基于流程優化的公路設計項目管理技術

于 鵬

（新疆立弓交通勘察設計研究院，新疆 烏魯木齊 831401）

0 引言

作為一種比較成熟的管理方式，項目管理技術已經廣泛用于項目計劃的制定、項目資源的分配、項目進度的保證以及項目質量和成本的控制領域。在某種意義上，項目管理技術是管理科學的重要分支。項目的直接管理者通過對項目具體情況進行分析，采用合適的方法制定出科學合理的項目實施計劃，在此基礎上，通過確定項目組的人員情況，進行相關任務資源的分配，及時采取進度控制以及成果檢查等手段來保證項目在原計劃內完成。項目管理具有基于團隊協作、面向成果、柔性化、借助外部人力物力資源有效降低成本的特點，因此，它不僅能為企業縮短項目時間，而且能有效降低項目成本。世界上很多知名企業已經將項目管理作為企業文化理念來看待，并將其與業務、組織流程等進行有機的融合，通過不斷的實施及改進，不斷提高企業的綜合競爭能力。

1 當前公路設計流程存在的問題

1.1 工程設計流程復雜，控制層次多

通過問卷調查的形式，設計人員一致反映，各控制層的工作人員需要進行各種繁瑣表格的填報、等待上級批準、等待上級部門下達任務、設計任務更換等過程，在這個過程中，浪費了大量的時間，以至于在實際設計過程中，很難對設計進程進行管理及控制，具體設計周期更難以保證[1]。基于這一調查結果，對相應的IDEFO模型進行了深入的分析，就施工圖設計來說，其功能模型如圖1所示。

通過對圖1進行分析，不難發現，假如以定測設計活動為例，則有很多設計控制方面的指導書、工任務分配表、工序控制表、勘測大綱、處室級計劃等。通過對產生流程的控制信息進行進一步的分析，專業總工以及副總工負責下達作業指導書以及事先指導書，項目負責人負責下達勘測大綱，專業組長則負責下達工序控制表、專業指導書以及任務分配表。從該模型中得到的結論是：當前流程出現返工及等待的根本原因在于信息輸入的重復性大、控制的層次過多、組織之間的相互牽制過多。因此，對流程的改進也應該從這方面著手。

圖1 施工圖設計的功能模型圖

1.2 各專業設計交流協調速度慢，容易出現返工現象

針對這類問題，對功能模型進行了分析。內業設計功能模型圖見圖2，從圖中不難發現，內業實際是一個協同設計的過程，各專業間存在著緊密的聯系。但是，當前公路設計經常采用“拋過墻”式的方式，工作成果呈現上游逐步拋向下游，一旦設計出現問題，則將責任拋回至上游，上游與下游間的信息交流存在嚴重障礙。一般來說，確認相互設計成果是在設計圖紙和設備說明書準備好之后才開始的，由于受沖突的影響，使得整個設計流程容易出現重復循環工作現象[1]。

為實現各專業間的有效溝通，應該采用“互提資料單制度”，即以互提資料單的形式進行內部接口資料的傳遞，當某專業的人員需要其他專業人員的幫助時，應該向專業組長申請，待專業組長備案后，專業組長向其他專業組長提出資料互提需求，再由其他專業設計組長準備本專業人員資料，備案后，將互提資料單傳遞給提出互提申請的專業組長，提出專業互提申請的組長進行互提資料備案，然后將資料產地給申請的設計人。這是一個完整的資料互提過程，由此可以看出該過程極其繁瑣，需要消耗大量的時間，互提資料單制度的缺陷日益明顯。為加快設計的進度，很多設計人員以直接傳遞電子文檔的方式進行人員的互提，這又導致了設計文件管理不一致的混亂現象。

1.3 設計評審程序復雜

設計評審程序復雜，基本每一個評審環節都會出現設計往復現象，造成了資金的浪費。某階段需要進行的設計評審如下：

（1）可行性研究報告初稿完成后；

（2）生產部門提出路線方案后；

（3）初步設計底圖完成后（出版前）；

（4）總工程師/項目總負責人認為有必要的其他時機，如中間評審。

圖2 內業設計的功能模型圖

設計確認也是公路設計必不可少的環節。設計確認由顧客或政府主管部門組織實施，確認活動包括：

（1）可行性研究報告評估；

（2）方案審查；

（3）初步設計審批；

（4）施工圖設計審查。

該環節的IDEFO模型圖如圖3所示，從圖中可以看出，業內校審至少包括自校、復核、專業組審、處室審、院審等六個層次，有時還必須在其中穿插中間評審環節。通過對審計評審流進行分析后發現，評審一般采用會簽或會議的方式進行，項目負責人或項目總工程師負責評審會議的召開，參加評審的人員包括專業總工、生產部門相關設計人員、總工程師以及質量技術管理部門相關工作人員，評審記錄工作由技術部門負責。一個評審過程需要經歷的程序較多，很自然就出現了評審耗時現象[2]。

2 基于ESIA方法的流程優化方案

基于上述對設計流程的分析，現在應該關注將如何對上述問題進行優化，在對設計流程進行優化的時候，針對設計過程中對一些重要問題的考慮以及對相關風險的規避心理，通常采用兩種方式進行設計流程優化，即全新流程再造優化方案和漸進式流程改進優化方案。鑒于當今大多數的公路勘察設計流程都是參照ISO9000來設計的，因此，沒有必要進行全新流程再造優化，而應該在流程診斷的基礎上，采用漸進式改造優化方案，對其中的重點問題進行優化。

