城建檔案管理工作中存在的問題及對策

李莉

[摘 要]城建檔案是對城市規劃、城市建設及管理進行科學決策的依據。城建檔案管理是否科學合理，直接影響著城市規劃和建設工作健康有序的實施與發展，加強和完善城建檔案管理工作具有十分重要的意義。

[關鍵詞]城建檔案；加強管理；提升質量

隨著我國社會主義市場經濟的迅速發展，城市現代化建設進程不斷加快，城建檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰。所以，我們必須提高認識，把握機遇，不斷加強和完善城建檔案管理工作，努力提升城建檔案管理水平和服務功能。

一、充分認識加強城建檔案管理工作的重要意義

城建檔案是在城市規劃、城市建設及管理活動中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、照片、聲像等原始文件材料。它是城市建設發展的真實記錄，是城市規劃的有力依據，是城市管理工作的數據憑證。城建檔案管理是否科學合理，直接影響著城市規劃和建設工作健康有序的實施與發展，所以，加強城建檔案管理工作具有十分重要的意義。

二、城建檔案管理工作中存在的問題和不足

城建檔案管理工作經過長期的探索和實踐，取得了許多寶貴的經驗，并不斷的完善，已經成為做好城建管理工作不可缺少的寶貴財富，但是，還存在著一些問題和不足，這些因素嚴重影響和制約著城建檔案管理質量的提高。

1、社會檔案意識淡薄，依法治檔，主動服務意識有待于提高。近年來，國家相繼頒布了一系列涉及城建檔案工作的法律、法規，對推進城建檔案規范化、科學化管理工作起到了重要作用，但部分城建檔案管理工作人員對相關法律、法規并不了解，社會檔案意識淡薄，依法治檔，主動服務意識不強，難以適應現代城建檔案管理工作的需要。

2、庫存檔案內容單一，結構不合理，質量不高。各基層城建檔案館（室）普遍存在檔案內容單一、門類不全、結構不合理、質量不高等現象。主要體現在各類工程建設檔案，尤其是民用建筑檔案所占比重較大，地下管網工程和聲像照片檔案數量偏少，匱乏的檔案資源，成為制約城建檔案信息開發利用、編研工作的障礙。

3、信息化建設比較薄弱，管理手段相對落后。檔案信息化建設速度緩慢，以手工為主的服務模式大量存在。坐等上門的服務方式，單一和落后的服務手段嚴重影響了城建檔案服務質量的提升，城建檔案信息得不到有效的開發和利用。

4、城建檔案管理經費不足，人員素質有待提高。大多數城建檔案館（室）經費不足，購置檔案設備及人員經費支出困難，需要逐級請示，極少配備檔案專職人員，多數兼職，并且檔案工作人員不具備檔案管理專業知識。嚴重影響了城建檔案事業的發展。

三、加強和改進城建檔案管理工作的建議

1、增強社會檔案意識，提高服務質量。城建檔案管理部門要牢固樹立大局意識，將城建檔案工作納入城市建沒總體規劃，切實加強城建檔案工作的宣傳力度。通過開辦宣傳欄，借助電視臺、報刊等媒體公布城建檔案管理的法律、法規及管理辦法，不斷增加檔案工作的透明度。合理、適度的加大檔案信息開放力度，不斷滿足社會和人民群眾對城建檔案的利用需求，不斷增強社會檔案意識。城建檔案管理人員要更新觀念，與時俱進，改變以往“坐等上門”的服務方式，樹立主動服務，用戶至上的理念。正確處理并協調好各種關系，以創造性的思維方式解決工作中遇到的各種重點、難點和關鍵問題，提高服務質量。

2、加強館（室）藏建設，提升城建檔案質量。要想做好城建檔案管理工作，改變庫存檔案內容單一，結構不合理，質量不高的狀況。館（室）藏建設是基礎，質量是保證。首先，我們要根據檔案科學、規范管理要求制定好各項業務規劃，并在工作規劃的指導下按時保質保量的完成既定目標。加強城建檔案管理機構的建設，完善城建檔案管理網絡，理順各種關系，加強各部門各領域各專業之間的協調，加大培訓力度，加強業務指導監督工作。其次，我們要加強城建檔案的收集、整理、鑒定等業務基礎工作。根據檔案來源原則，檔案收集工作是整個檔案工作的重要環節，只有做到及時歸檔，將檔案收集齊全完整，才能有豐富的館（室）藏結構。檔案的整理工作是不可或缺的環節，有了及時歸檔的文件材料，不進行系統整理，象一堆散沙，是不能做到科學、規范管理的。檔案鑒定工作是整個檔案工作的關鍵環節，是檔案管理中最具決定性意義的工作。它決定著檔案的存與毀，同時也是難度最大的工作，因為城建檔案的鑒定受專業特點、時間、地理環境、城市規模、性質等諸多因素的影響，而且鑒定工作又是一個復雜的過程，它存在于收集、整理、立卷和保管的所有環節中。鑒定工作是優化館（室）藏結構，提高案卷質量的重要保證。所以，要想提升城建檔案質量，必須加強館（室）藏建設。

3、加強信息化建設，改進服務手段，提高服務功能。為了更好的開發利用城建檔案信息資源，城建檔案管理部門應面向社會，通過各種方式和手段，向社會提供更多有利用價值的城建檔案信息，以滿足社會各界的需求。首先我們必須加強信息化基礎設施建設，充分利用現代信息技術，根據國家有關城建檔案管理的標準和規范，系統的開發出一套完整的、切合實際的城建檔案管理系統軟件，建立內部局域網；更要加強檔案數字化建設，縮短檔案信息開發與當前需求的差距，實現檔案資源共享，為城市規劃、建沒、管理服務創造更方便、快捷的條件，以適應社會發展和城市現代化建設對城建檔案利用的要求，以優質的管理創造優質的服務。其次，要改進服務手段，過去，城建檔案利用是以手工直接查詢為主，對外查詢方式主要是為上門的利用者查找所需檔案，對原件進抄錄、復制，以提供原始信息為主。隨著社會的進步和信息技術的飛速發展，以手工為主的服務模式已越來越不適應現代城市發展的需要。坐等上門的服務方式，單一和落后的服務手段嚴重限制了城建檔案的服務領域和服務質量，城建檔案的價值得不到有效的開發和利用。因此我們必須在服務手段上有所創新和突破。

參與文獻：

[1]楊茵茵.淺談如何加強城建檔案管理.《中國高新技術企業》2010年19期