國家示范性高職院校檔案信息化建設的實踐與探索

焦江福+唐宇

[摘 要]檔案信息化建設是高校檔案管理工作適應社會與學校發展的必然趨勢。而作為國家示范性高職院校，應帶領檔案管理工作相對落后的普通高職院校依托校園網，加強基礎建設，更新檔案管理觀念，健全檔案管理制度，做好電子文件歸檔，從而推動高職院校檔案信息化建設。

[關鍵詞]檔案信息化；國家示范性高職院校；制約因素；對策

信息技術的迅猛發展和在各行各業的廣泛應用，對國民經濟和社會的發展產生了深刻地影響，同樣，對于檔案事業也提出了更高的新的要求。檔案的信息化已成為一種必然的趨勢。2000年國家檔案局頒布的《全國檔案事業發展“十五”計劃》中，把檔案信息化建設作為今后一個時期內檔案工作的重要奮斗目標和主要工作任務，2002年實施的《全國檔案信息化建設實施綱要》，標志著我國檔案信息化建設的新紀元，充分顯示了國家對檔案工作的重視。而高校作為培養社會各類人才的搖籃，儲備科學文化基礎知識的基礎，在辦學過程中形成的檔案信息則成為信息社會經濟與社會發展的寶貴信息資源之一。

一、高職院校檔案信息化建設的必然性

為了盡快適應現代社會對檔案信息的需求，很多高校都不同程度地采用計算機管理檔案信息，管理已經形成的各類目錄信息。少數走在檔案信息化前沿的學校，除了管理檔案目錄以外，通過數字化的手段，還能對全文和多媒體檔案信息進行管理，并通過建立自己的門戶網站，把這些信息發布出去。隨著校園網的開能和“數字化校園”建設的逐漸深入，各高校已普遍使用計算機編輯、打印和收發文件，每年都有大量電子文件產生。

但就高職院校而言，這方面的理論研究與實施顯得相對落后。而計算機軟（硬）件技術、網絡技術、多媒體技術和遠程傳輸等現代信息技術的迅猛發展，大大加快了辦公自動化、科研生產無紙化、信息資源網絡化的進程。檔案也由單一的紙質載體變為磁帶、磁盤、膠片、光盤等多種形式。今后以電子文件為主體的電子檔案將成為高校檔案的重要組成部分，甚至將逐步取代傳統意義上的檔案。如何領先計算機技術，建立高效、方便、快捷的檔案信息系統，將電子文件轉換成電子檔案，并對這些新的載體進行開發利用，從而為高職院校的各項工作提供信息服務，這將成為迫在眉睫的事。教育部在2007年確定了100所國家示范高職院校，2010年又確定了100所國家骨干高職院校，為適應全國高校檔案信息化的需求，這些優秀的高職院校應結合自身情況開展相關的理論調研與研究并進行實踐，緊追步伐，盡快完善檔案信息化建設，從而為其他高職院校做好表率。下面我們就以江西現代職業技術學院為例。

二、高職院校檔案信息化建設的制約因素

1.思想認識不到位，重視程度不夠

2003年，江西現代職業技術學院成功的從中專教育轉型為大專教育，為適應學院各方面的發展，學院將所有的工作重點都放在了加強學院基礎設施建設、壯大師生隊伍以及完善教育教學等工作上。而高校檔案工作則是一項基礎性的管理工作，同是也是一項服務性工作，這很難產生明顯且直接的經濟效益，所以檔案室的地位被削弱了。學院對檔案信息化管理認識不足，宣傳不力，職工參與的意識薄弱，在檔案資料的收集、利用等方面未能得到應有的理解與支持，學院的檔案工作基本上停留在維持檔案日常的簡單管理上。每年，學院只安排一到兩位分管檔案的工作人員參加一些會議和培訓，平時很少過問檔案工作，甚至很少對檔案工作進行必要的檢查和指導。

