加強對社保檔案數字化管理研究

池利蓉

[摘 要]社會保險檔案是社會保險業務經辦中所產生的具有保存價值的文件和資料。而社會保障事業作為現階段最為關心的民生項目，其進程中需要形成大量的文字、圖表和聲像等資料，而這些資料當中很大一部分需要長時間保存，具有其歷史性，這些資料在日后的整合中就逐漸轉化成為了民生檔案的重要組成部分。

[關鍵詞]社保檔案；數字化；重要性；高效性

一、社保檔案管理的重要性

社保檔案作為社保工作中的重要資料，是為了實現在社保信息交流中能夠有效的給參保者提供依據，為維護自身的合法權益提供重要的憑證，也為社保部門的科學管理和提高工作效率提供了必備的條件。因此，社保檔案管理工作具備以下特點：

1.數量大。隨著我國社保制度的改革，社保的參保面已從城市覆蓋到農村，最終實現全民參保，匯成了龐大的社保檔案。

2.變化多。個人的社保檔案會隨著個人工作單位的變化，而發生關系轉移，各項社保繳費情況也會依據個人工資的增減發生變化，這就決定了社保檔案的變化性。社保檔案是以人為基本對象來辦理，個人是社保檔案的基礎單位。社保檔案是個人參與社保的原始憑證，是維護個人利益的重要依據。

3.要求高。社保檔案是按照國家的相關規定來辦理的，需要依據社保統一的辦理程序進行。單位員工在進行社會保險時會有一張規范的記錄卡，根據單位的個人工資有相應的繳費標準，這形成的相關材料都具有一致性。

二、高度集約的信息管理模式

隨著社保政策的不斷改革和深化，社保工作將會覆蓋更多的地區，社保檔案也因此會日益增多。而這種“服務一生、保障一生”的惠民工作將會關系到民計民生，涉及到的人也會越來越多。因此，做好社保檔案工作已成為社保經辦機構的一項重要任務。

在社保檔案管理中確保數字檔案的真實性和原始性是至關重要的，因為數字檔案存在一些可變的隱患，因此，保存好社保檔案的原始性是做好社保檔案數字化的重要課題：

1.嚴格的時間限制

社保經辦信息需要通過登記、核定、申報、結算等環節進行標準化和規范化的嚴密操作，層層把關、環環相扣，一經登記確認后不可變更。在特殊的政策業務中需要更嚴格的審批制度，是原始紙介材料數字化的體現，其原始性與記賬憑證相同。

2.嚴格的經辦流程

社保經辦管理具有高度信息化、規范化、標準化，其經辦流程保持高度的嚴整性形成一條鏈式對應的關系，雙方數據具備互斥關系，任何一處修改都會產生鏈式反應，很容易被檢索發現。因此數字建檔后的檔案修改是毫無意義的。此外，還應建立數字檔案歸集業務審批制度，嚴格“系統設計、統一授權、分級管理”。以提高數字檔案原始信息的歸集質量。

三、社保數字檔案新時代

1.預測

社保檔案涉及方方面面的內容，在管理信息中需要采集征繳業務類檔案信息，在形成數字檔案后可以檢索到承保人全部的信息，包括參加工作時間、參保時間等。同時，在社保檔案中存在未來補繳或是恢復繳費時，需要根據區縣等地區政策進行科學的預測，便于制定有效的補征收計劃，使社保基金應征盡征。

2.管理

數字化社保詳細記錄了經辦機構每項業務的經辦信息。對經辦人和審核人都做了詳細的記錄，在對每項業務中的程序都記錄在案，可以將業務記錄和審批記錄都顯現出來，為日后建立社保機構內部管理機制提供重要的技術信息保障，為日后在監督檢查業務操作流程以及問題情況發生時成為有效的自律工具，也是社保機構實現制度化管理的保障。

3.監督

社保檔案數字化有效的防范了一些不符合業務流程的問題，為有效的監督和預警提供了簡單的核查方法。例如在發現歷史數據變更時會有預警提示來防止錯誤問題的發生，進而不斷完善經辦管理。數字檔案將為事后監督工作導航：確保經辦工作的高效率與高質量并存。

四、加快社保數字檔案建設步伐

現階段，檔案管理的系統已經日趨成熟。數字化檔案工作給檔案人員帶來了方便的同時，更需要檔案人員把各類電子文件、圖片、存儲的檔案等紙質材料轉換成電子數據，對數字檔案整體資源的綜合開發利用提供了有效的幫助。目前，社保工程信息系統的快速成熟與發展對加快與完善生產信息系統檔案數字化建設提供了可靠的原始資料，也為實現社保檔案管理工作向更高的階段邁進奠定了基礎。

努力加快社保數字檔案建設步伐，提高檔案科學管理水平，早日實現社保數字檔案在征管信息預測、機構內控管理、經辦事后監督等綜合管理方面的應用，充分開發社保檔案資源的應用潛能。加強數據利用，實現應用縱深化。緊緊圍繞信息化建設這個重點，創新思維，狠抓資源數據庫建設，開發信息資源，服務決策，為領導決策服務、為業務建設服務、為行政管理服務。做到檔案管理與完成目標任務相結合，檔案管理與發展業務相結合，檔案管理與退休人員管理服務相結合。把單位和個人參保信息檔案這些“死信息”變成“活數據”，服務于社會保險業務工作，通過檔案信息定期向上級部門提供有關就業、失業等方面檔案數據情況分析，提供決策依據。分別在就業援助工作對策、強化職業技能培訓、解決失業保險社會化發放制度、解決享受低保、就業、靈活就業人員參加醫療保險方案等方面提出積極建議，為黨委政府科學決策和解民憂保持社會穩定提供服務。

總之，社保檔案是民生檔案的重要組成部分，涉及千家萬戶，既是我們以后工作的重點，也是我們工作中的難點。我們必須以知難而進、百戰百勝的勇氣腳踏實地、真抓實干，切實實現社保檔案的網絡化、信息化、人性化、規范化、多元化管理，保證社保檔案工作的順利進行，推動社會保障事業的和諧發展。

參考文獻：

[1]莊麗.金保工程“五險合一”后對社保檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2012（4）.

[2]呂桂珍.淺析社保檔案數字化的重要性[J].活力，2011（2）.

[3]郎淑琴.淺析社保檔案管理的信息化建設[J].科技視界，2012（5）.