上一級組織，并接受上一級組織工作指導。比如社會圖書館隸屬文化部門，學校圖書館隸屬學校。所以，圖書館所保存的檔案大多數是關于自身建設、活動、館員情況等文件資料，一部分是上級部門下發的文件及檔案復制品。比如文化部門針對單位頒發的有關圖書館的政策性、指導性文件；圖書館移交上級部門的館發展規劃、年度總結等文件。

針對性：社會各行政組織都有自己的行政材料、通知、行業制度等，圖書館不會把所屬行政單位的全部資料作為檔案保存起來。以檔案方式保存下來的，都是涉及圖書館或者與圖書館工作相關的資料，比如文化建設、讀書活動等材料。對于一些時效性特別強文件、通知、政治學習材料等，因為上級部門保存，圖書館一般不作為檔案重復保存。但是，對于行業重要文件，比如《文化部、財政部關于推進全國美術館、公共圖書館、文化館（站）免費開放工作的意見》、《全國公共圖書館事業發展“十二五”規劃》等綱領性文件，圖書館要倍加關注，復制保存。增強針對性才能防止圖書館檔案的龐雜，保證圖書館檔案的行業特性。

具體性：圖書館檔案有很強的具體性，它不僅是上級部門管理工作的一部分，又是圖書館各項工作的組成部分。圖書館各部門工作細則、行為規范、工作流程、業務檔案、統計數據、統計報表，等等，真實地記錄圖書館各工作崗位狀況，真實反映圖書館每一階段的工作狀態，這部分資料在圖書館檔案中占了重要部分。

2 圖書館檔案在圖書館發展過程中的作用

圖書館檔案真實、具體地記錄了圖書館的建立、發展與演變。社會文化建設快速發展，數據時代到來，使圖書館不斷涉及新的文化領域，所產生的社會影響也越來越大，檔案管理與挖掘在圖書館發展過程中顯得尤為重要。

2.1 圖書館檔案為圖書館發展提供依據和參考。圖書館檔案是對圖書館各方面最原始記錄，它包含圖書館組織、館舍設施、人員編制、科研成果以及圖書館開展和參與各項活動詳細情況，有著很強的真實性與可靠性。通過檔案可以了解圖書館各階段工作環境，業務狀況、讀者服務以及專業技術人員的科研情況；了解圖書館各階段信息資源結構及資源建設狀態；在管理決策過程中可以從中發現問題、解決問題，有的放矢地制定出發展規劃。同時，圖書館檔案是行業評估最有力的佐證，在全國第四次公共圖書館評估定級中，評估標準所涵蓋的六大項工作，需提供相關檔案材料的項目高達 60%以上。由此可以看出，豐富翔實的檔案資料是圖書館工作步上新臺階的重要保證。

2.2 圖書館檔案為圖書館人才建設和情報學研究提供可靠保證。科研代表著一個圖書館的專業研究水平和業務工作水準。圖書館檔案真實地記錄著每一個館員的業務素質及學術情況。這些資料為后人開展理論研究、提升業務素質打下了基礎。圖書館管理者根據檔案資料，制定出科學合理的人才培養與科研規劃，進行科學合理的考評與管理，為圖書館人力資源建設提供真實依據。檔案更是新人接受業務骨干的傳、幫、帶，盡早進入工作狀態的最佳途徑。系統完整的檔案資料，為圖書館學、情報學研究提供現實依據。

2.3 圖書館檔案是社會、組織文化建設的一部分。無論是社會圖書館還是高校圖書館，檔案是社會文化建設的一部分，是文化建設的歷史記憶。就圖書館本身而言，圖書館是社會文化發展和文化展示的窗口，社會信息的集散地。因此，圖書館檔案資料有著很高的社會文化價值，對社會文化建設有著特別的意義。

2.4 圖書館檔案是對讀者進行教育的重要教材。圖書館的服務職能決定了其檔案資料來源于社會各階層的文化需求，有相當一部分檔案資料是讀者與圖書館的聯系信息。圖書館通過檔案資料了解讀者的需求意向，利用自己的館藏數據、管理數據、館員介紹等第一手資料向讀者展示圖書館的發展情況，教育公眾、引導公眾利用圖書館、熱愛圖書館。

3 圖書館檔案管理存在的問題

3.1 管理意識淡薄，缺乏健全的管理制度。信息數字化、服務現代化是展現圖書館工作的亮點，忽略檔案管理是圖書館的共性。計算機技術的普及，人們對數字資源的利用率遠遠超過紙本資料。數字圖書館建設成為圖書館管理的重中之重，檔案建設與管理邊緣化已成事實。意識缺乏、認知薄弱導致圖書館檔案管理松散，沒有基本的管理制度與搜集整理措施。檔案的管理只是習慣性無序存放，對大部分圖書館建設、發展以及在各項政治、文化活動中相關資料不做歸整和深度開發，導致重要檔案信息缺漏項普遍，丟失現象時有發生。一旦使用，便出現檢索困難，查準率低，造成無法彌補的損失與遺憾。