2.檔案管理制度不建全

電子文件及檔案管理信息化對高職院校來說是一個新課題，學校的電子檔案工作還處于初級階段。盡管學院在平時工作中產生了大量的電子文件，但都未作為檔案進行系統化處理。尤其是缺乏完善的檔案管理制度、分工合理、責任明確的考核制度、標準的高校檔案管理軟件，造成這些寶貴資源的散失。加上電子檔案管理與之前的紙質檔案管理有質的不同，比如電子文件的收集和歸檔檔的范圍廣泛，不僅包括文字材料，還包括數據、表格、圖像、聲音等等。因此電子文件的歸檔難度非常大且存在技術難題。

3.基礎設施建設相對薄弱

基礎設施建設主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件。但由于學院前期重點考慮的是本校的生存和發展問題，加大了對校園基礎設施、專業設計、教學科研和教師隊伍建設的的投入，而用于檔案建設的資金極少，加上學院的檔案管理停留在傳統方式上，基礎設施建設成了突出的問題。

4.檔案人員素質和數量相對落后影響高職院校檔案信息化建設的進程

檔案信息化工作需要有三類專業技術人員，即：檔案管理人員、信息處理人員、系統維護人員，三類人員應具有相應技能。但是，很多高職院校檔案工作人員配備不合理，有專業的檔案人員但沒有專業的檔案信息技術人員；檔案工作人員只有專業知識而缺乏相關的信息技術知識，特別是既懂專業知識又能掌握現代化信息技術的人才嚴重缺乏。而江西現代學院的專（兼）職檔案管理人員大多都是“半路出家”，沒有接受過專業、系統的檔案管理知識培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識、基本技能，同時學院又缺乏檔案管理人員的繼續教育措施，從而制約著學院檔案信息化建設和檔案事業長遠發展。

三、高職院校檔案信息化建設的基本對策。

《2006- 2020 年國家信息化發展戰略》的正式發布， 標志著信息化從國家戰略的高度全面實施。當前， 各領域各行業信息化建設熱情高漲， 多種大規模的信息網絡和信息應用系統正在全面啟動， 我國信息化建設面臨難得的戰略發展機遇 。在這種背景下，推進高職院校檔案信息化建設勢在必行。

1.提高認識、轉變觀念

高職院校檔案信息化建設是一項重大而又艱巨的任務，要實現這個奮頭目標，就必須進一步認識高校檔案信息化建設的重要性：一、學院領導已充分認識到高職院校檔案信息化建設的重要性，開拓思路，更新觀念，把學院檔案信息化建設與學院的發展和改革同等對待。領導的重視，為學院檔案信息化建設營造了良好的發展環境。自2009年開始，學院先后投入資金購買了檔案柜（架）、電腦、掃描儀、照相機、防磁柜、除濕機、復印機等硬件設備，2013年，學院更是加大力度，購買了符合檔案管理工作需要的高校檔案管理軟件和與之配套使用的高速掃描儀，為學院信息化建設提供了物質保障，創造了良好的環境條件，保證檔案信息化建設的順利開展。二、學院定期請專家或專業檔案管理人員對兼職檔案員進行業務培訓，并派人到已走在檔案信息化前沿的本科院校學習取經，這提高了檔案工作者自身的檔案意識，增強了檔案信息化建設的緊迫感和責任心，使他們具有做好檔案工作的信心和熱情，能認真地收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、轉遞移交，確保檔案的真實和完整。

2.完善檔案管理制度，提高標準化水平。

檔案是最重要的歷史記錄載體，不論采取什么樣的手段進行管理，其自身具有的反映歷史、佐證過去的固有屬性不應該改變。電子文件從形成到歸檔開發利用，中間有很多環節。如果一個環節的職責不清、制度不嚴、考慮不周，就可能造成電子文件原始失。因此，要建立一套科學、合理、嚴密的管理制度，明確職責，權限設置一定要明確到具體人員（或崗位）上。檔案管理部門應明確電子文件歸檔的時間、范圍、技術環境以及有關版本格式和檢測數據的方法以。歸檔時應進行全面、認真的檢查，整理電子文件時要注意防止轉換過程中的信息失真， 使用時， 要健全電子文件的使用和管理記錄。電子檔案形成后， 還應定期作必要的格式和載體轉換， 還應做好備份， 使電子文件盡可能地處在安全保密狀態。因此，建立一整套在數字化背景下的規范的管理制度是完成好這項工作的前提。2012年，學院先后擬定了《江西現代職業技術學院檔案工作制度》、《江西現代職業技術學院檔案管理辦法》、《江西現代職業技術學院電子文件歸檔與管理規范》、《江西現代職業技術學院檔案管理考核辦法》，從而保障了學院檔案信息化管理工作的順利進行。

