檔案管理創新的探討

崔勇

[摘 要]檔案管理必須適應現代企業和新時期的發展需要，建立系統、科學、民主的管理制度，更新觀念，建立新的體制，實行規范化的質量和有效的管理制度就要創新。本文就如何實現檔案管理的創新從管理體制的必然性，風險管理策略，信息化技術手段，檔案管理人員的隊伍建設四個方面進行闡述。

[關鍵詞]檔案管理；創新；信息

機關單位要生存和發展，離不開科學的管理制度，其中檔案管理是有效保證行政單位協調、有序、高效運行的重要基礎。檔案管理是指通過對信息的收集整理、分類統計，進行有效規范的管理并提供服務的各項工作的總稱。隨著社會的不斷進步和經濟體制改革的不斷深入，建立信息化檔案管理面臨著重大的挑戰，如何加強檔案管理向科學化、規范化、信息化發展，是檔案管理者必須深入思考的問題。要實現檔案管理的創新，要從如下幾個方面做起：

一、重視檔案管理體制改革的必然性

檔案管理者必須正視檔案管理體制創新的必然性，針對檔案管理中存在的問題采取有效措施來加以改進。

1.提高管理認識。強化檔案管理工作和其他各個部門的積極配合，加大檔案管理工作的宣傳力度，強化信息資源意識，規范檔案工作中的具體行為，加強對工作專業性質的認識，提高自身水平，對其進行不同類型的宣傳，提高效果，可是試著采用多媒體技術對檔案信息進行搜集、分析以及利用。檔案管理要創新宣傳形式，運用現代高科技制作以不同的載體形式和傳播媒介向公眾展示展覽檔案資源，突出專題和典型宣傳。

2.掌握相關檔案管理知識。檔案工作者應有重點地學習和掌握相關學科知識，必須熟悉和掌握復印、縮微等現代化技術知識，不斷適應檔案工作發展的需要。檔案管理工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作，它不能通過服務對象直接產生效益而取得經濟效益。

二、風險應對策略

檔案的原始性和文化傳承性決定了檔案信息安全管理的特殊性，要保障檔案內容的長期性和持續性，就要充分認識風險，采取安全防范體系，增強對風險的抵抗能力。

1.技術方面的風險管理，，需要從網絡訪問、信息傳輸、操作系統及其應用軟件系統等各個方面加固網絡訪問控制，避免內網數據的流失，采用入侵檢測技術動態監控網絡，防治數據加密技術信息泄露，利用查殺技術防止系統文件遭破壞，防治規避設備故障風險等。

2.管理方面的風險管理。建立治理措施，制定安全操作規程，推行各類檔案信息的組織、保存和管理策略，按照使用要求采取分級存儲策略進行管理，采取制作紙質拷貝的方式實施格式轉換以及版本跟蹤管理，定期輪換崗位和降低單人集中管理之安全風險。

3.技術和管理的動態監控管理。按照檔案管理制度、標準規范不斷修訂、改進和完善管理制度，在充分了解技術防護產品和使用方法的基礎上，實施安全管理手段加以實施落實。建立監督執行體系。化過程跟蹤與控制，確保檔案管理措施的落實到位，實現信息化工作的總體要求，，通過過程跟蹤、分析和管理，確保各項措施標準規范的完善與升級擴展。

三、檔案管理實現信息化

1.建立檔案信息自動化系統的管理體制。信息自動化是檔案管理系統的建設目標，要把高度集中管理和方便使用相結合。重點解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范硬軟件的選用，把各個層次檔案信息自動化系統實行集中統一管理，不避免自建系統，造成信息分割和資源浪費，組建一個規范化的“檔案信息系統”，建立集中統一管理下的分散式系統。

2.資源的有效化利用。檔案信息化管理就是為了提高檔案資源的有效利用率，擴展利用空間。因此在檔案管理上要密切注意優化使用程序，提高資源的使用率，對于檔案資源的掃描以及整理環節一定要注意資源的準確性，資源信息化系統建設之前要固定人員，在信息的錄入過程中監督人員應履行相應的職責，同時仍需要大量人力物力的投入，對于檔案的更新也應得到一定的技術支持，同時還應配備相關的專門的部門開展檔案的更新工作

3.建立檔案管理信息化的管理系統。隨著現代多媒體技術以及互聯網的廣泛應用，充分利用現代信息的手段，推進信息化進程，不斷順應信息時代發展的客觀要求。確立一個總體規劃，然后逐步實現檔案管理在信息搜索。

四、檔案管理要實現高利用率

隨著網絡技術的快速發展，利用計算機進行檔案管理工作已經是大勢所趨。不但可以提高管理工作的效率和準確性嗎，還可以增強檔案管理的適用性和兼容性，實現了完成檔案的自動化、電子化。

1.充分利用現代網絡優勢，擴大檔案輻射層面。調動職能部門、社會團體形成自覺支持檔案管理工作的風氣。提高對檔案功能的認識。以多元化的活動積淀下來的歷史印記，有效促進檔案文化傳播、發展以及創新的發展，滿足社會文化建設日益增長的檔案利用需求。

2.加快檔案數字化建設，推進現代化管理。檔案信息數字化是推進檔案現代化管理的基礎，檔案管理技術要與社會先進水平同步。進行檔案信息的現代化管理，不斷提升服務能力。利用網絡的可共享資源，可供人們在與局域網聯通的計算機檢索查閱，如果基本具備檔案信息數字化的客觀物質條件，不需另行大的投入，只需檔案信息的數字化加工。可以大量存儲、管理、利用數字化檔案資源，提高檔案服務水平，實現資源優勢共享。

五、加強檔案管理工作建設。

建立完善的人才培養機制，加強崗位培訓工作，提高檔案管理人員整體素質和能力水平，創建有理想、有現代科學技術的綜合型人才以及專業人才的檔案管理團隊，有效地提高管理工作的效率，建設好兼職檔案管理隊伍，加強培訓，掌握文史知識，了解檔案的作用，熟悉檔案信息資源。尊重檔案尊重歷史，不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征，要實事求是原則，尊重歷史忠于職守； 建立健全人才競爭激勵機制，培養成具有全面專業知識及技能的檔案管理團隊，成為加快檔案數字化建設，推動現代化管理工作的人才保障。

參考文獻：

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