檔案管理規范性應關注的重點環節

馬燕

摘 要：檔案管理規范性是新時期檔案管理信息化、數據化要求的必然趨勢。本文從分析當前檔案管理規范性工作中存在的主要問題入手，從四個方面提出了提高檔案管理規范性質量的意見建議。

關鍵詞：檔案管理 規范性 重點環節

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）05（a）-0235-01

檔案管理是對檔案實體和檔案信息進行收集、整理、保管、鑒定、統計并提供利用服務的活動的總稱。無論對于個人還是對于單位而言，檔案管理的重要性毋容置疑，但近年來隨著人員流動性的增強和用人制度相對的寬松，造成檔案管理工作質量呈現出下滑趨勢，而實際上，在檔案管理數據化、電子化、信息化程度提升的大背景下，檔案管理規范性的要求越來越高，對檔案管理從業人員、工作機制、設備條件等方面的標準也越來越嚴。

1 檔案管理規范性的重要意義

檔案管理規范性是檔案管理工作的內在要求，是適應新時期檔案工作的必然選擇，特別是隨著我國信息化、數據化管理程度的提高，提升檔案管理規范性已經成為了檔案工作發展的必然趨勢。

1.1 有助于提高檔案管理信息化水平

檔案管理信息化是檔案工作發展的必然趨勢，特別是隨著信息技術、數據庫技術的出現，對檔案管理提出了更高的要求。因此，規范性的檔案管理能夠實現數據信息的統一化、標準化，從而為數據的歸類、采集、分析提供便利。

1.2 有助于提高檔案管理標準化水平

檔案管理的規范性能夠有效提高檔案工作在登記、歸檔、整理等方面的規范性，能夠有效的按照相關規章制度的要求，提升管理的標準化水平。特別是對于專業人員而言，能夠通過管理的規范性來加強業務水平，促進管理工作質量提高。

1.3 有助于提高單位的人事管理質量

檔案管理工作是單位人事管理工作的重要組成部分，因此提升檔案管理的規范性必然會對人事管理工作有著極強的促進和鞭策作用。能夠從制度層面、組織層面、工作機制層面、人員素質層面更好的規范和約束，從而帶動和提高單位人事管理工作質量。

2 檔案管理規范性出現問題的原因

在實際的檔案管理工作中，受到編制體制、人員素質等方面因素的影響，檔案管理規范性還不夠高，特別是在一些企事業單位，人員流動性強、從業人員能力低的問題都對檔案管理的規范性帶來不小的影響。

2.1 觀念認識有偏差

一些單位對于檔案管理規范性的認識還不到位，對于如何實現規范性在理解上還有偏差。一是主動性不強。不少單位的檔案管理人員是采取兼崗的方式來實現管理工作，對檔案管理工作的主動性不足，在檔案整理、匯總等工作缺乏時效性。二是標準性不強。一些工作人員沒有受到過專業的培訓和學習，對于檔案記載、整理等業務工作不了解，甚至是一些借調或是臨時性人員在執行相關的工作，其標準可想而知。三是關注度不強。單位領導對于檔案管理關注不高，對于檔案保管的設備、環境等條件等沒有足夠重視，也影響了管理規范性的提高。

2.2 管理制度不健全

檔案管理工作作為單位日常管理工作的重要組成部分，有著嚴格的標準和制度規范。但隨著近年來計算機、網絡等技術的普及，一些單位對于檔案管理制度的落實有了一定的松懈思想。一方面，在資料收集和整理方面，不少單位偏重資料的搜集，但在整理匯總、歸檔方面比較滯后，僅依靠年底檢查前來進行突擊性整理。另一方面，檔案管理不嚴格。規范性的落實需要制度的保障。但一些單位對于檔案管理制度往往僅停留在紙面上、墻面上，而沒有真正落實到位，檔案管理人員責任心不強的問題十分突出。

2.3 監管機制不到位

檔案管理工作的特殊性決定了其監管工作的不便性，特別是在規范性建設方面，專業人員少、監管部門少的問題十分突出。一是監管手段不足。本單位人員忙于日常事務沒有精力來監管、上級單位礙于制度不便監管，這些現象都導致不少事業單位檔案管理監管形同虛設。二是監管責任不明。對于何時、何人、何部門監管，在職責劃分、人員分工方面都沒有明確的區分，造成了當前檔案管理監管工作的效率低下。三是監管獎懲不清。對于可能出現的問題和已經發現的問題，沒有過硬的糾錯和懲治力度。一些問題往往是在多年后才被發現，而當時的責任人往往早已不在崗位之上，檔案管理的獎懲沒有具體的指標來加以督促。

3 檔案管理規范性應關注的重點

針對當前檔案管理規范性工作中存在的問題，筆者認為要提高其工作的質量，就應當從提高觀念認識入手，用制度規定作保證，落實考核和監管機制，提高檔案管理的規范性。

3.1 轉變認識，加強對檔案管理規范性的認識

無論單位管理人員，還是具體的工作人員，都必須要進一步加強對檔案管理規范性的認識，樹立標準意識，切實按照相關制度的要求，做好檔案的登記、匯總、整理；樹立責任意識，干一行愛一行，本著為他人負責，為單位負責的精神，切實做好檔案管理相關工作；樹立整體意識，切實將單位和個人的信息詳細收集和整理，提高檔案管理的全面性。

3.2 健全制度，完善檔案管理規范性體系構建

在制度建設方面，要完善檔案管理規范體系，樹立統一科學的標準，促進制度落實。一是建立資源共享機制。檔案管理關系到單位和個人的切身利益，必須要盡量做到數據齊全、規范。因此提高規范性的基礎，就是要與單位辦公室、個人建立資源共享機制，從而更為全面快捷的掌握單位和個人的信息數據，及時更新和匯總相關情況。二是建立數據標準機制。針對檔案管理數據化程度逐步提高的現實，因此提高數據的標準化，是未來檔案管理規范性的必然要求。對此，檔案管理部門要自身而下，建立和規范標準和指標，從用詞、格式等方面做統一的規范，便于數據的匯總和整理。

3.3 落實責任，加強檔案管理規范性監督檢查

在日常管理工作中要進一步細化責任分工、明確監管職責，用責任來促進規范性落實。一是要明確專人負責。單位要明確專門人員負責檔案管理工作，從而保證檔案工作的專業性，同時要建立檔案交接等機制，確保管理的延續性。二是要加強監管力度。無論是上級部門，還是單位自身，要加強對檔案管理規范性的監管，落實相關制度規定，在軟硬件建設方面給予必要的保障和監督。三是要細化獎懲措施。注重對檔案管理工作的檢查，對于出現的問題要建立規范的獎懲機制，促進工作制度落實。

3.4 提高素質，滿足檔案管理規范性多樣需求

首先要為單位招納業務技術過硬的管理人才；其次，要加強對管理人員的崗前培訓，使他們能夠更好的熟悉和處理相關的管理工作。在培訓內容方面，一要加強其專業領域方面的培訓，結合事業單位具體的工作，使理論知識能夠與實際工作很好的結合；二要加強對其工作態度的培養，改變以往做一天和尚敲一天鐘的工作心態，將激勵機制引入到檔案管理工作中來，提高他們的工作積極性。

參考文獻

[1] 李冬梅.談檔案工作者的規范性職業要求[J].辦公室業務，2012（12）.

[2] 張曉玲.機關檔案管理基礎工作存在的問題及對策[J].山西檔案，2011（S1）.

[3] 楊翠蓉.針對新形勢下事業單位檔案管理的幾點思考[J].檔案，2012（10）.endprint