高校辦公自動化建設探究

吳衛成

隨著計算機網絡及多媒體技術的發展，某些高校以計算機為中心，將現代辦公設備與通訊技術、互聯網技術有機結合，自動化管理高校中的日常事務及信息資源共享等，形成一種高效、科學的辦公形式：辦公自動化。利用辦公自動化可以優化管理制度、提高工作效率，做到智能化、無紙化辦公等。

1.高校辦公自動化的意義

1.1提高工作效率、構建科學管理：通過辦公自動化，高校辦公資源得到有機整合，辦公相關流程簡易化，易于操作。自動化系統通過建立一個多功能平臺，不僅能滿足不同工作人員的不同業務分工需要，還能保證公共資源更快、更好地得到共享。高校辦公自動化利用智能化工作流程控制及相關監督功能，更科學地提高內部各學院、部門之間的協同工作能力，從而提高工作效率。

1.2公開透明辦公，工作成本降低。高校許多信息通過辦公自動化系統進行網上公開發布，工作流程的各環節系統自動備份，將高校的正常工作及管理流程透明化、科學化、公開化。高校辦公自動化將紙張的使用率降到最低，極大地降低辦公成本。以我校設備處簽訂合同為例：一份合同的簽訂需要經過中標單位修改，學校設備處、紀委、審計部門審核批示等步驟，這些步驟可以通過電子文檔的傳閱、審批、修改完成，最后打印出最終稿，極大地避免紙張浪費，節約辦公成本。

2.高校辦公自動化存在的問題

隨著網絡技術的日新月異及高校新型辦公設備的大量投入，高校辦公自動化正以飛快的速度向前發展，但現在還處于發展初期階段，因此還存在一些問題。

2.1高校辦公自動化水平存在一定問題。某些高校教職工對新辦公設備、計算機網絡技術比較陌生，不愿意嘗試、學習，仍使用傳統辦公方式。特別是一些中高年齡階段的辦公人員很少使用計算機處理日常業務，有些辦公人員只會簡單的文檔編輯、打印等單機操作，無法共享優越的網絡資源。因此，如果不促進辦公人員先進通信技術、計算機網絡技術的學習，高校辦公自動化發展進程將受到極大影響。

2.2傳統辦公與辦公自動化銜接問題。辦公自動化是以傳統辦公形式為基礎，利用計算機網絡技術加以改進，逐步取代傳統辦公模式。某些高校認為實現辦公自動化就是徹底摒棄以往一切傳統辦公形式，辦公自動化與傳統辦公兩種形態不能同時存在，只有選擇其一。某些高校盲目追求全新的辦公理念、走形式主義，沒有新舊辦公理念的過渡階段，最終導致辦公資源浪費、效率低下。

2.3辦公自動化建設過程中存在“重硬件、輕軟件”的問題。有些高校領導在辦公自動化建設中大量投入高配置的硬件設備而忽視與之相配合的軟件部分。硬件設備的過多投入導致高校中存在“重復投入”及“部分閑置”的現象。軟件開發、采購、升級的忽視將直接影響辦公自動化的管理及運行效果，同時辦公自動化網絡安全性及可靠性相應存在一定的隱患，極容易出現系統癱瘓、數據丟失、保密信息泄密等現象。因此，高校的投入應該軟硬結合、合理統籌。

3.高效辦公自動化建設存在的問題

高校辦公自動化在我國還處于建設發展時期，要將這一系統工程更快更完善地發展下去必須解決建設過程中出現的各種問題，在建設實施中解決上述問題的方法如下。

3.1適應時代發展，改變觀念，提高認識及辦公自動化水平。高校要發展、創新，必須認識到辦公自動化在現代高校中的重要性和必要性。高校領導層要將提高學校工作效率、建設節約型校園作為一項重要任務來抓，全校要解放思想、與時俱進，擺脫傳統觀念的束縛，學習新的辦公理念，掌握新的辦公技術。通過定期集中學習、培訓，建立一支穩定的、具有較高辦公自動化技術水平的隊伍，辦公自動化穩步向前發展。辦公自動化水平的提高，讓高校工作人員可以隨時隨地地辦公，休息時間同樣可以處理各種緊急事務，辦公場所不再局限于傳統辦公室，減少路途奔波時間，提高工作效率。

3.2高校辦公自動化是一項長期工程，在建設過程中不能盲目地“趕潮流”，自動化辦公發展初期在很長一段時間內需要將傳統辦公模式與辦公自動化相結合，兩種辦公形式并行發展。辦公自動化取代傳統辦公手段將是一個長期的過程，只有搞好這兩種辦公形式的銜接，最終才能實現高校辦公手段的變革。以我校院辦公文為例，公文前期修改階段可以通過電子文檔傳閱、修改，最后只有紙質文件經過相關領導審閱簽字確認后公文才會生效，公文后期存檔同樣以紙質文件形式存檔。目前我校還沒有承認電子簽章、電子存檔的有效性，因此現行的辦公手段是將電子文檔與紙質文檔相結合。

3.3高校辦公自動化系統的軟件與硬件建設相輔相成、相得益彰、缺一不可。辦公自動化的硬件部分主要包括：辦公信息的輸入、輸出，信息傳輸與存儲設備，信息處理設備，其他輔助設備等；軟件部分包括：OA工具軟件及平臺軟件、應用軟件等。辦公自動化硬件的合理投入能保證系統技術的先進與領先，而軟件的開發、資源庫的升級等更是自動化系統穩步發展的保證。“軟件開發”在辦公自動化建設中應該擺在首要位置，只有開發出適用的、高效的辦公自動化軟件，使之與相應的硬件相結合，才能建設出一個健康、成熟的辦公自動化系統工程。

4.高校辦公自動化建設的展望

辦公自動化建設是一項長期的、必然的工作，是提高高校辦公效率的重要手段，是數字化校園建設的必然要求。高校辦公自動化將向著辦公智能化、集成化、多媒體數字化方面發展。隨著計算機、多媒體技術的發展，數字化智能辦公將成為以后高校辦公自動化的發展方向，我們要有計劃、分步驟地建設辦公自動化工作，提高學校的辦公效率，為學校全面實現數字化、信息化而努力奮斗。

參考文獻：

[1]劉漢敏.高校辦公自動化建設的探討[J].武漢船舶職業技術學院學報，2007（2）.

[2]涂石橋.論辦公自動化[J].湖南行政學院院報，2002（6）.