論物業管理公司的內控建設

譚錦濤

摘要：目前伴隨著城市建設和房地產市場的蓬勃發展，做為房地產行業產業鏈下游的物業管理也由此得到迅猛發展。但物業公司普遍經營情況不甚樂觀，管理水平也參差不齊，特別是內控上存在較多問題。本文主要針對目前我國物業公司內控建設中的問題，提出科學完善內控建設的建議。

關鍵詞：物業企業 內控 制度流程

隨著經濟的發展，物業管理在日常生活中擔當著不可或缺的重要角色，人們對于物業服務需求日益強烈，要求逐漸提高。自從1981年深圳誕生第一家物業管理企業以來，目前已經歷了33年的發展。截至2012年底，我國已有71000余家物業企業，612.3萬從業人員，管理各類房屋面積達145.3萬平方米，年營業收入超過3000億元。物業行業發展迅速，入行門檻低，導致競爭日趨激烈，近年來面臨著成本急劇上漲、價格調控缺失、人員素質有待提高等經營問題，導致部分企業經營困難。物業公司必須提升管理水平才能有效應對激烈的競爭，提高盈利能力。加強內控建設是提升管理水平、防范經營風險、達成經營目標的有效途徑。

物業內部控制是指物業公司為了保障業務工作的有效運行，保證自身及其所管理的資產的安全和完整，而采取的預防、檢查、糾錯和防止舞弊的政策與程序，以保證財務信息的合法與真實。

一、物業管理公司的內控現狀及存在的問題

（一）對內控的重視程度不夠

首先，很多物業的管理層對內控的重要性認知程度不足，認為掃好地、看好門、種好花、收好錢就完成了物業服務，認為根本不必內控建設，或者按要求做了內控實施，但內控設計不完善，制度執行流于形式，監督約束作用發揮得不夠，相關環境建設不到位。其次，中層管理人員對內控建設不夠重視，沒有起到帶頭執行的示范作用，在工作中未能嚴格遵循內控制度；因為管理層沒有給予內控以足夠的重視，企業內無法形成嚴格執行內控制度的企業文化，導致員工對內控建設較陌生甚至迷茫。

（二）內控制度、流程建設不完善

很多物業公司，服務規模小，服務范圍窄，即使建立了內控制度，也存在很多細節性問題。

例如，在戰略決策層面上，未建立決策機制和決策流程，使企業戰略制定過于草率，導致盲目發展，或是發展戰略頻繁變動，造成經營失控甚至失敗。在組織架構上，未能科學嚴謹地設置治理結構和內部機構，容易出現機構重疊，職能交叉，或權責過于集中的一言堂現象。人力資源方面，員工普遍文化程度不高，加之對其培訓不足，工作能力得不到提高，工作效率較低；同時，物業企業普遍存在員工晉升通道過窄，人員流失率高等現象，而大部分物業企業未制定人力資源退出機制，導致企業面臨法律風險。在工程項目上和物資采購上，存在著制度不夠規范，執行不夠嚴格，管理存在死角，導致工程項目建設、發包、物資采購上，出現問題甚至舞弊現象。在預算上，由于規模小，很多物業忽視預算編制，或即使有編制執行也不夠嚴格，業績考核也不按預算考核，預算控制沒有發揮應有的作用在財務上，很多公司存在帳務設置不規范、財務管理混亂，導致財務信息不準確，不能為經營決策提供支撐；財務制度不完善、或制度執行不嚴格，同時缺乏成本控制的理念和方法，影響經營效益。

（三）監督力度薄弱

很多物業公司在內部監督上，做得還不夠，例如內部審計缺乏獨立性、客觀性。表現在有些公司沒有設置內部審計部門，即使設置了，也將其隸屬財務部。內部審計事項僅限于一般性的、簡單的財務審核，而未能對公司各個業務環節進行風險評估，對管理水平評價及員工績效考核也不到位，內部審計無法起到提升管理水平，提高經營績效的目的。

二、物業公司內控的改進措施和建議

（一）對內控建設予以高度重視

首先管理層要提升對內控建設的重視程度，認識到其在提高業務經營效益和效率上的重要作用。隨著經濟發展，物業管理行業將由勞動密集型向知識密集型甚至管理密集型轉變，提高內控建設非常必要，認識到借助內控會規范自身的經營，對內控建設上要傾注更多的資源和精力。其次，管理層要帶頭建設重視內控建設的企業文化，以身作則遵守內控制度；執行層要在具體工作中嚴格按照內控制度來安排和落實業務，并以此對員工進行監督；基層員工更要嚴格按照內控制度的每一細節規定來做好分內工作，并接受管理層的監督。

