高校電子文件歸檔與管理模式探究

劉麗

（湖北水利水電職業(yè)技術學院，武漢430070）

1 電子文件的定義和特點

關于電子文件的定義，我國《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》指出，電子文件是在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并且可以在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。簡言之，電子文件是“具有保存價值的、已歸檔的電子文件及其相應的支持軟件、參數(shù)和其他相關數(shù)據(jù)”。

較之于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件具有高度的共享性，理論上其使用不受時間和空間的控制；同時，電子文件不需要太大的物理保存空間，使得信息承載效率大大提高。隨著信息技術的迅速發(fā)展，電子文件已經(jīng)成為高等院校信息化建設的基礎。得益于電子文件的使用，高校辦公效率大大提高。然而，不同的歸檔和管理模式對于電子文件利用效率的影響是存在區(qū)別的，下文將對高校電子文件歸檔和管理模式進行分析和探究。

2 高校電子文件歸檔和管理模式分析

2.1 辦公自動化的引入 所謂辦公自動化，即將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結(jié)合起來的一種新型辦公方式。它利用現(xiàn)代通信技術、辦公自動化設備和電子計算機系統(tǒng)或工作站來實現(xiàn)事物處理、信息管理和決策支持的綜合自動化。得益于教育信息化的深入開展，校園網(wǎng)在各高校逐漸架設完畢，目前我國的高等院校基本已經(jīng)實現(xiàn)了辦公自動化（Office Automation，下稱OA）。辦公自動化系統(tǒng)正在取代著傳統(tǒng)高校辦公所使用的公文和函件。

2.2 高校電子文件類別與形式 伴隨著辦公自動化的開展，大量的電子文件開始產(chǎn)生。就高校日常工作所形成的電子文件而言，其可以分為OA系統(tǒng)內(nèi)電子文件與OA系統(tǒng)外電子文件。不難理解，OA系統(tǒng)內(nèi)的電子文件主要是由使用OA系統(tǒng)而產(chǎn)生的，如學校財務系統(tǒng)、學籍系統(tǒng)以及招生系統(tǒng)等數(shù)據(jù)庫中產(chǎn)生的文件；而OA系統(tǒng)外的電子文件開始并不在數(shù)據(jù)庫之中，是由于發(fā)生了某些活動而需要記錄或進行保存而產(chǎn)生的，如學校教學和科研活動產(chǎn)生的文件和日常行政管理所產(chǎn)生的文件等。此外，一些紙質(zhì)文件在辦公自動化和無紙化的要求下也逐漸過渡成為電子文件。

2.3 歸檔與管理模式 對于數(shù)量眾多，內(nèi)容龐雜的電子文件，對其進行歸檔和管理是至關重要的。現(xiàn)階段針對高校校務產(chǎn)生的電子文件，按其來源不同，可以分為OA系統(tǒng)內(nèi)文件歸檔和OA系統(tǒng)外文件歸檔。一般而言高校的OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相連通，將OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成檔案管理系統(tǒng)可識別的格式后，檔案管理系統(tǒng)中的目錄則可以與轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)進行對接，從而實現(xiàn)自動歸檔，如學籍系統(tǒng)中學生的入學年份、畢業(yè)年份和專業(yè)等數(shù)據(jù)在檔案管理系統(tǒng)中都有相關的目錄，進行歸檔時只需將數(shù)據(jù)進行導入并轉(zhuǎn)換格式即可；而對于OA系統(tǒng)之外的數(shù)據(jù)，則必須事先委派檔案管理人員建立目錄數(shù)據(jù)庫，待到事務發(fā)生后，將產(chǎn)生的電子文件錄入該數(shù)據(jù)庫中以進行歸檔管理。例如高校中師生進行科研立項申報而產(chǎn)生了申報電子表格、相關科研論文成果以及其他文件時，一個關于科研立項的數(shù)據(jù)庫必須事先就建立起來以保證科研立項的電子全文能夠被順利錄入數(shù)據(jù)庫進行歸檔，日后就能對立項的學科、日期、項目大小等進行查閱和管理。此外，由于某些事務的特性以及辦公自動化的滯后性，文件仍以紙質(zhì)的形式存在，此時就需要專人將紙質(zhì)文件錄入為電子文件進行保存，再按OA系統(tǒng)內(nèi)外的分類進行歸檔。下圖顯示了高校電子文件歸檔和管理的主要模式。

