辦公系統實施之“六要素四平臺”模型

劉靜

摘 要：“六要素四平臺”構成的框架稱之為辦公核心業務系統的基礎模型。六要素包括“人、事務、資源、計劃、文稿、文檔”。四平臺包括：“工作流平臺、即時消息平臺、知識管理平臺、安全管理平臺”。

關鍵詞：辦公系統 要素 平臺 模型

中圖分類號：TP27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）02（b）-0004-01

辦公自動化是為解決辦公業務量急劇增加對企業生產率產生巨大影響的背景下，發展起來的一門綜合性技術。它利用先進的科學技術，借助各種信息設備解決對部分辦公業務處理，達到提高生產率、工作效率和質量，方便管理和決策的目的。它是為高層次的企業經營管理需求而設計，應具有“隨需應變”的部署能力、便捷的信息整合能力、信息推送與個性化服務等。采用“六要素四平臺”模型，將企業辦公業務中的某項工作由六個要素組成，將這些要素按照工作流程組織起來，就形成辦公系統中某項完備的功能。將各類功能通過技術的組合和集中實現，就可以形成該類功能的平臺，整理合并后形成四平臺。采用這種模型，可以降低業務模塊和平臺之間的耦合度，既穩定又具有良好的擴展性。下面詳細解釋六要素與四平臺。

1 辦公系統基礎六要素

辦公系統開發實施在項目中采用了“提取要素、重新整合”的方法，建立起公司辦公系統基礎模型，即“六要素四平臺”模型。

“提取要素”包括“六要素”即人、事務、資源、計劃、文稿、文檔。這六個要素的全部或部分組成了企業辦公業務中的所有工作。一套完整的辦公系統則需將這些要素按照工作流程組織起來，使其具備完備的功能。

“重新整合”做法是將這些功能“并排”的放置在一起，從橫向上發現彼此之間相似或共用的部分。重新比較歸類后，可分為：工作流、即時消息、知識管理和安全管理。這就是我們前面提到的“四平臺”，即工作流平臺、即時消息平臺、知識管理平臺和安全管理平臺。

2 辦公系統模型四平臺

2.1 工作流平臺

工作流是一個動態過程，工作流平臺就是支持工作流管理的功能集合。利用工作流平臺，辦公業務模塊就能進行各種審批、流轉、監控等功能。它主要包含三方面的功能。

一是流程設計功能是提供工作流流程及其相關活動的定義（及模擬）。辦公系統中提供圖形化的流程定制工具能夠使用戶輕松的定制出適合自己應用的流程，并在日后對流程進行輕松的調整與修改。流程定義工具中提供了會簽、流程嵌套等功能的支持，可以根據企業辦公業務模塊中對流程的要求，定義出應用到業務中的工作流。圖形化工作流定義通常適用于一些比較復雜，分支較多的流程。

二是運行控制功能即提供工作流流程的管理，并根據流程定義控制活動的執行次序。該功能是工作流平臺控制流程運轉的內部功能，我們無法通過直觀的頁面看到其工作過程，但通過流程監控信息，了解工作流平臺所做的每一步工作。

三是運行交互功能即與用戶或應用程序進行交互以完成工作的執行。在辦公系統中，我們可以根據用戶的實際情況利用工作流平臺定義多個流程，用戶在處理某項辦公業務時，可以自行選擇所用的流程。同時，由于辦公系統中的許多模塊都需要工作流的支持，我們可以將這種支持工作統一交給工作流平臺來完成，這種一個平臺支持多個應用的機制能夠有效的降低系統的復雜度，提高系統的靈活性。

2.2 即時消息平臺

辦公系統強調人與人之間的協作、人與機器之間的協作，這種協作需要先進的通訊平臺提供支持。過去我們采用電話、信件、面談等方式達到交流的目的，而現代的信息技術為我們提供了更為豐富的手段，電子郵件、網上聊天、手機短信等紛紛被引入辦公系統中。

在人們利用辦公系統處理辦公業務時，存在兩種類型的通訊：一類是人與人之間的通訊，包括：電子郵件、網上聊天、視頻會議等；另一類是人與辦公系統之間的通訊，包括：短信通知、待辦提醒等。即時通訊平臺的作用就是要為這兩類通訊提供豐富、便捷的通訊手段。

2.3 知識管理平臺

知識管理平臺是辦公系統的一個重要組成。通過辦公系統中的知識管理平臺，系統能提供知識獲取、知識整理分類、知識發布與協同等功能，辦公系統將依托知識管理平臺，從“深度”和“廣度”兩方面拓展知識管理的功能。

從“深度”拓展，就是要加強系統中原有的知識管理功能。首先，知識管理平臺中提供了文檔管理的功能模板，用戶可以根據自己的工作需要和業務特點建立自己的文檔庫。通過文檔提供的自定義多重分類、閱讀權限分配、文檔訂閱和推薦等知識管理機制，可以有效地提高知識的傳遞和利用的效率。

從“廣度”拓展，就是要將更多的知識管理工具集成進、知識管理平臺，以提供更大范圍、更豐富的知識管理功能。在知識管理的每一個環節都有相應的產品、集成的第三方產品或解決方案與之對應，這些產品和方案均可以與知識管理平臺集成，形成對其有益的補充，企業可以根據自己的需求選擇所需要的功能進行實施應用。

這種加強還體現在提高知識管理的主動性方面。例如，過去我們在查閱某篇文檔的時候，必須進入該文檔所在的功能模塊，甚至還要進行檢索操作后才能找到該文檔，可以說文檔完全處于一種被動的狀態，等待人們去發掘。新的做法是基于知識推送理念，讓知識主動去“找”需要的人。人們可以事先定義好自己需要的文檔類型、存儲位置、時限要求等信息，當系統中產生了符合定義的文檔時，自動將該文檔推送給需要的人。

2.4 安全管理平臺

辦公系統屬于企業內部系統，保存了大量的管理信息、內部資料，其安全性也是重中之重。安全管理平臺是一種框架體系，辦公系統中的所有組件都應該被納入其中，受其制約和保護，同時它也為這些組件提供了多種信息安全保障機制，即信息加密機制、認證機制、訪問控制機制、數據庫安全。應用系統應該包括以下幾個層面的安全管理：存儲安全，方案中通過建立軟、硬件的備份機制來實現；操作安全，方案中通過痕跡保留、流程跟蹤和權限控制等機制來實現；傳輸安全，方案中通過加密傳輸手段予以實現。綜合運用以上所提出的安全管理手段，可以充分的保障應用系統在其整個生命周期中的安全。

3 結語

基于“六要素、四平臺”模型實施辦公系統，能實現辦公自動化的所有功能，但在實施中，要“按需實施”。如對于跨地域大企業的實施，要采用“分布式”部署減少服務器訪問壓力。采用“消息引擎”機制將分散的用戶管理、公文管理進行互聯，保證組織結構同步、公文流轉順暢。在實施中采用基礎模型、系統需求、實施經驗相結合的方法，打造出具有特色的辦公自動化系統。

參考文獻

[1] 姜浩.辦公自動化系統及其應用[M].清華大學出版社，2004.

[2] 馬永濤，主編.現代辦公自動化[M].機械工業出版社，2007.

[3] 羅思東.辦公自動化與管理[M].福建人民出版社，2002.