電子文件形成與歸檔功能需求描述

王麗梅

[摘 要]電子文件形成與歸檔功能需求主要是對收文管理模塊、發文管理模塊和文件歸檔管理模塊功能需求的具體描述。本文對此進行分析。

[關鍵詞]電子文件；形成；歸檔；需求描述

一、收文管理模塊功能需求描述

（一）收文管理各工作流程的具體描述

1.簽收。即由文秘部門對收到后的電子文件履行接收手續的過程。系統應具備既可以接收上級或下級通過網絡傳輸來的電子文件.也可以將掃描文件引入收文系統的功能，具有對文件進行自動壓縮處理的功能。

2.登記。即由文秘部門對簽收后的電子文件進行收文登記的過程。系統可以實現對收文自動編收文號、銷號、補號的工作，并形成電子版收文登記。文秘人員登記時應填寫收文批辦單中的來文單位、來文標題、來文日期、來文字號、收文日期、收文編號等項內容。

3.審核。即由文秘部門對經過登記的需要辦理的公文進行審核的過程。審核重點是：是否由本機關辦理，是否符合行文規則，內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定等。審核通過后文件進入擬辦環節。審核如不通過，則退回電子文件登記人員，由其將此收文退給發文單位。

4.批辦。即由單位領導對擬辦后的電子文件如何辦理提出指示意見的過程。主批人應簽署姓名與日期，并且填寫批辦單中的批辦意見項。批辦環節結束后，文件如需辦理，進入承辦流程；文件如只需要閱知，不需要辦理，則返回文秘部門，文件不需要歸檔。

5.承辦。即由業務部門對批辦后的電子文件進行辦理的過程。包括對公文的執行、辦理或撰文答復等。承辦人員需要填寫批辦單中的承辦意見項內容。根據需要，來文可以直接形成轉發文，不需要業務部門重新起草。

（二）收文管理模塊的必備功能

為保證電子文件的真實、完整、有效，收文管理模塊必須具備以下功能：

1.對電子文件收文工作流程進行跟蹤的功能。

2.能夠自動記錄各程序的操作者、運轉時間及辦理情況等。

3.自動提示相關工作人員的待辦事項。

4.系統可以自動采集并填制電子文件登記表中的相關內容。

二、發文管理模塊功能需求描述

（一）發文管理等工作流程的具體描述

1.草擬。即由業務部門起草電子文件的草稿的過程，它是發文流轉的起始環節。業務部門進行草擬工作時，既要填寫發文稿紙中的文件標題、主題詞、附件、擬稿單位、擬稿人、主送機關、抄送機關、密級、保密期限、定密依據、緩急程度等項內容，這些項目是對文件自身內容、特征的記錄。

2.部門領導審核。即由草擬文件的業務部門領導對文件草稿的內容、形式等進行審核、把關的過程。設置此項目主要是為了便于分清工作責任，實現工作流程的順利操作。

3.簽發。即由單位領導對經審核通過后的修改稿進行簽發的過程。簽發人需要對電子文件修改稿的最終版及發文稿紙中的相關內容進行檢查、修改，并在發文稿紙中的簽發人項簽名和填寫意見。簽發人通過后，形成電子文件定稿，進入復核環節；簽發人末通過，則退給審核人，由審核人修改或由審核人退給部門審核人修改直至通過為止。

4.復核。即由文秘部門對經簽發后的定稿進行復核的過程。此過程主要檢查電子文件格式是否正確，簽發流程是否完備等。復核人員應在發文稿紙個的復核人項簽名和填寫意見。復核如末通過，應退給有關部門或人員進行修改或補充。

5.發布。即由文秘部門對登記后的電子文件定稿向各印發機關以電子文件或紙質文件的形式發行的過程。文秘部門在發布環節應填寫發文稿紙中的印制人員、校對人員、印制份數項。

另外，從保證電子文件質量出發，應當在《國家行政機關公文處理辦法》規定的發文程序之外增設文件積累環節。

（二）發文管理模塊的必備功能

1.能夠自動記錄電子文件形成、運轉的時間和過程，能夠打印記錄內容，并自動提示每位工作人員的待辦事項。

2.可以記錄并顯示電子文件的歷次修改痕跡或歷次修改稿。

3.工作流程是不可逆的，即電子文件流轉到下一環節后，上一環節的人員不能再對其進行修改。

4.電子簽章和電子簽名應有安全保障措施。

5.檔案部門應具有對電子文件的流轉、歸檔等過程進行監控的權力。

6.系統可以自動采集并填寫《電子文件登記表》中的相關內容。

三、文件歸檔管理模塊功能需求描述

（一）文件歸檔管理模塊的功能要求

1.系統中辦理完畢的公文可以實施在線歸檔。

2.設置歸檔處理單。歸檔處理單的內容應當包括文件標題、發文字號、責任者、主題詞、形成時間、承辦部門、密級、歸檔時間、歸檔責任人、歸檔號、保管期限、是否限制利用等12項內容系統能夠自動填寫的項目應由系統完成。

3.系統應在檔案部門設置預歸檔庫。業務部門可以隨時對本部門辦結庫中的電子文件鑒定、預歸檔后按類別保存在此庫中。

（二）電子文件歸檔的程序

1.電子文件形成或辦理部門對本部門辦結庫中的電子文件進行鑒定。鑒定的內容包括：審核電子文件的真實性、完整性、有效性、操作日志等，核對其內容和簽章，保證與其相應的紙質文件一致；鑒別電子文件的價值，確定其存舍；根據電子文件的價值劃分其保管期限；確定限制利用的電子文件。

2.填寫歸檔處理單。經鑒定應當歸檔的電子文件由形成或辦理部門負責填寫歸檔處理單中的文件標題、發文字號、責任者、主題詞、形成時間、承辦部門、密級、歸檔責任人、保管期限、是否限制利用等項內容。

3.給予歸檔標識。即賦予電子文件歸檔號，并將歸檔號填寫在歸檔處理單中。歸檔號由系統自動排序，部門兼職檔案員根據需要可自主修改和重新排序。

4.調整歸檔的電子文件。此項工作是由檔案部門對歸檔電子文件進行調整，包括是否屬于歸檔范圍，保管期限是否劃分準確，歸檔號是否正確等內容。檔案部門如對某部門歸檔文件有修改意見，可以自行修改，或將文件退回，由該部門兼職檔案人員進行修改后再重新預歸檔。

5.歸檔。即由檔案部門將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數據庫。

參考文獻：

[1]趙萱.電子檔案管理應注意的幾個問題[J].機電兵船檔案，2010（04）.

[2]楊凌燕.電子檔案管理要嚴把“四關”[J].云南檔案，2011（02）.