圖1

3 存在問題

現(xiàn)階段高校內(nèi)雖然建立起了依托于辦公自動化的電子文件歸檔和管理模式，但由于對具體校務的歸檔方式和管理方法并不明確，使得高校電子文件歸檔和管理存在著主觀性和隨意性，影響了教研和師生管理的效率。具體而言，在歸檔和管理模式中主要存在著如下幾個問題：

3.1 校務導向型管理，缺乏標準性 高校的電子文件管理工作一般是校務發(fā)生到哪里，電子文件管理就跟隨到哪里。這樣的模式下，管理體系比較靈活，能夠適應不同的校務，但是缺乏整體考慮和長遠規(guī)劃，難以達成統(tǒng)一的標準。

當具體校務發(fā)生時，高校往往著眼于眼前的業(yè)務需要，忙于查漏補缺，為新發(fā)生的校務進行電子文件的歸檔和管理工作。不同校務電子文件的格式、大小和相關要求也不盡相同，當進行全校電子文件整合工作時，這樣的管理方式會給檔案人員造成諸多不便，如格式轉(zhuǎn)換，訪問權(quán)限獲取等。這是一種自下而上的管理模式，信息意識和基礎設施發(fā)達的校內(nèi)基層單位會積極的做好電子文件管理工作，而越往高層，電子文件管理的行動越遲緩。如果缺乏科學的引導和標準化管理，而是僅僅由校務基層實施單位進行電子文件的歸檔和管理工作，將會引起改造成本提升、投資重復、信息資源分散及信息孤島等風險。

3.2 分段管理，缺乏統(tǒng)一性 高校電子文件的管理多遵循分段管理的模式，即將文件的管理過程分為前期文件處理和后期檔案處理。電子文件由生成到歸檔，往往由該文件隸屬的校務發(fā)生部門進行管理；之后進入保存環(huán)節(jié)時，則再由校檔案館等部門負責。

對同一文件采取分段管理的方式，由于文件處理和檔案管理的標準各不相同，對應的技術方法也有區(qū)別，這會造成校內(nèi)各部門之間缺乏銜接和協(xié)同的局面，使得同一份電子文件可能被重復的編號和標記，造成工作效率的損失和人力資源的浪費。

3.3 高素質(zhì)檔案管理人員缺乏 計算機技術發(fā)展迅速，辦公自動化系統(tǒng)常面臨著更新?lián)Q代。而高校內(nèi)的檔案管理人員的知識構(gòu)成和技術水平往往跟不上系統(tǒng)和硬件變化的速度，致使檔案和文件管理工作中形成不必要的操作障礙，人力資源沒有得到最大限度的發(fā)揮。在電子文件環(huán)境下的高校檔案管理人員，首先必須了解檔案和文件管理的流程，其次還必須熟練運用各種辦公自動化系統(tǒng)，并且具有一定的學習能力。而現(xiàn)階段高校內(nèi)的檔案管理人員則遠遠沒有達到這一要求，造成電子文件的運行和保存隱患重重。

3.4 電子文件安全性低 高校電子文件存儲著校內(nèi)重要的學研和辦公數(shù)據(jù)，其安全性的高要求不言而喻。而目前高校內(nèi)電子文件的安全性普遍較低。首先，由于檔案管理人員對電子文件缺乏深度的認識，對于電子文件的備份和保存往往較為疏忽；其次，由于防火墻技術、加密技術等計算機中保障文件安全的技術現(xiàn)階段并未大規(guī)模的被采用于高校辦公自動化系統(tǒng)中，使得電子文件面臨著被竊取和修改的風險；最后，由于學校各部門并未明確相關的條例和制度，各級行政和教學人員對于電子文件的訪問權(quán)限并不明晰，且由于校內(nèi)硬件設備的共享性，移動硬盤和U盤等存儲設備時常的接入增加了硬件感染計算機病毒的風險，一旦硬件中毒將破壞其中保存的電子文件和相關數(shù)據(jù)，給高校的電子文件保存工作造成極大的損失，日后的修復代價將是巨大的。

