試論檔案現代化管理的意義及措施

王劍

[摘 要]檔案作為個人和單位的重要信息資源，是單位進行人事管理的重要資源，是單位管理層科學決策的重要依據，對單位的日常管理工作有重要的支持作用。因此必須使檔案管理全面實現現代化，才能滿足各企事業單位甚至國家可持續發展的需求。本文闡述了檔案管理現代化的意義，探索了在當前現代化管理進程中存在的問題，針對這些問題提出了相應策略。

[關鍵詞]檔案管理；現代化；意義；措施

1、檔案管理現代化的意義

1.1檔案資源共享

傳統的紙質檔案一般只是某單位內部獨自擁有，要想共享資源就必須通過“調檔”，這一過程需要耗費大量的人力、物力和財力，導致檔案流通速度慢、利用率低。而采用現代化檔案管理，利用計算機技術和網絡技術，可使檔案資源信息及時傳遞到任何需要的部門。有了檔案管理的現代化，檔案利用者就可以在不同的地點隨時查詢所需的檔案信息，而不必專程到檔案館查詢，大大提高了工作效率。

1.2節省檔案存儲空間

傳統的紙質檔案一般封存在檔案袋里，然后所有的檔案袋均存放在相應的檔案室內，而且檔案一般包括計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛生、黨政工團工等種類，所以占用空間大，不易管理。隨著存儲技術的發展，現代化的檔案管理可將紙質檔案制成電子檔案，這些電子檔案被儲存到光盤或硬盤中。光盤或硬盤的體積很小，容量卻很大，隨著科技的發展，可以預見一個幾英寸大小的硬盤即可存儲整個檔案館的資料信息，這樣，體積龐大的紙質檔案被分類儲存到光盤或硬盤中，大大節省了存儲空間，也節省了人力資源。

1.3方便管理和查詢

傳統的手工檔案管理方法為整理、組卷、歸檔、編制檢索工具和使用，這一過程均由人工來完成，工作量極大，工作周期漫長且效率低下。在日常使用過程中查詢方式一般采用人工查找，使用者查詢耗時長。在現代化的檔案管理方式下，利用計算機硬件和軟件技術對檔案進行分類整理、組卷和歸檔，工作效率大大增加。利用人性化、多條件的檢索工具使檔案的檢索方便、快捷，準確率極高。

2、檔案現代化建設過程存在的問題

2.1觀念落后

當前許多企事業單位檔案管理現代化的觀念落后，認為檔案管理工作就是保管檔案，只需做好檔案進到檔案室后的保密工作和保險工作，防止檔案信息的泄露和丟失，因此忽視了保管前的基礎性工作和檔案使用過程的重要性，還有的檔案現代化建設只建立在局部的信息化，例如采用計算機入庫及登記技術而忽視其他環節，這些觀念使檔案管理現代化建設步伐緩慢。

2.2基礎性工作不到位

在當前檔案現代化的落實過程中，由于檔案信息建設目前還沒有一個標準，導致檔案在收錄、分類、整理等過程還部分沿襲了傳統規定，無法全面實施計算機化和數字化，也導致了一定的管理混亂。由于檔案現代化建設是基于計算機技術和網絡技術之上的，而當前網絡病毒種類越來越多，在檔案的傳輸過程中容易帶入網絡病毒、木馬，容易被不法分子或黑客可以利用系統的漏洞對檔案數據庫進行破譯或惡意攻擊，造成無法彌補的損失，再加上檔案管理部門安全保密意識淡薄、安保軟、硬件配置不到位等情況，嚴重影響了檔案的安全保密性。

2.3檔案管理人員素質不高

由于現代化檔案室的檔案多采用電子文件，檔案從收錄到使用均使用計算機來執行，故其對檔案管理人員的自身素質有較高要求，除了要熟練掌握檔案管理操作流程之外還要對辦公自動化、網絡技術、信息技術等知識有一定的掌握。而當前的檔案管理人員綜合素質有待提高，對檔案分類不精，造成操作人員的重復操作等，浪費資源和人力。另外對管理系統操作不規范等，可能導致檔案的混亂、丟失甚至損毀。

3、檔案管理現代化建設的策略

3.1從思想上重視檔案管理現代化建設

要實現檔案管理的現代化，首先就要從觀念上做出改變，只有從管理層到檔案管理人員都充分重視檔案管理現代化的重要性，才能從根本上推進檔案管理現代化的建設。必須認識到檔案在單位管理工作中的重要作用，增加現代化檔案室的資金和軟、硬件投入，否則檔案管理現代化就僅僅是紙上談兵。

3.2加強檔案管理基礎性工作

企事業單位的檔案一般有計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛生、黨政工團工、科研等，檔案部門在收集和整理檔案過程中要對其進行科學分類，對類別不同和重要程度不同的檔案要分開儲存。其次要做好檔案數據庫建設工作，將紙質文檔通過掃描件的方式存儲到檔案數據庫內，以供計算機終端對檔案文件的識別、搜索和瀏覽。此外，要重視檔案管理軟件的選擇，一款好的、人性化的軟件可以讓操作者的工作事半功倍，會大大提高工作效率。

3.3確保檔案的保密性和原真性

檔案管理現代化是將原紙質文件通過電子掃描等方式存儲起來，電子文件在處理過程中有可能失去檔案原有的面貌，另外由于電子檔案文件在網絡傳輸過程中存在一定的風險性，所以在實際工作中要做好檔案的加密工作，為防止網路攻擊等對檔案解密的可能，必須運用更加先進的加密技術，如采用條形碼或加密狗等。為保證特別重要文件的原真性，在將檔案掃描件儲存至數據庫之外，還應將其紙質檔案存入檔案室，以備不時之需。

4、結束語

綜上所述，檔案的現代化管理對單位的未來發展具有重大的現實意義和社會效益。因此，管理層要充分了解建設檔案管理現代化的意義，根據當前所面臨的問題，制定相應的對策。在實際工作中要發揮人的主觀能動性，不斷改進管理方法，并協調檔案管理與其他事務的關系，讓現代化的檔案管理為各項工作提供更優質的服務。

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