提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

張莉莉

[摘 要]檔案是重要的社會信息資源。對國家而言，檔案是國家文化軟實力的體現(xiàn)；對企業(yè)而言，檔案是管理工作的基礎；對個人而言，檔案是人生經歷的記錄。提高檔案管理科學化水平，是經濟發(fā)展的要求，是文化發(fā)展的要求，更是信息社會發(fā)展的要求。本文著眼檔案管理中存在的問題，分析了提高檔案管理科學化水平的路徑選擇。

[關鍵詞]檔案管理；科學化；路徑選擇

檔案管理是以檔案信息、檔案實體作為管理對象，通過集中管理的方式利用檔案的信息為各項業(yè)務提供服務的工作。檔案管理具有服務性、政治性及管理性，是衡量檔案管理部門工作效率的重要指標。現(xiàn)代社會，國家的經濟政策、路線方針、發(fā)展規(guī)劃、歷史記錄都以檔案的形式存在著。檔案是了解國家發(fā)展的窗口。檔案管理是企業(yè)管理工作的基礎，企業(yè)主要通過檔案對員工進行信息了解以達到選賢任能的目的，提高企業(yè)經濟效益。如今，檔案管理還存在諸多問題：檔案管理方式不合理；管理理念不完善；管理滯后等等。如何提高檔案管理的科學化水平，為國家發(fā)展提供借鑒，為企業(yè)生產管理提供方便，為個人發(fā)展提供堅實的后盾呢？

一、檔案管理中存在的問題

（一）管理方式不合理

現(xiàn)如今的檔案管理依然實行紙質化，電子信息化管理普及率不高。紙質檔案存在丟失、浸濕、燒毀、破碎的可能性。國家檔案若丟失、浸濕、燒毀、破碎，則會對國家歷史的記錄、國家工作的開展產生嚴重影響；企業(yè)檔案若丟失、浸濕、燒毀、破碎，則可能造成嚴重的經濟損失；個人檔案若丟失、浸濕、燒毀、破碎，則會影響個人的前途。

采用人工管理，管理效率不高，檔案信息利用率不高。經濟在發(fā)展，時代在變遷，檔案管理的任務會越來越重。如若不在管理方式上改進創(chuàng)新，檔案丟失、浸濕、燒毀、破碎的可能性將加大。

（二）管理理念不完善

國家檔案不是形式，不只是為國家服務的文字記錄，更是國家文化、經濟、社會發(fā)展的反應，不應只是被儲存而已，更應該面向全社會開放，接受人民的監(jiān)督。企業(yè)檔案信息是企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，是企業(yè)文化的載體，企業(yè)檔案應成為企業(yè)生存、發(fā)展、壯大的宣傳工具。個人檔案主要為企業(yè)選拔人才提供便利。由于檔案管理理念的不完善，檔案管理只是形式，并沒有發(fā)揮其作為檔案應發(fā)揮的實際作用。

（三）管理體系滯后

檔案管理過程中，存在工作人員沒有認識到檔案的重要性，導致檔案信息受損，流向不明的問題，嚴重影響檔案管理工作的開展。檔案管理體系并沒有實現(xiàn)科學化的發(fā)展，依然保持著傳統(tǒng)的檔案管理方式。配套保障設施亟待完善。

二、提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

（一）實行電子化與紙質化檔案管理相結合的方式

隨著經濟的發(fā)展，電子信息化運用到檔案管理中已成大勢所趨。近幾年，大多數單位已實現(xiàn)檔案管理的信息化，檔案管理工作效率也得到極大的提高。但隨之而來的問題也層出不現(xiàn)。由于不可控因素導致的電子信息安全問題，如，電腦系統(tǒng)崩潰引起的檔案信息丟失，病毒或電腦黑客破壞造成檔案信息破損或丟失，嚴重制約檔案管理的發(fā)展。

今后的檔案管理應實行電子信息化管理與紙質化管理相結合的方式，做好電子信息檔案的保存?zhèn)浞莨ぷ鳎纾陔娔X上安裝必要的殺毒軟件；定期對電腦進行體檢和清理；設置訪問權限；進行監(jiān)控等等。另外，紙質檔案管理有其存在的必要性。

（二）提高檔案管理人員素質

檔案管理者的素質直接關系到檔案管理工作的開展。檔案管理工作紛繁復雜，導致檔案管理工作人員的壓力也隨之增加，檔案管理工作人員面臨的挑戰(zhàn)越來越大，加強對檔案管理工作人員的培訓刻不容緩。不僅要對工作人員進行檔案管理專業(yè)理論知識的培訓，同時還要進行信息技術管理知識的培訓，更要進行個人職業(yè)道德方面的培訓，讓檔案管理工作人員更好地為檔案管理服務，為國家、企業(yè)和個人服務。

（三）明確檔案管理理念

檔案管理不再是傳統(tǒng)的對紙質進行保存的工作，取而代之的是檔案管理辦公自動化。實現(xiàn)檔案信息的科學化管理是信息時代發(fā)展的需要，是增強國家文化軟實力的需要，也是提高整個企業(yè)發(fā)展水平的需要。提高檔案管理的科學化水平可以有效地促進檔案信息的分類，提高檔案管理的工作效率和工作水平。

（四）建立檔案管理的配套措施

檔案管理應做到不破損、不丟失、無污穢、無篡改，從形式到內容上確保檔案的安全。這就要求建立一系列的配套措施，如從學校到企業(yè)應做到畢業(yè)生、學校、用人單位三方面的協(xié)調。畢業(yè)生向學校申請將檔案發(fā)往用人單位，用人單位向學校發(fā)出接收函，學校應畢業(yè)生要求的檔案流向進行操作。所在單位不接收檔案的，學校經畢業(yè)生同意，可將檔案打回原籍，或由畢業(yè)生申請存儲在人才市場。這就要求用人單位、學校、人才市場對畢業(yè)生負責。國家和企業(yè)檔案手續(xù)也應建立相應的配套措施。

結束語

經濟的發(fā)展使得檔案管理工作滲透到各行各業(yè)。檔案管理工作的日益突出，已引起有關部門的高度重視。新時代、新要求下的檔案管理工作，除了要做到高效、安全以外，更要注重服務意識，為企業(yè)發(fā)展服務、為用戶服務、更要為社會主義現(xiàn)代化服務。檔案管理人員不僅應具備基本操作技能，即檔案文書立卷、檔案整理、編目、鑒定、檔案著錄、標引、檔案的保護、開發(fā)等，還應掌握現(xiàn)代化科技手段和先進的操作管理技術，同時還應具備統(tǒng)籌安排、耐心細致、吃苦耐勞、勇于創(chuàng)新的基本品質和優(yōu)良作風。“檔案工作也是生產力”，要建立一系列的檔案管理和保障配套措施，實現(xiàn)電子化與信息化相結合的方式，樹立正確的檔案管理理念，以期為檔案管理科學化水平的提升貢獻力量。

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