3.2 管理模式落后，檔案利用率低。圖書館檔案管理模式落后，嚴重脫離新時期的管理方法。一個書柜裝載一個圖書館歷史的檔案管理模式非常普遍，尤其是在數據庫、行業網絡、資源共享等信息技術深入社會領域的今天，傳統的檔案形式、落后的管理方法、無序的資料存放都為圖書館檔案利用帶來困難。這種局面且不說為社會文化建設提供高質量的信息服務，就是對圖書館行業網絡開發也很困難，更談不上行業檔案共享。在這種條件下，圖書館檔案利用率也只是保留在資料的傳統查驗，起不到應有作用。

3.3 管理人員專業素質有待提高。圖書館檔案管理人員的綜合素質決定檔案管理水平的高低。目前圖書館檔案管理人員大多是辦公室人員兼管，他們缺乏檔案管理意識和專業知識，只做一些日常工作檔案的簡單歸類與存放，不重視檔案歸檔，更談不上挖掘資料科學建檔的能力。

4 提高圖書館檔案管理水平的對策

4.1 樹立一盤棋思想，健全圖書館檔案管理機制。提高管理意識是做好檔案管理的基礎。圖書、信息資源、檔案對圖書館來說是不可分割的整體。圖書館要全面發展，一定要把檔案管理納入圖書館發展規劃中來，并把它作為衡量圖書館管理水平的重要標志。管理上采取分工不分家的模式，設置專人管理圖書館檔案。保持檔案管理人員崗位穩定性，定期進行專業培訓。制定具體管理制度、規范工作程序、明確管理職責，把檔案管理納入圖書館建設軌道上來；另一方面，通過講座、宣傳等方式提高讀者對圖書館檔案的利用意識。引導讀者從圖書館檔案信息中了解圖書館的人力資源、各項規章、信息分布及最新信息狀況。實現檔案信息與信息資源價值共存的良性狀態，使圖書館與讀者相融相得，以此促進圖書館的建設與發展。

4.2 科學鑒定，有序挖掘。圖書館檔案關系到圖書館方方面面，可納入檔案的信息廣泛而龐雜，檔案鑒定尤為重要。設立鑒定小組，從實用價值、歷史價值、保存意義等角度對要收集的資料做出科學鑒定；根據來源、時間、內容等來判斷信息資料對本館的意義，確定保存的永久性或臨時性，并制定相應的時間表，對檔案進行上交、復制和剔除。

有序挖掘是圖書館檔案管理的關鍵。圖書館在考慮獨立性的同時，要兼顧與檔案部門的橫向聯系，重視信息共建。把與圖書館相關的文件、材料吸納到圖書館檔案中來，突出特色，實現獨立完整，又具特色的全方位的圖書館檔案信息系統。

4.3 加快檔案信息的數字化建設，實現管理“雙軌制”。圖書館檔案管理數字化，就是利用計算機對檔案信息進行檢索、統計、收集、登記等，減少檔案歸檔的各項手續與流程。數字技術是現代圖書館的核心，利用優勢，爭取上級部門的支持，改善管理設施，實現檔案信息數字化。但是，檔案信息數字化，并不代表廢除傳統的紙質檔案。數字化了的檔案講究存放環境高，又脫離原始載體，其穩定性變弱，在特定環境下影響信息再現；而紙張的物理性能和固態特征，決定了它的耐久性和原始性，壽命可達數百上千年。因此，數字化了的檔案與紙質檔案存在著緊密的互補關系，實行電子檔案、紙質檔案并存的“雙軌”管理，是提高圖書館檔案管理水平的最佳方案。

4.4 注重檔案管理人員的綜合素質，提高服務層次。圖書館檔案現代化管理屬于一種人與機的結合系統，圖書館的檔案管理工作人員是該系統中的一部分，其地位與作用是非常重要的。首先，提高管理人員的檔案意識；其次，注重復合型人才的培養，有步驟、有計劃地對管理人員進行在職培訓，提高圖書館專業知識、檔案管理知識。培養管理人員的責任心。較強的鉆研能力、良好的專業素質、熟練應用計算機、良好的人際交往能力也是不可或缺的。只有這樣才能有效解決檔案信息化過程中所遇到的各種問題，才能依托現代化圖書館這個平臺，建立面向用戶的全方位服務系統和高效便捷的溝通平臺，提供快、準、穩的信息服務。

（作者單位：河南省委黨校圖書館 來稿日期：2014-08-18）