3.建立檔案信息數據庫。

檔案信息化的前提是建立起資源配置合理、利用方便的檔案信息資源數據庫。高校檔案信息化數據庫的核心是資源建設，即對檔案實物載體和各種形式的信息載體有序的整理。主要內容有： 1） 將館藏的印刷型紙質文檔及其它各類載體的檔案進行數字化處理， 根據需要建立不同類別的數據庫， 如建設本院校文書檔案、大事記、教學、科研、基建、財務、人事等等重大類型的館藏檔案目錄數據庫、全文數據庫， 建設兼有文字、照片、圖片、音頻、視頻等資源的多媒體數據庫等等， 為實現信息網絡化提供物質基礎作保證； 2） 電子文件歸檔與電子檔案管理。高校檔案部門要加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環節的監督、指導， 保證歸檔電子文件完整、有效、真實。有條件的高校檔案部門， 積極推進對一些重要的、容易受損的、利用頻率高的檔案的數字化進程， 提高檔案利用效率， 加強珍貴、重要檔案的保護， 對檔案信息價值的鑒定和對有密級的文件進行標注。只有加快檔案數據庫建設， 盡快形成數據規模， 使計算機檢索系統實用化， 才能把館藏檔案信息進一步深人開發出來， 使服務水平和服務能力得到提高。高校檔案信息數據庫建設是高校檔案信息建設中最為重要的一項基礎工作。

4. 加強計算機網絡和高校檔案信息化網絡的建設。

高校檔案信息化建設使檔案資源最終以電子檔案形式存在， 而電子檔案從形成、傳輸到存儲都是通過計算機及其相關設備實現的， 所以高校檔案信息化建設的另一項基礎工作， 是要建立現代化檔案信息通信平臺。它為檔案信息傳輸、交換和資源共享提供了必要的手段， 其核心在于計算機及其網絡技術。江西現代職業技術學院于2009年就建立了覆蓋全校的校園“一卡通”系統，針對學生和教職員工使用，學院的日常辦公活動也逐漸形成了網上簽發、簽收、傳閱、存檔和共享等便捷服務，這都大大提高了辦事的效率。學院購買的高校檔案管理軟件也與校園信息門戶系統、統一身份論證系統、共享數據庫平臺等成功對接，實現了文書處理到文檔及機讀檔案的管理等業務工作的一體化，檔案利用者無需進入檔案庫房即可查閱所需檔案。

5.建立安全保障體系

檔案信息網絡化的安全受到載體損害、設備故障或破壞、操作失誤、程序缺陷、病毒、網上竊聽與篡改、黑客攻擊、技術淘汰等眾多因素的威脅， 決定了對其在網絡環境中存儲、傳輸的安全性要求高于其他信息， 因此高校檔案管理部門要嚴格執行國家及高校頒布的有關信息安全的法律、法規和標準、規章， 建立和完善各類信息資源安全保障體系和標準，如檔案信息資源建設標準，檔案信息化管理性標準，檔案信息化成果利用標準等。采取有效措施對數字化檔案資源進行安全管理和維護， 有效地應用身份認證、識別、文件加密、安全審計、病毒防護、權限控制、防火墻、安全備份等安全技術， 確保檔案信息資源的安全、有效和網絡系統正常運行。

加強高校檔案信息化建設是高校檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，是加快檔案管理現代化的客觀要求，作為國家示范性骨干高職院校，解放思想，更新觀念，帶領高職院校全面推進高校檔案信息化建設，實現高校檔案工作的跨越式發展任重而道遠。

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課題名稱：《探索國家示范性高職院校檔案管理信息化建設的理論依據與實踐—以江西現代學院為例》（項目編號：jxgxdakt-20120350，主持人：焦江福）