淺談關于做好文書檔案工作的幾點看法

武志超

[摘 要]本文闡述了文書檔案工作管理的重要性，對其工作中經常出現的問題進行分析，并且對其中問題可能的解決及優化方法進行了說明，并對如何改進提出了可行性的建議。

[關鍵詞]文書檔案；管理；檔案工作

文書檔案的管理直接關系到一個單位的檔案管理的水平。又因為檔案管理的水平聯系到單位檔案資料的質量，只有保證文書管理的完整性和對文書檔案管理的規范化和標準化才能保障一個單位的順利發展。

一、認真對待文書檔案工作的必要性

文書檔案管理工作具有政策性強、機密性高、專業性較強的特點。所以，要提高對于文書檔案管理工作的重視程度。在市場經濟管理中，操作好文書檔案的管理工作，對資源的合理利用起著相當重要的作用。首先，文書檔案有作為憑證的功能，是歷史的真實記錄，是擁有法律效用的，用這一點可以相較其他類型的文獻加以區分。這種特點是文書檔案形成的過程及其本身的特點決定的。另外，文書檔案具有參考的功能。對于后人的行為準則可以起到一定程度的指導、借鑒意義。

二、文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案工作銜接問題

文書工作與檔案管理工作這兩者之間既有聯系又有區別。兩者在工作管理中有不同的分工，采用的是分塊管理的模式，而這種管理模式是一種行之有效的管理制度，在一定程度上可以對文書和檔案工作區別開來。而對于文書和檔案工作的銜接存在一些問題，因為文書工作人員在對檔案管理的意識相對淡薄，不能真正的理解檔案工作人員在對檔案整理上的作用；另一方面，檔案工作人員也在某種程度上很少考慮到文書工作人員的工作內容，因此在工作中兩者存在許多銜接上的問題。

（二）檔案人員的繼續培訓

檔案工作人員要進行繼續培訓才能夠正確的對檔案的立卷和分類進行正確的分工，如果對檔案工作一知半解、不能懂得其要領，那么在檔案工作中會存在諸多問題——立卷錯誤、檔案管理不規范等。新時代好的檔案管理人員的素質只有通過檔案培訓才能有用優質的檔案管理技能，檔案管理人員不僅僅是重視檔案管理工作中的理論知識，對實踐操作中的技能也需要根據新標準來進行規范化的工作。

（三）各部門不能配合檔案工作

檔案工作主要是對單位內的所有部門資料的整理，這就需要單位內各個部門的積極配合，只有這樣才能為檔案工作人員提供方便，將檔案的歸檔工作從各個部門收集到的重要資料進行文件管理，但是一些部門不愿意合作、嫌麻煩，拒絕將文件資料交給檔案員統一保管。致使一些檔案管理員在不能夠得到相關部門的配合下時常是心有余而力不足，經過多次催要無果后，檔案管理人員不得不妥協，使一些重要的檔案資料在沒有經過整理的過程中而遺漏丟失，在將來需要使用時有可能找不到相關資料檔案。

三、創新文書檔案管理工作的具體措施

（一）加強制度建設，順應檔案規律

制度是對一個單位管理的章程，對于檔案管理制度的推進就需要根據本單位的管理體制、機制和機構設置來決定，在不違背本單位的章程制度的條件下，對不適宜的規定進行刪除，對不完善的部分進行修復。重新構建制度體系、梳理檔案管理關系的變化，完善責任制和為檔案工作提供強有力的制度保障，進一步提高檔案管理的執行力度。建立完善的檔案管理制度可以使單位的檔案管理更加的規范化、程序化和專業化。無論是從檔案的收集和整理、歸檔都可以移交給檔案室管理以及對檔案的日常保養工作等一系列的業務流程也需要制定出嚴格的制度，防止檔案的泄漏和篡改與遺失，對于這種情況就應該根據所提出的制度追究責任人的相應責任。另外，檔案管理制度的建立不是一蹴而就的，這需要依據單位內的時間情況進行嚴格的篩選、修訂或補充，促使檔案管理制度更符合實際。

（二）優化檔案團隊，滿足檔案人員素養

加強制度的建設，滿足單位的體制機制的要求，還必須有合適的工作人員來執行和落實。根據檔案工作的實際來引進有相應基礎知識的人才，使檔案管理從基層已經有了較高的檔案管理素養。在長期檔案管理工作中，對檔案團隊有了更高的要求，就需要對檔案管理隊伍進行鍛煉，提高文書檔案管理人員的業務修養和對文書檔案工作的認識。從實際出發，根據崗位有層次有計劃的進行繼續教育，更新業務知識，提高檔案人員的綜合素質。

（三）深化管理變革，適應需求變化

新形勢下檔案管理部門需要嚴格對企業的組織結構變化進行時時關注，尤其是企業重組和資源整合這些企事業單位改革，積極做好檔案工作中做好檔案工作的領導和保持健全的檔案管理隊伍，使檔案管理工作中每個工作人員有自己明確的分工。要提高創新意識，從原有的檔案管理等、靠、要的狀況中解脫出來，努力使檔案工作成為企事業單位服務的先行官和創造者，以期形成檔案管理工作由事后的搜集材料變為事前介入、事中參與、事后跟蹤的檔案管理工作理念。為適應信息的開放性和對檔案的顯性化需求，在符合保密規定的前提下，檔案部門可定期將庫存的檔案目錄和編研的專題成果在特定或公眾媒體上向用戶公布，方便用戶的選擇和查考，充分發揮檔案的作用，。

（四）提高工作效率，著力技術創新

樹立現代化檔案管理理念就需要借用現代化技術手段進行，在檔案管理工作中可以運用現代化的技術作為手段，利用計算機以及網絡進行信息化的現代檔案管理，幫助解決檔案管理工作，提高文書檔案管理的水平和效率。通過相應的技術將檔案資源轉換成數據資料，全程實行無紙化，保障檔案的紙質與數據并存，通過電子計算機實現檔案資源的共享，從而方便檔案的檢索和利用。因此，在對企事業單位進行創新文書檔案工作，不斷的更新檔案管理的觀念，積極嘗試新的檔案管理技術，可以讓檔案管理工作順應新時期檔案管理工作發展的需要，能夠有效的實現檔案管理的價值，更好的提供優質的檔案服務。