關于更好的管理電子公文的思考

宋本玉

[摘 要]隨著電子政務的推進，新產生的公文都以電子方式進行存儲和檢索。這些電子公文是政府和企事業單位的重要資產，也是上傳下達，制定規則的重要形式。本文就電子公文的重要性以及管理做了一點闡述。

[關鍵詞]電子公文；管理；重要性

無論哪個國家還是機構，由傳統的公文處理系統轉化為電子公文處理系統的變革過程中都會有一些問題產生，因為電子事物處理帶來的不僅僅是技術的改變，而且是組織文化與管理的躍遷。除傳統文件管理觀念的慣性導致以上問題外，更重要的是文件管理策略與管理措施沒有隨之做出相應的改變，使電子公文的信息管理與歸檔管理脫節所致。

電子公文流程之所以較以往傳統的紙質公文流程發生了很多變化，其中最大的改變在于電子公文可以完全通過網絡傳輸，從而突破時間與地獄的限制，實現發文、收文、歸檔、移交等行政事務辦理的一體化。若要真正利用信息技術提高工作效率，就必須要正視和研究電子公文流程的變化。

一、電子公文促使了辦公無紙化辦公

1、優化了處理流程，為辦公人員在催辦和查詢方面提供了便利

根據《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》的標準及實際公文運轉情況，電子公文需要制定規范的與紙質公文的公文處理簽和完整公文工作流程的規范。除涉密公文外，任何部門、任何個人只要發起公文，都按照統一流程操作。

正是由于電子公文流程實現的是信息管理，其有區別傳統流程的最大特點是及時實現信息共享。傳統公文流程中，公文業務處理流程與文件管理流程相對疏離，公文流轉過程中信息經常被重復記錄，記錄下來的各類信息又難以直接為管理活動所有。而電子公文流程中，公文業務處理流程與文件管理流程是集成的、直線的，信息無需反復輸入，可以實現全程共享。各種法規、規章、決定、條例等公文可及時通過網絡直接發布，供公眾查詢訪問，使得政令推行迅速及時，公文的作用和效果得以立顯。

2、降低了行政成本

在紙質公文處理的過程中，一份公文往往需要經過多次的修改才能成稿，特別是一些重要的公文，修改的次數更多而且都需要紙質打印。但是電子公文可以在電腦上直接修改，提高工作效率。過去紙質公文多采取郵寄的方式，不僅容易丟失、時間長而且花費大量的郵資，如有緊急公文，還需送達或者上門直接取件，而用電子公文便可以不受地域和時間的影響，避免了不必要的人力、物力、財力消耗。

二、電子公文在實際工作中出現的問題及原因

1、觀念上的問題

一方面部分領導干部對電子公文應用的重視不夠，認為公文處理電子化就是用電腦打印文件，而沒有上升到無紙辦公自動化的高度；而有相當一部分教職工習慣紙質公文，缺乏對電子公文的認同感和安全感，甚至出現了在一個單位內部各部門使用電子公文處理系統的狀況存在較大差異，有些部門甚至沒有紙質公文無法辦公。另一方面存在電子公文“緩一緩”思想的不在少數。實現公文電子化要投入相當一筆資金經費先實現網絡化，當前我國相當一部分機構經費都有困難，因此其內部網絡化建設的水平滯后。

2、技術問題最關鍵

（1）、硬件的配置不能滿足電子公文處理系統的要求。

（2）、軟件設計存在功能和安全、操作便利上的缺陷。

（3）、人員的技術水平不到位。

3、規范化問題

由于目前沒有一套公認為標準的電子公文處理系統，使得電子公文處理系統參差不齊，這就造成了有多個電子公文系統并存的現狀。由于在技術力量、資金投入等方面不一，客觀上造成了該系統在設計功能、使用方便、后期維護等方面，存在較大差異。

三、解決問題的途徑

1、加大投入力度，加強培訓，提高網絡化水平

電子公文處理系統是一個高度自動化、高度集成化的信息管理系統，它的使用涉及到網絡環境，工作人員公文業務能力、電腦操作技能等。只有在資金支持、人員安排與培訓、網絡硬件、軟件設計等各方面給予足夠地支持，才能盡快在實現信息工作網絡化的基礎上，從根本上實現公文電子化、辦公無紙化。

2、加強軟硬件建設，解決各種技術問題

（1）首先是硬件的配置要能跟上，購買的電腦其硬件設備要能滿足電子公文應用軟件系統運行的要求。其二設計或購買及使用具有自身特色、適合自身需要的軟件。該應用軟件應該涵蓋公文處理的全過程，而且公文辦理過程所產生的相關信息，應該符合檔案管理的要求。

3、保證電子公文的安全性

針對內部的管理不善，導致電子公文數據被非法編輯、復制、傳播、丟失等。我們可以通過嚴格管理、嚴格執行權限操作制度、全程操作日志記錄等辦法來解決。可以利用PDF格式的文件可以進行加密管理，只看下載打印觀看，但不能修改和復制其中內容上做文章。

4、加強對電子公文的管理

電子公文和紙質公文具有同樣的權威性和法律性，然而電子公文的生成、傳輸、歸檔等過程卻和紙質公文有很大的不同。電子公文的管理是一個全過程的系統管理，既包括網絡軟硬件管理人員對電子公文的管理，也包括電子公文使用人員對電子公文的管理；既包括電子公文的生成管理，也包括電子公文的傳輸和歸檔的管理。電子公文的管理是一個全過程的系統管理，是一個操作流程的規范化管理。

電子公文在實際工作中的應用現狀還需繼續完善。隨著現代電子信息技術的發展，電子公文在各部門應用的比重將越來越大，只要我們高度重視電子公文的作用，在現實中不斷解決存在的問題，就一定能使電子公文發揮重要作用。

參考文獻：

[1]李莉電子公文系統對實現無紙化辦公及改變工作習慣的作用和影響《管理世界》2012年10期

[2]劉家真電子政務背景下的公文管理《圖書情報知識》2007年3月