電子文件檔案管理系統應用

肖燕

隨著信息全球化進程的加快，以及計算機科學的發展和計算機技術在各個領域的應用，依托于多媒體技術和互聯網發展的數字檔案管理逐步走上世界舞臺。雖然隨著電子文件檔案管理系統的普遍應用，電子文件檔案管理效益逐步得到提升，但是電子文件檔案管理在實際應用中依然存在許多問題和挑戰。本文在概述電子文件檔案的概念和特點的基礎上，總結我國目前電子文件檔案管理系統應用中的問題，并提出一些意見和建議以供參考。

信息時代的到來不僅逐漸改變著人們的生活方式和生活觀念，也改變著人們的工作習慣和工作方式。與花費整個組織約6%～15%的收入的紙質文檔相比，電子檔案的應用能夠在很大程度上提高文件檔案歸整的科學性。盡管使用電子文件檔案管理系統對檔案進行處理已然成為新時代辦公的必然趨勢，但是隨著電子文件檔案管理系統的普遍應用，電子文件檔案管理中存在的各種問題也隨之而來。

一. 電子文件檔案的概念及特點

根據2002年國家質量監督檢驗檢疫總局發布的《電子文件歸檔與管理規范》，可以得知電子文件是指“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”[1]。通過此定義可以看出，電子文件與其他形態的文件檔案相較而言具有其自身的特殊性。

電子文件檔案信息與載體的可分割性。電子文件檔案的儲存位置可以隨著互聯網等發生變化，但是本身的內容不會隨著復制和粘貼而發生變化，這種特性可以使得一份信息在不同的地方備份，而不會占用太多的空間和時間，同時還能保證信息的原始性和永恒性。

電子文件檔案信息的非人工識別性。電子文件檔案是以阿斯科碼的形式存儲于計算機或者硬盤中，是數字化的信息，只有通過計算機的智能解碼才能夠被轉換成人類可以識別的文字，而電子文件檔案信息不管在計算機內部還是其他載體之間進行傳遞，都是以阿斯科碼的形式進行。

電子文件檔案信息依賴于設備及環境。電子文件檔案信息的存儲、閱讀、傳遞等都需要借助于一定的設備才能實現，沒有這些計算機系統的存在，電子文件檔案信息只能是不能被解讀的且沒有利用價值的文件。同時，由于電子文件檔案信息的存儲嚴重依賴與計算機系統，所以計算機系統所處的環境，包括濕度、溫度等都將對電子文件檔案信息的完整性、可讀性造成影響。

電子文件檔案信息的可共享性和相對不安全性。因為電子文件檔案信息需要借助于計算機系統，所以互聯網的存在使得電子文件檔案信息可以實現世界范圍內的共享和利用，且共享文件的使用不受時間和空間的限制。另外，依賴于計算機系統的電子文件檔案信息也會受到計算機系統漏洞的影響，所儲存的信息有可能會被駭客竊取，這也使得電子文件檔案信息具有相對不安全性。

二. 我國目前電子檔案文件管理系統存在的問題

隨著電子文件檔案管理系統在企事業單位的普遍應用以及各機構對文件檔案信息化管理認識的不斷加深，電子文件檔案信息管理工作愈來愈受到人們的關注。雖然電子文件檔案管理系統隨著科學技術的發展而得到了一定的發展，但是在實際生活工作的應用中，依然存在許多問題。

電子文件檔案信息的原始性難以保證。電子文件檔案不同于紙質的文件檔案，它是依托于計算機技術和辦公自動化的一種數字化信息，紙質版文件的復制稿與原稿，正本與副本之間存在一定的差異，具有可區別性。但是電子文件檔案的可共享性使得，電子文件檔案信息的管理者難以區別信息的原始性，每個電子文件檔案的享有者都可以根據自身的需求和存儲的習慣，依靠自動化的辦公實現對信息的整合、分類以及修改，因此，電子文檔的管理者很難追溯文件的原始性。

電子文件檔案的安全易受威脅。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//www.ems86.com總第547期2014年第15期-----轉載須注名來源電子文件檔案信息的安全性受到多方面的影響，主要包含：網絡環境的安全性，網絡環境中病毒等的存在會造成文檔信息被竊取或丟失；電子文件檔案數據更改的不可逆性；電子文件檔案信息的載體容易受到環境等影響，載體理化性質的改變會造成數據的丟失等；第四，電子文件檔案中包含的某些重要信息，會誘使利益相關者的破壞或篡改，優勢甚至吸引網絡駭客的關注。

電子文件檔案的管理缺乏高素質的管理人員。電子文件檔案管理系統的應用，不僅需要檔案管理硬件上的配備，也需要高素質的電子文檔管理人員的存在。而目前，許多機構中電子文檔的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。雖然，組織或機構中引進了先進的管理設備，但是沒有高技術人才的操作和監管，仍然不能很好的發揮電子文件檔案管理系統的最大效用。

三. 電子文件檔案管理系統的優勢

電子文件檔案存儲量大， 形式豐富。電子檔案載體的體積雖然小，但是存儲量卻異常大。一個2G的閃存盤大致可以儲存40960張A4紙資料上的全部文字信息，相比之下，電子文件檔案的儲存節省了相當大的空間。另外，依托于計算機的電子文件檔案不僅僅可以保存文字信息，也能實現對聲音、圖像、影像的存儲和處理。

電子文件檔案便于歸檔和查閱。電子文件檔案可以在任意的時間進行規整，并且根據文件內容、文件保密度、文件儲存時間進行特別的歸檔，以供不同的人員和不同的部門進行檢索和查閱。同時，電子文檔管理者可以對電子文檔添加主題詞、著錄、檔案分類號等信息，以供使用者方便快捷的查閱所需信息。另外，隨時對電子文檔進行規整，可以避免文件的缺漏。

有利于信息整合和開發利用。與紙質文件檔案相比， 電子文件檔案信息能夠實現更為快捷的傳遞，建立科學的電子文件檔案管理系統，有利于實現信息資源的流通和信息價值的共享，能使檔案信息潛在的價值得到充分發揮，并為將來檔案管理工作全面深入的信息化打下基礎。

四. 意見及建議

加快電子文檔工作的現代化進程。電子文件檔案的管理部門要轉變思維，從紙質檔案工作的思路中走出來，加大對檔案管理工作的投入和重視，優化配置現代化的電子文件檔案管理系統，配備優良的硬軟件工作環境，最大程度上確保電子文檔現代化的可實施性

確保電子文件檔案可長期使用。由于網絡安全性等問題的存在，在電子文檔的管理中應該定期對電子文檔進行復制和保存，并定期更新網絡安全固件。也可以對文件既采用電子文檔進行歸整的同時也進行紙質版歸檔，以保證數據的有效性并實現數據來源的可追溯性。另外，而對那些參考價值重大，信息價值較高的文件可以仍舊采用紙質版進行保存。

提高電子文檔管理人員的素質。電子文檔管理人員的技術能力和職業素養的高低，直接影響著電子文檔的安全性和完整性。提升電子文件檔案管理人員的技術能力，能夠在很大程度上增加電子文檔的便捷性和安全性，發揮電子文件檔案管理系統的最大效用。

（作者單位：戶縣水政水資源管理辦公室）