科技成果研發檔案管理初探

梁威

科研檔案不僅僅是對科研成果的收集、整理、歸檔，更重要的是通過這一系列的程序建立的檔案資料為科研人員在實際研究中提供理論依據和信息支持，特別是在項目的研發過程中提高研究者的研究水平和項目難度、深度起著舉足輕重的作用。科研檔案應該提供完整、準確、重要的技術信息，除完整記錄整個研發活動的全過程，還應在整個項目的研發過程中提供有效的背景評價、分析性質的數據等，拓展研發人員的視野，更好地滿足市場需求，完善新科研項目的研究開發體系。

一、科研檔案在新項目研發過程中的作用

科研項目研發過程是一個創造性勞動階段。在這一階段，同樣需要借助前人或他人的大量成果和研究方法，很大程度上還依賴于大量的科技檔案信息。因此，檔案工作可通過科技檔案向科研人員提供反饋項目信息技術，項目研發中需要了解和利用各種最新的理論信息和資料，并且不斷充實、修改、完善自己的研究內容和方法，科研檔案信息就能滿足新項目研發這一特殊需要，使研究者及時獲得攻克難關的資料，它通過及時同步的信息服務避免科技人員重復勞動，能夠節省大量的資金，確保項目順利高質量的完成。可見，檔案人員通過各種渠道、各種途徑、不失時機地開展創造性服務，在科技成果研發中發揮著保證項目水平和質量的主要作用。

二、科技成果研發檔案管理存在的問題

（一）對科研檔案工作的重要性認識不足

新項目研發檔案的收集不完整、不穩定直接影響了科研檔案的內在質量。任何檔案材料都不是把所有無關緊要的科研材料一統歸入，而應是側重地歸整有意義、有使用價值的科研材料，而且這些檔案材料應具備其內在的質量要求，因此其準確性與完整性的統一是保證存檔材料質量的前提。然而由于當前許多單位的科研人員并沒認識到科研檔案工作的重要性，許多珍貴材料不完整、或上交不齊全，一方面怕歸檔后得不到有效保存，另一方面擔心以后做進一步研究時查閱不方便，或者會泄密，這樣很難保證檔案材料的完整性。從而直接影響了科研檔案的內在質量和后續研究的創新。

（二）科研檔案管理缺乏有效的管理機制和制約手段

檔案管理中科研材料收集的不完整，造成了科研檔案的不完整、不系統和不成套，源于沒有制定出一些切實可行的制度、辦法和相應的制約措施。檔案管理人員只是要求科研人員把他們的成果歸納完整，材料上交齊全，但基本上是研究者拿什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對歸檔只是在口頭上作一些說明，如果沒有明確的管理制度標準，就不能對歸檔做具體要求。制約手段和措施的貧乏，相應制度和辦法的不健全，再加上對檔案管理人員要求的不嚴格，使科研檔案管理工作常處于松散狀態，影響了科研檔案信息發揮其應有的價值和作用。

三、建立適應科研院所新的科研運行機制的科研檔案管理辦法

科研檔案工作要適應科研院所的科研運行機制，應該破除各種束縛科研檔案工作發展的舊思想、舊觀念，開拓新的路子，改進現有的管理方法，使科研檔案工作跟上時代發展、變化的步伐，適應研究所新的科研運行機制。

（一）科研管理部門應有明確的科研文件材料的歸檔范圍（例如科研準備階段、研究試驗階段、總結鑒定驗收階段、成果和獎勵申報階段、推廣應用階段等各個階段內所需歸檔的文件目錄）。作為新項目研發人員應負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔，要遵循科技文件材料的形成規律，保持案卷內材料的有機聯系，便于檔案的保管和利用。檔案管理人員應嚴格按照要求填寫相應的移交文件目錄等事項。保證新項目的科研檔案在每個環節都有規章制度可循，完善科研檔案的管理和制約機制。

（二）將科研檔案工作的管理制度納入新的科研管理制度中。為了防止科研管理工作與科研檔案工作相脫節，應在制度上采取措施。檔案部門應及時地將檔案管理方面的具體政策，融入到科管部門制定的新的規章制度中去，這一工作檔案部門應積極主動，配合科研管理部門進一步完善。

（三）動用一定的獎勵手段，加強對難以歸檔的科研文件的監督管理。恰當地運用一定的鼓勵手段，是做好難以歸檔的科研文件的積累工作的有效手段。具體地可將科研檔案的積累文件與有關人員崗位職責相結合，把科研文件的積累作為其考核與獎勵的一個條件，這樣能夠大大提高科研文件的歸檔的質量。

對于成功的科研項目的研發過程，科研檔案管理的作用是不可或缺的，科研檔案的正確管理可以降低項目研發失敗的風險，所以我們應加強科研項目研發過程中科研檔案管理，并貫穿于項目研發的整個過程。因此，加強對研發過程中科研檔案的有效管理，提高科研檔案的準確性、完整性和有效性，是加快科研項目研發的速度、效率和質量的有效途徑。