本文參照工業工程流程的優化思路，采用Elimination Simplify Integrate Automate（ESIA）方法對上述流程中存在的問題進行優化，從而盡最大可能避免設計流程中出現的大量不增值環節。表1所示為ESIA方法的基本內容。

圖3 內業設計校審的功能模型圖

表1 ESIA方法的基本內容

（1）清除（Elimination）

Elimination主要指的是對企業原有流程中的沒有價值增加的活動進行清除，在所有的不進行價值增加的活動中，一部分是由于特殊要求而不得不允許其存在，但是另一些則是多余的，是可以進行清除的。本文中，主要從以下幾種角度對不增值環節進行清除[3]。

①重復的活動及反復的加工

一條信息被處理很多遍，一項任務發生重復的執行，像這種現象是非常常見的，這類現象的存在，不但不會實現價值的增加，反而會增加處理的時間以及運行的成本；此外重復的活動以及反復的加工還會影響流程管理的協調性，在公路勘察設計流程中，這類問題主要體現在以下幾方面：各類中間檢查活動、各層次設計信息的重復輸入活動、各層次文件的重復整理活動以及各層次質量信息的重復收集活動。

②故障與失誤

在進行公路設計的時候，各流程間存在著密切的聯系，下游活動出現失誤必定引起上游活動發生返工。因此，由于活動執行質量不高而引起過程失誤時，必定會影響整個流程的效率。對一些重要的任務，一旦發生失誤就會影響整個路線的設計，因此必須對關鍵任務進行嚴格控制。

③評審反復進行

控制、檢查以及檢測是公路勘察設計過程中一個非常重要的活動環節，有些監測以及檢查是有道理的，但是很多是源于歷史原因而專門設置的。如專業組長所編制的工序控制書，還需要送到項目負責人、隊室負責人以及項目總工處進行層層的評審，這就顯得有點多余。

（2）簡化（Simplify）

在進行完清除的基礎上，還需要對剩下的一些活動進一步簡化。本文中，簡化主要從以下三方面著手。

①表格

在實際的勘察過程中，必定會遇到大量的表格。雖說這些表格基本上都是必要的，但是這些表格在設計的時候存在諸多不科學的形式，導致表格里內容冗余以及各種信息的反復填寫，填報內容模糊不清、責任劃分不明確。因此需要對這類表格進行重新設計。

②溝通

在實際的勘察過程中，很多溝通程序比較繁瑣，如內外業異地溝通以及計劃修改情況。但是，目前比較落后的溝通手段使得項目成員很難準確把握這些復雜程序，進而出現理解上的錯誤，最終導致項目制定工作量大、協調因素多、一級周期長的問題，這類問題也需要進行簡化。

③組織

組織指的是對項目的結構進行簡化，這是流程優化過程中的一個重要環節。對于一些規模較小的項目，可以采用對項目團隊以前的設計成員、專業組長以及項目負責人三級劃分進行簡化，專業組長層次可以取消，這就大大減少了專業組長與項目負責人之間的大量請示以及審核活動，項目的組織效率得到了提高。

（3）整合（Integrate）

在簡化的基礎上，需要對費解的流程進行有效的整合，以便使路程連貫、流暢。整合的內容主要是將一些流程相似的活動整合在一起，從而提高組織內部的信息流及物流速度。圖4是優化后的內業設計功能模型圖。

圖4 優化后的內業設計功能模型圖

（4）自動化（Automate）

隨著信息技術的快速發展，流程實現自動化已成為流程改進的一大趨勢，信息技術以及信息系統對企業流程具有重要的影響，具體見表2[3]。

表2 信息技術以及信息系統對于企業流程的影響

在闡述公路勘察流程設計特點的基礎上，現將流程自動化優化的重點介紹如下：

①項目數據的采集及傳遞

勘察設計活動具有明顯的分布性，項目狀態、項目變更以及項目計劃的采集是一個很費時的活動，但是借助手工方式進行數據的采集則會造成時效性較差，數據的傳遞效率低。因此借助項目管理技術縮短數據采集時間是公路設計流程的一個重要方面。

②數據的統計分析

必須借助計算機技術對數據進行統計分析，以報表的形式呈現分析結果，不僅提高了數據分析效率，而且提高了管理的準確性。

③項目設計團隊的組織及協調

在整個設計團隊中，評審環節需要多部門人員共同參加，由于會議流程繁瑣，會浪費大量的時間，因此，有必要采用計算機網絡會議模式，提高團隊的工作效率。

3 結語

實踐經驗表明，網絡化項目管理能夠合理配置與動態優化設計資源，實時監控與調整項目計劃和進度，對設計人員進行準確地績效評價，從而有效提高公路設計項目的管理效率。

[1]莊伐.流程優化提高工作績效[J].計算機世界，2009，3（16）：1-2.

[2]郭連倉，逯海峰，胡永春.平朔安家嶺選煤廠的工藝流程優化[J].露天采礦技術，2012（6）：49-52.

[3]張志強.基于流程優化的公路設計項目管理技術與應用研究[D].重慶：重慶大學，2006.