檔案信息化建設之我見

周昕

[摘 要]采用現代化信息技術改造傳統檔案業務，不斷適應數字環境下檔案活動的發展變化、提升檔案管理水平和服務效率，最大限度地滿足社會檔案需求，是檔案信息化工程建設的主要目的。

[關鍵詞]檔案信息化；建設；長江水文

檔案信息化是國家加強對信息資源掌控的一項戰略舉措，是檔案事業今后發展的重要目標。采用現代化信息技術改造傳統檔案業務，不斷適應數字環境下檔案活動的發展變化、提升檔案管理水平和服務效率，最大限度地滿足社會檔案需求，是檔案信息化工程建設的主要目的。

檔案信息化建設內容十分豐富。檔案信息化工程建設包括基礎設施建設、信息資源建設（檔案目錄數據庫建設、電子文件歸檔與管理、檔案數字化）、應用系統建設（檔案管理系統建設、電子文件中心建設、檔案網站建設、數字檔案館）、標準規范建設、人才隊伍建設、安全保障建設等硬、軟件系統工程建設。長期研究理論的筆者有幸對長江中游水文水資源勘測局開展檔案信息化工作進行調研交流，初步形成了一些粗淺的見解。

長江中游水文水資源勘測局是國家二級科技事業單位檔案管理單位。其檔案管理工作在貫徹《ISO9000質量管理體系標準》工作推動下，基礎設施的硬件工程建設，法律、法規的貫徹落實、管理制度建設、人員培訓等軟件工程建設都得到了實質性加強和提升。

長江水文在實現水位、降水量信息采集自動化、信息固態存儲記錄，各項水文要素測驗、分析、計算、報訊至水文資料整編成果，河道測繪工作的導航定位、測量資料記錄、分析、整理、成圖至項目全套成果，全自動水質監測、分析至成果報告，各職能部門辦公自動化形成的管理文件，歷年水文年鑒錄入數據庫、歷年河道測繪底圖數字化等工作，為檔案信息資源建設積累了豐富的數字化信息，為檔案信息化建設奠定了基礎。《科怡》檔案管理系統的應用，促使檔案信息化建設邁上了新臺階。

信息化的難點在于信息的收集和保存。隨著物聯網和云計算技術在水文工作領域的應用和發展，將為水文信息的采集、存儲開辟新途徑。不斷研發、實現新科技在水文科研、生產領域拓展應用后的水文信息轉換和管理，形成分別滿足水利水電規劃、設計、建設，防汛抗旱專業應用及社會不同部門、不同層次需要的科技檔案，防止電子文件因生成環境改變而導致文件信息失真和處理、利用上的困難等問題發生，為檔案信息化建設的深入開展提出了新課題。

檔案信息化的核心是電子文件的管理。目前該局使用的儀器設備系列、型號多種多樣：水文測驗、河道測繪、水質監測三大產品的不同測驗項目所使用的儀器設備，既有歐、美、日本、澳大利亞等不同國家的產品，也有南京、重慶水文儀器廠及長江水文科研所等廠家的產品，不同儀器設備對信息的采集、記錄、傳輸、存儲方式各異。信息采集、記錄的復雜性和載體的不穩定性，電子文件易發生改變和丟失的特性，文件內容與表達內容的數字代碼之間、數字代碼序列與其存儲載體之間不具有固定關系、電子文件依賴生成技術環境的特點，維護電子文件的真實性、信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性，使電子文件的管理成為檔案信息化建設的核心。做好電子文件的管理工作是確保檔案信息化建設成就的關鍵。

檔案事業的發展和騰飛，既要依靠科學技術的發展進步，又要依靠高素質管理的人才隊伍。檔案信息化是網絡化、數字化、規范化的集成，涉及檔案管理、電子信息、網絡技術等專業綜合技術。在檔案信息化工作過程中，筆者深感：在進行檔案信息化建設中必須注重軟硬件工程建設并舉；注重檔案科技發展規劃和實現規劃措施的落實；加強檔案科技發展工作、促進檔案事業發展和騰飛，需要大力加強電子信息資源及信息化建設管理復合型人才培養，建設高素質檔案管理隊伍。

目前，長江水文的檔案管理人員，絕大多數為非檔案專業的轉行人員。雖然他們有從事專業工作的豐富經驗，對接收和審查入檔資料、保證歸檔資料的系統、完整以及在提供快捷、滿意服務等傳統檔案業務工作中起到了積極作用，但受檔案工作科學化、正規化、信息化認知缺陷及檔案管理專業理論水平不高所限，特別是缺乏對檔案信息化工程建設總體及實踐過程的真正理解，思想觀念轉變滯后于科技發展，致使檔案信息化建設工作尚不夠深入，客觀上影響了檔案信息化建設工程總體進程、效率和檔案信息化成果的利用。改變檔案管理人員構成、建設高素質復合型管理人才隊伍，是促進檔案信息化建設工程的重要舉措。

筆者以為，開展檔案信息化建設，要增強理念信仰意識，要以黨的十八大精神為指導，認真落實《檔案法》等有關法律、法規及管理制度，推進依法治檔、加強檔案管理工作，深刻認識加強檔案科技發展、檔案信息化建設、檔案管理隊伍建設及不斷提高檔案管理人員素質的重要性、必要性和緊迫性，以只爭朝夕的態度和執行力，打造檔案信息化工作深入開展的堅實基礎、注入持續發展動力，用知識、智慧和辛勤勞動促進檔案事業健康發展，讓檔案事業在東方飛揚。