探討如何使檔案管理變得更加科學化

于淑榮

[摘 要]檔案管理是現代社會精神文明發展的基石，做好檔案管理工作對社會發展有著積極的意義。本文通過概述科學化管理檔案的必要性，我國的檔案管理現狀提出檔案管理的新方法，為科學化的檔案管理提供依據。

[關鍵詞]檔案管理；科學化探討

一、檔案管理科學化的必要性

（一）提升國家軟實力

文化作為民族凝聚力和創造力的源泉，成為決定國家綜合國力的重要因素。檔案是具備了寶貴的精神文化財富的歷史記憶，對文化發展具有推動作用。檔案涵蓋了社會經濟、文化、社會的方方面面，對社會文明進程具有相當的說服力和吸引力，其價值不可估量。檔案管理工作從本質上說就是對人類文明的整理與保存，做好檔案管理無疑是贊娛樂文化發展的制高點，把握了社會文明發展的主動權，這是國家軟實力的體現。因此，做好檔案管理工作為國家軟實力的提升做好了鋪墊工作。

（二）順應信息化發展趨勢

在我國，信息技術的發展規模可謂空前，互聯網新興媒體普及度逐漸提升。現代化信息技術為檔案管理提供了發展的渠道，檔案的收集、儲藏和傳播都得以延伸，檔案管理已經開始朝著系統化、數字化、網絡化發展。公眾對檔案信息的需求日益增長賦予檔案管理更大的社會責任，科學化的檔案管理對其資源建設和服務功能都有一定的完善作用。檔案管理必須朝著科學化發展，這也是順應信息時代到來的革新。

（三）推動檔案管理發展

經過長時間的努力，檔案管理工作得到了一定的完善，管理范圍、門類及技術都取得了長足的進步，但在新的形勢下，檔案管理的發展路途依舊長遠。檔案管理從業人員的素質不高、信息化建設的水平相對落后以及檔案管理的制度不夠完善等問題使得檔案管理工作還有很大的提升空間。推動檔案管理的發展已成為亟不可待的工作，科學化的檔案管理能夠使其在根本上有很大的提升。

二、現代化檔案管理進程中出現的問題

（一）標準化程度低

在檔案管理工作中，標準化是一種必要條件。從上世紀八十年代至今，我國一直大力推廣標準化工作，同時制定的一系列文件使得方案管理的標準化形成體系。在檔案自身的復雜性驅使下，檔案管理體系也趨于復雜，需要做好分散管理。在歷史沿革下，檔案管理走上了一條自給自足的發展道路，各單位根據自己的實際情況選擇檔案管理硬件設備，使得檔案管理水平參差不齊。任由這種盲目的檔案管理方式發展下去會造成很大的文化隱患，同時標準化的進程也會受阻。

（二）管理人員缺失

現代化檔案管理中，管理人員占據了十分重要的地位。檔案管理輔助人員、檔案管理專業人員以及高級檔案管理人員將三個層次的管理工作細分，實現了檔案管理合理化。然而，檔案管理并不是一個成熟的學科體系，因此，專業管理人員的缺失現象極為嚴重，主要表現為高級檔案管理人員的缺失。高級檔案管理人員需要具備文化素質及現代管理技術能力，能夠很好地完成組織協調工作，為檔案管理工作中的基本事物做出很好的決策。然而，實際情況是管理人員的學歷普遍偏低，不能兼顧科學技術和經濟管理，這使得很多新的檔案管理技術方法不能推廣開來。制約了檔案管理事業的發展。

（三）管理投入較少

影響檔案管理使其不能朝著科學化發展的最大障礙及經費的投入不足，這也是檔案管理工作得不到單位領導重視的有力體現。社會大眾對檔案管理的重要性認識不足，單位領導缺乏檔案管理意識直接導致投入管理中的資金極低。因此，基層單位無力購買管理設備，檔案儲藏室更是簡陋，這使得科學化檔案管理難以實現。

三、提高檔案管理科學化的途徑

（一）找準定位

檔案管理應該定位為為黨委政府服務、為社會服務以及為廣大人民群眾服務的一項工作。將檔案管理工作作為重點，圍繞其開展其他相關工作才能保障檔案管理工作的合理地位。在檔案管理工作中不僅要注意常規性，同時還要找到階段性工作的重點，增強管理的針對性和實效性。同時要注意各項工作的協調，爭取檔案管理工作與社會發展同步，為社會發展找到有力依據。

（二）館藏型轉向利用型

檔案在傳統的管理思想中一直都作為收藏品，其管理內容就是保障檔案的安全。但實際上，檔案的價值就是利用。如果能把檔案中對過去的記錄變為能夠運用于未來的信息，就實現了檔案管理的社會效益，同時還能轉化為經濟效益。

檔案管理者應當了解檔案的內容，將其中有價值的部分挖掘出來，用其推動全社會文明的發展。例如曾經風靡過很長一段時間的《老照片》系列圖書，在其創作過程中參閱了大量的檔案資料。在檔案管理部門的幫助下，系列圖書的內涵得以深入。將檔案管理的館藏型轉向利用型利用能夠實現檔案的價值。

（三）使用先進科學技術

提高檔案管理的科學化水平就要從使用先進的科學技術入手，先進的科學技術能夠是檔案管理工作從傳統的紙質實體檔案變為數字化檔案，使得檔案管理的信息化水平得以提升，同時也使得檔案管理人員的工作更加簡便。建立完善的檔案數據庫并配置信息檢索功能，這樣在全球范圍內都能輕而易舉地搜索檔案資料，實現了檔案的全球共享。與此同時，在開發檔案管理的新技術時要保障檔案安全，做到信息保密和信息分享的協調。

（四）檔案管理服務開放化

新時代的檔案管理工作應該得到更大程度上的開放，使管理工作表現出社會性和公益性。檔案的運用不能僅僅局限在學術范圍內，檔案管理只有建立在覆蓋面廣的基礎上才能走出神秘的陰影，為更多人提供有用資源。檔案工作貼近群眾，有利于其科學化發展。

四、結語

科學化的檔案管理十分重要。應該得到大力推廣，保證檔案資源的有效利用，實現其價值。

參考文獻：

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