（二）完善內控環境

應從下面幾方面入手：

1、根據業務特點，建立和完善組織結構

物業企業應根據自身特點，設置不同層級的管理人員及不同功能的管理團隊，并在制定是保證各個層級之間可以互相監督、互相制約。在操作層面，由于業務繁多，所有崗位設置上應盡可能細化，要盡可能做到單個業務對應各單個崗位，如綠化、維修、監控、清潔、收費等崗位，每個業務板塊有專人負責，并制定相關的業務流程與制度以及考核辦法，公司設立品質監管部門，對各業務板塊進行檢查監督，發現問題及時整改，這樣權責明確，監管有序，防止多頭管理造成的扯皮現象。

2、加強企業培訓，提高員工素質

物業企業員工大部分構成為保安員、清潔工、綠化工及維修工等，文化水平參差不齊，更要加強員工培訓工作，提升整體素質。要開展不同形式的培訓活動，建立長效的培訓機制，幫助員工形成全方位的內控理念和知識培育，形成高度強調內控的企業文化。同時要加強對員工業務技能的培訓，使其盡快掌握勝任工作的技能；同時積極宣講公司理念，培養員工忠誠度。

3、結合業務流程，完善內控制度

完善在內控制度前，應當對物業公司的業務流程進行梳理，觀察有無不符合內控要求的地方，有無失控的環節，嚴防舞弊的發生，進而降低運營風險。內控制度的完善應根據實際經營情況來進行，而不必照抄照搬其他企業的制度。例如，物業公司應將涉及的業務職能，都要制定相應的管理制度，如保安消防、資產管理、承接查驗、財務收支、保潔綠化等業務，都要制定全面而細致的流程規范和管理制度，并對其執行情況做好日常監督檢查。對管理關鍵點，如資金收付、工程發包、采購、合同簽訂更要制定專門的內控制度和流程，并加大風險防控和監督力度，即完善內控關鍵點建設。在崗位設置上，要注意各崗位間的互相分離、互相牽制和互相監督，要設置專門的監管科室，來檢查考核業務部門的內控執行情況。同時要明確權責的劃分，集權基礎上根據實際情況可考慮適當放權，讓接觸業主的一線員工有快速反應、高效執行的靈活性。因為物業公司本小利薄，建立內控制度時也要注意成本效益原則，不能好高騖遠，一味追求大而全，內控制度的建設應務實完整，可操作性強，與公司規模相匹配endprint

（三）完善內控關鍵點建設

完善物業公司內控，要把握好事前、事中和財務管理這三個關鍵點。

1、要加強事前管理

如在簽立合同時就應制定好雙方權利義務，在實際工作中要做好預防性提示服務；承接項目之前做好成本效益分析，通過科學合理地決策程序做出最終決策。日常管理中，在業主入住時事先告知注意事項并簽訂小區文明公約等，將管理控制手段推至管理前端，對業主的不符合規范的行為要及時根據條約規定加以制止，這樣在事故糾紛發生時，有利于物業公司減少責任，降低風險。積極采用投保手段來作為風險化解手段，提高用于保險支出的資金比例。同時，在保安、綠化、保潔等業務外包前，要注意確定服務質量的標準，做好前期調研工作，考察外包公司的資質、業務能力等，并制定嚴格的考核辦法以確認其業績，防止服務風險。

2、要加強事中管理

從物業公司的業務范疇角度，在現場巡視、消防治安、人員查驗等業務上，要注意確保小區現場的安全、有序及公共設施的防護，并加強巡視、及時解決突發事件；在后勤供給與資產管理上，要注意與信息系統的緊密結合，崗位設置中，要落實不相容崗位分離規定，實施輪崗制度，防止舞弊現象發生。

3、加強財務管理

保證企業經營成果的完整性。除了傳統企業財務管理涉及到的人、財、物上，落實制度規范、執行嚴格、風險防控有力、資金效益提高等要求外，還要注意信息的公開透明，如對賬目做到公開披露，積極接受業主委員會的監督。對分戶住房維繕基金也應明細核算，主動公示。

（四）加強監督并定期審計

對內控要全過程、全方位監督和評價。所有業務都應該進行全面而經常性的監督、審核以及評價，建立嚴密的監控防線，防止權責混亂。重視內部審計的作用，提高內審部門的獨立性和地位，對內審提出的意見認真進行整改；也可以采用專項審計等方法強化內控監督的落實，必要時也可聘請外部審計機構來對物業內部各個管理環節進行內控評價、對財務狀況進行監督，并提出積極有效的改進建議，以促進企業內控建設水平的提高。

三、結束語

縱觀我國物業公司的內控情況，總體來說與先進國家的物業管理水平還有很大差距，需要從理念轉變、制度建設、規范執行、加強監管等方面入手，完善內控環境，結合自身特點制定內控制度和流程，完善物業公司內控關鍵點建設，加強監督并定期審計，使內控發揮實效，促進自身發展。endprint