論學校檔案管理的重要性

劉秉興

摘 要：從學校檔案管理對校園文化、健康發展、人才吸引等方面的重要性進行論述，以此為基礎，以喚醒學校重視校園檔案管理。

關鍵詞：校園文化；人力資源；檔案管理

隨著校園管理的發展，檔案管理已經成為一項同校園的人、財、物同等重要的管理項目，其作用和重要性越來越受到人們的重視，在學校教育發展中具有舉足輕重的地位。因為認識上的不足，大多數學校不重視檔案管理，致使大量有價值的檔案流失，給學校帶來不可估量的損失。本文在此論述檔案管理的重要性就是要喚醒學校檔案管理的意識，謀求學校教育的發展。

一、做好學校檔案管理有助于校園文化的建設

學校教育的健康持續發展，對建設校園文化有著不可替代的作用。校園文化并不是一朝一夕就能夠形成的，它是校園發展過程中行為習慣不斷沉淀和優秀經驗不斷吸取而形成的。

學校檔案是指學校在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案材料總稱，它是學校各項工作活動的真實記錄和歷史見證，是業務工作日常查考、總結經驗、決策研究、保障權益、編史修志的原始憑證和重要依據。檔案真實地記錄學校發展過程中的點點滴滴，也有著對校園文化的歸納、梳理。學校通過這些檔案資料的整理和價值判斷，取其精華，根據學校發展戰略和校園文化脈絡，總結和凝練校園文化，一以貫之，持續而有內涵。

二、做好學校檔案管理是學校教育健康發展的需要

一所學校要想發展離不開科學的管理。檔案管理工作是學校管理工作的一部分。記錄成長足跡、保存珍貴資料的檔案管理彌足珍貴，價值不可估量。在現實中，學校往往忽視檔案的重要性，忽視了檔案為學校形象、文化精神等方面的二次深層次開發。殊不知學校檔案管理是提高學校工作質量和工作效率的必要條件之一。

學校教育健康發展是決策者和社會大眾的追求。科學規范的檔案管理可以為掌舵人及時了解學校的整體情況，適時調整策略提供準確依據，為決策提供支持性證據。學校從創立到發展，積累了教育成果、重要文件、規章制度、財務資料、人力資源資料等大量資料，包括紙質文件、數字圖片、電子音像和實物等等。將這些資料整理保存起來并加以利用就是檔案管理。沒有檔案管理中提供的各種信息和數據，就無法在瞬息萬變的形勢下做出科學的決策。建立起檔案管理制度，設置從事檔案管理的崗位，科學地把各類文件、材料歸檔整理，按照科學流程進行檔案保管、保密、借閱和銷毀等內容。同時，還要對學校內外各種信息、知識和數據進行有效的識別、搜集、科學的加工和充分運用，利用現代手段進行存儲、索引、分析，從而為學校教育的發展插上翅膀。

三、良好的人力資源檔案管理有利于學校吸引人才

學校人力資源檔案是學校挖掘員工創造性的起點，員工畢業于什么學校、什么專業、擅長什么、愛好什么、曾經干過什么等等都是學校管理者挖掘員工潛力的依據。

受計劃經濟時代的影響，大部分人個人檔案在哪里，哪里就是自己一生奮斗的地方，哪里就是自己的家。學校管理者為什么不給他們這種感覺呢？根據國家檔案管理和人力資源的有關政策和辦法，建立科學的人力資源檔案，于己于人都有益處。

而今的學校是提供新增就業崗位的主要渠道，是人才發揮才能的主要平臺，是科技創新的重要力量。讓學校教育發展得更好，有利于國家的穩定發展。學校檔案管理是管理中必要的一環，也是衡量一個學校成績與管理水平的重要尺度，決定著學校未來的發展前景，對于實現預期的目標，不斷提高管理效率具有深遠的影響。

當下，學校檔案管理水平不容樂觀。在此論述這個命題就是要告訴學校做好檔案管理工作對于促進經濟社會的發展、不斷提升自己發展能力有著極為重要的作用。

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