4 對策

針對高校電子文件歸檔和管理工作中存在的問題，檔案管理人員想要積極、順利、正確地開展工作，就必須在以下方面加大投入力度，形成規(guī)范和制度：

4.1 加強電子文件一體化管理 針對高校中校務為主導的電子文件管理方法，必須形成電子文件的一體化管理方式。對校內(nèi)的檔案系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)流程進行重組，從結(jié)構(gòu)上改變“各自為戰(zhàn)”的形式，高校各部門在下一工作年度開始前應當使用相同的數(shù)據(jù)庫以及相同格式的數(shù)據(jù)，以保證不同部門數(shù)據(jù)傳輸和轉(zhuǎn)換時的數(shù)據(jù)兼容性；同時，預先估計下一年度可能發(fā)生的校務，就此編制對應的數(shù)據(jù)庫以適應校務的要求，為日后的文件歸檔和管理工作做好充分的準備。

4.2 明確高校各部門職責，變分段管理為協(xié)同管理 分段管理的弊端前文已有說明。校務部門和檔案部門應當協(xié)同合作，彼此的工作必須互有滲透，相互補充。在校務發(fā)生時，行政或教學環(huán)節(jié)中的部門在對電子文件進行錄入和保存時應當詢問和參考檔案部門的管理格式和規(guī)范，為文件交接的流暢性做出準備；檔案部門在接收電子文件時，應當注意電子文件的編號和說明，避免重復錄入和格式不同的情況。兩段部門形成一個有機整體，針對電子文件歸檔和管理這一共同的事務目標各司其職且相互幫助，以形成效率最優(yōu)。

4.3 提高電子文件管理人員專業(yè)技能和素質(zhì) 電子文件的歸檔和管理需要復合型的管理人才，既熟悉檔案管理業(yè)務又精通計算機技術。高校必須有意識有步驟的采取人才培訓和人才引進的方法以達到復合型人才的要求：一方面，對于已經(jīng)在校從事檔案工作的人員，他們已經(jīng)積累了一定的檔案管理工作經(jīng)驗，應對這部分人員進行計算機知識和辦公操作系統(tǒng)的培訓，使其系統(tǒng)的理解電子文件的特性，發(fā)現(xiàn)并體會管理過程中的重難點，并通過模擬操作和實訓來提高自身的業(yè)務技能和素質(zhì)；另一方面，高校必須充分引入競爭機制，對于無法適應辦公自動化和電子文件管理標準化的工作人員，應當引入競爭機制，在加入適應崗位要求人才的同時有步驟的進行淘汰篩選，以達到提升人員素質(zhì)和質(zhì)量的目的。

4.4 提升電子文件的安全性 高校電子文件面臨著有意威脅和無意威脅。所謂有意威脅，即惡意對電子文件進行竊取、修改和破壞等。對于這種風險，應當以預防為主。將數(shù)字加密技術與防火墻技術引入校園網(wǎng)，使得各部門的電子文件處于封包狀態(tài)中，減少被竊取和利用的可能；同時利用IP訪問限制技術，規(guī)定不同部門不同人員訪問電子文件的權(quán)限，以明確文件的使用和修改范圍，為電子文件的歸檔和管理創(chuàng)造一個安全的先決條件。而面對無意威脅，即由于操作不當或者無意將病毒感染到硬件而造成的風險，應首先在電子文件歸檔和管理系統(tǒng)中設置明顯的保存按鈕，以備操作人員實時保存；同時應當強化操作人員的備份意識，強調(diào)電子文件的珍貴性和重要性；最后，高校應當出臺相應的條例和規(guī)章制度，對于涉及電子文件管理的重要硬件設備和網(wǎng)絡，應嚴格禁止接入外接存儲設備，以保障文件安全。

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