檔案信息化的安全問題及策略

葉楠+趙清秀

[摘 要]信息化技術和網絡技術廣泛運用使檔案信息化成為現當代檔案機構發展趨勢。目前，很多檔案機構已經通過網絡技術建立自己的檔案信息網，從而為人們生活提供便利。然而，由于缺乏法律管制、管理人員缺乏保密意識、網絡環境不安全等因素，使檔案信息化出現嚴重安全問題。本文主要介紹檔案信息化的概念與特征，闡述檔案信息化安全問題并提出應對策略。

[關鍵詞]檔案信息化；安全問題；策略

引言

我國科學技術的快速發展，促使信息化技術和網絡技術廣泛運用于各個方面，檔案機構也運用網絡技術建立自己的網站，在網站上建立檔案目錄中心、全文中心等檔案信息搜索欄目，以便人們快捷又準確的查詢所需的檔案信息，檔案信息化已經成為檔案機構工作的發展趨勢。由于缺乏法律管制、管理人員缺乏保密意識以及網絡環境不安全等因素，使得檔案信息化出現嚴重的安全問題，檔案信息化的安全管理成為檔案機構十分重視的問題。

1.檔案信息化的概念和特征

1.1檔案信息化的概念

檔案信息化是指檔案信息利用計算機以數字符號的形式進行管理和保存[1]。也就是說，檔案信息經過計算機中的軟硬件對檔案信息進行編輯處理，檔案信息可以轉變各種文本文件、網頁信息、計算機圖形、圖像、視頻等形式，利用磁帶、移動硬盤、硬盤、光盤、網絡硬盤、專用的存儲卡等儲存設備進行儲存和管理的過程。

1.2檔案信息化的特征

檔案信息化具有以下幾個特征：

1.2.1檔案信息化以計算機設備為制作載體

檔案信息化必須以計算機設備為載體，檔案信息輸出入、檔案信息管理以及遠程輸送都是利用計算機設備和網絡技術實現，所以，計算機設備是檔案信息化的前提。

1.2.2檔案信息形態和結構多樣化

檔案信息利用計算機設備中的各種軟硬件將檔案信息轉變為各種文本文件、圖形圖像、視頻、音頻等形式，而檔案信息儲存格式也可以相互轉變，如：PPT文件可以轉為PDF儲存格式，因此，檔案信息的形態和結構變得多樣化。

1.2.3檔案信息化易控、易變和易失

檔案信息是利用計算機中各種軟硬件編輯文字以及處理成圖形圖像、視頻、音頻等形式。因此，檔案信息也可以利用計算機設備以及網絡技術輕易改動，例如，檔案信息用word軟件制成的圖表可以用Photoshop軟件對圖表進行修改。檔案信息化的易控性、可變性就導致檔案信息化具有易失性[2]。

2.檔案信息化安全問題

檔案信息化主要存在以下幾個方面的安全隱患：

2.1檔案信息化管理制度不健全

目前，我國針對信息安全制定了一系列相關法律法規，然而這些法律法規制度并不完善，而有些檔案機構對檔案信息管理制度并不重視，采取的管理措施比較單一，機構內部管理工作人員信息安全意識淡薄，導致檔案信息丟失、破壞和泄露。

2.2檔案信息化儲存易修改或丟失，難保存原始信息完整

由于檔案信息數字化需要利用計算機設備完成，通過磁帶、移動硬盤、硬盤、光盤、網絡硬盤、專用的存儲卡等載體進行儲存，而這些儲存設備對檔案信息的復制、修改以及刪除都是永久性且不留痕跡，導致檔案信息難以完整保存原始性。此外，檔案信息化工作人員的素質低下會影響檔案信息的完整保存甚至泄露信息，檔案儲存設備管理不善也會導致檔案信息的丟失或者無法讀取信息。

2.3檔案信息化在傳輸過程中易破壞和泄露

由于檔案信息數字化需要網絡技術的支持，然而網絡環境本身就存在很多安全隱患，檔案信息容易遭到網絡中病毒、木馬程序、黑客、垃圾郵件等因素的破壞和泄露，從而導致檔案信息的丟失。

3.檔案信息化安全問題應對策略

針對檔案信息化安全問題提出以下幾方面策略：

3.1國家完善相關法律法規，檔案機構制定嚴格管理制度

國家要將現有的信息安全法不斷的完善，保護檔案信息安全。檔案機構要重視并制定嚴格的檔案信息的管理制度，從而減少檔案信息丟失、破壞和泄露情況。

3.2檔案機構注重檔案管理人員職業道德素質培養

加強檔案信息管理人員的保密意識，對檔案信息的保密程度作出嚴格的鑒定并且保密，同時，管理人員也要是計算機技術人才，維護網絡安全，防范網絡中病毒、木馬程序、黑客、垃圾郵件等不安全因素，從而保護檔案信息的安全。

3.3檔案信息在網絡發布注意信息保密性

由于網絡環境的不安全性，檔案信息在網絡公布要保證信息安全，就需要對發布的信息進行篩選，沒有保密價值的檔案信息可以在網上發布，涉及個人、單位、商業等重要保密信息只提供閱讀目錄，并采取訪問權限、身份認證等保密措施進行保密，涉及國家秘密禁止發布，從而保證檔案信息不被非法訪問、篡改、丟失、泄露[3]。

結束語

科學技術的不斷發展使信息技術和網絡技術會更加廣泛的運用到各個方面，信息安全問題會提到越來越高的重視。在高科技日益發展的環境下，信息安全系統沒有絕對的安全，只有相對的安全，制定嚴格的信息管理、提高管理人員的信息安全意識和職業道德以及不斷更新網絡保密系統，從而減小信息安全隱患，保障信息安全。

參考文獻：

[1]王曉梅.檔案信息化安全問題研究[J].新疆地方志，2010，10（02）：51-53.

[2]張娟.檔案信息化的安全問題及策略[J].硅谷，2009，09（07）：104-105.

[3]孟根圖雅.淺談檔案信息化的安全隱患及對策[A].甘肅省檔案學會.檔案安全與檔案服務——2011年甘肅省檔案工作者年會論文集[C].甘肅省檔案學會：，2011，18（12）06-07.