淺談文書檔案管理的辦公自動化應用

李娜

摘 要：本文首先對氣象文書檔案管理工作進行了說明，發(fā)現其中存在的問題，并提出辦公自動化對氣象文書檔案管理工作的必要性。接著，作者對文書檔案管理的辦公自動化過程進行了詳細的介紹，并通過實例闡述辦公自動化對文書檔案管理工作的促進作用，希望本文能夠為氣象文書檔案管理工作的開展提供幫助和建議。

關鍵詞：文書檔案管理 辦公自動化 氣象辦公

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）05（b）-0138-01

我國的氣象部門主要以天氣氣候監(jiān)測、預報為中心，以災害性天氣為重點，為地方氣象預警、氣候變化、社會防災減災提供重要科學依據，其中很多特殊的氣候變化是有規(guī)律可循的，如大風、暴雪等，因此，根據已有的氣象檔案分析和預測未來氣候變化是氣象部門重要工作之一，這就意味著，氣象文書檔案管理工作在其中發(fā)揮了巨大的作用。在科技高度發(fā)達的今天，文書檔案管理工作應該怎樣進行，是值得我們思考的。

1 氣象文書檔案管理工作中存在的問題

1.1 文書檔案管理工作龐雜

氣象文書檔案管理工作包括資料收集、資料保存和資料使用三個基本環(huán)節(jié)，而其中資料的內容和保存的方式又有多種，如有些資料是紙質的，有些資料是實時記錄的，并且，檔案的建立也分橫向建檔和縱向建檔及交叉建檔等多種方式，因此，文書檔案管理工作顯得十分龐雜，使得工作效率提高成為一件難事。

1.2 文書檔案管理工作者工作熱情不高

氣象文書檔案管理工作與氣象部門的社會職能實現相關，因此，這種工作可以說是意義非凡的，但是，文書檔案管理工作者的實際工作熱情并不高，這與文書檔案管理工作的特征相關，一方面，檔案資料復雜，使得檔案管理工作十分辛苦；另一方面，檔案管理工作的日常程序又比較枯燥。工作者的實際工作熱情不高，使文書檔案管理工作的實際效用發(fā)揮受到了阻礙。

1.3 引入辦公自動化對氣象部門文書檔案管理工作的必要性

辦公自動化是在現代信息科技支持下發(fā)展起來的工作方法，是指采用計算機為工具，利用其大容量存儲和轉移的方便性完成辦公室工作的過程。目前氣象文書檔案管理工作中的問題主要是由于文件龐雜、工作模式老舊造成的，而辦公自動化恰巧能夠應對這些問題，因此，在氣象文書檔案管理工作中使用辦公自動化，是提高辦公效率的必要途徑。

2 文書檔案管理的辦公自動化過程

2.1 選取合適的辦公自動化工具

辦公自動化需要用到很多工具，包括硬件的部分和軟件的部分。在硬件的部分，配備電腦、連接網絡、配置打印機、掃描儀、傳真機等都是必要的，氣象部門也可根據各辦公室的辦公特點不同配備其他硬件設備如攝像機等；而軟件的選取則需要與氣象檔案管理工作相結合，盡量在龐雜的辦公軟件之中選擇適合氣象檔案歸檔和調用的軟件，并聘用專業(yè)人員建立相應的數據庫等，使檔案的大量存儲成為可能。

2.2 對檔案管理工作者進行辦公自動化技能培訓

不是所有檔案管理工作者都能夠熟練的使用辦公自動化工具，在辦公自動化成為檔案管理工作的主要方式之后，辦公自動化技能成為檔案管理者的職業(yè)技能之一，因此，對檔案管理工作者進行技能培訓成為當務之急，首先，應增加對辦公自動化工具的投入，使檔案工作者有機會對這些設備進行了解、學習直至熟練運用，達到增強業(yè)務技能、提高管理水平的效果；其次，應以“自學為主，培訓為輔”為模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，要明確“通過不斷學習獲取知識是提高職業(yè)技能的根本途徑”這個道理，對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業(yè)務學習成績作為業(yè)績考核的一部分，保障檔案人員業(yè)務水平隨時代變化而不斷提高；最后，加大檔案部門間、區(qū)域間系統合作的力度，不斷擴大自身的交際面。通過交流，學習兄弟單位成功的經驗方法，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷擴充檔案管理人員的信息源和創(chuàng)新思維。

2.3 對文件檔案管理工作建立標準工作程序

辦公自動化使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通信線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的管理方式與紙質載體檔案的管理方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式的檔案，建立規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性檔案管理標準，如，規(guī)定紙質文件轉為電子文檔的格式、規(guī)定檔案記錄的基本信息標準等，這是每個工作人員的基礎業(yè)務標準化的過程，也是保證辦公自動化行之有效的前提。建立標準的工作程序能夠使檔案管理人員的業(yè)務水平提高的更快，使辦公自動化下的檔案管理工作更為流暢。

3 在文書檔案管理工作中應用辦公自動化的優(yōu)勢

3.1 提高檔案管理工作的效率

合適的辦公自動化工具的選用將使氣象檔案的歸檔更為方便，以往浩如煙海的氣象資料，可以通過掃描或重新輸入到電腦里形成電子文檔，而檔案數據庫的使用也使查詢和節(jié)約檔案更為方便，檔案管理工作的效率也因此提升。

3.2 使氣象信息資源實現共享

氣象資料并非只有氣象部門獨有，而各地的氣象部門雖然收集到的資料各有不同，但氣象現象之間卻有著千絲萬縷的聯系，未引進辦公自動化之前，不同地區(qū)的氣象部門之間互通有無顯得比較困難，而現代辦公自動化可以通過氣象部門之間聯網，實現不同地區(qū)檔案資料的自由調用，資源共享成為可能。

3.3 使文書檔案管理工作安全性提高

以往的文書檔案管理工作中，最困難的工作當屬檔案保存，影像資料可能因為介質損壞而不能讀取，紙質資料更容易損壞。引入辦公自動化之后，這項工作的安全性得到了大幅度的提升，一方面，電腦大容量儲存的特征可以使影像資料轉為數據，保存的時間更長；另一方面，檔案數據庫的建立使紙質資料備份成為可能，檔案管理工作人員只需要注意機密文件的保密工作即可。

4 結語

綜上所述，我國氣象文書檔案管理工作還有很大的改善空間，而氣象檔案龐雜、工作過于繁瑣的問題，都可以通過辦公自動化得以解決。辦公自動化的過程由選擇工具、進行職業(yè)技能培訓和工作標準化三個步驟組成，在氣象文書檔案管理工作的辦公自動化應用將對文書檔案管理工作的發(fā)展起到促進作用，進而使氣象工作更為高效。

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