鐵路檔案收檔立案工作的思考

祖天元

[摘 要]針對在信息化環境下，鐵路企業檔案管理所面臨的挑戰，提出具體管理體系，以提高鐵路收檔立案的管理水平。

[關鍵詞]鐵路；收檔；立案檔案；信息

隨著信息技術的快速滲透.，作為鐵路企業基礎性環節的檔案管理，業參與到這一深刻變化的過程之中。因此，在新形勢下，檔案的工作不但不能削弱，還必須加強收檔立案管理的各項制度，實現檔案工作規范化、標準化的基礎，就要建立社會化的檔案公共服務系統，不斷滿足社會化利用需求等。在這種迅速變化的環境面前.檔案收檔立案管理要采取新對策，把握好原則，為提高鐵路企業的競爭力提供有力支撐.。

一、鐵路檔案收檔立卷的原則

（一）保持檔案資料的完整性

收檔的文件要以本單位形成的文件為主，在立卷歸檔工作實踐中形成標準化乃至現代化的一個重要原則。檔案的同一問題的處理，在于提高檔案利用價值。需要保持同一問題的完整性，防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要分清主次，把住全宗的入口關，要掌握好檔案利用的效率和效果。

（二）確保項目文件收檔立案的質量

檔案收檔質量體現企業的管理質量和水平，應體現跟蹤收集和管理的原則，企業要明確規定企業檔案應具備的質量和數量要求，移交時間等，把項目資料整理和立案納入具體要求中來，對于一些影像和圖章的簽署，一些重要的資料必須要加蓋并完備簽署，檔案立案工作必須從重視收檔工作開始。協調各部門工作，做到層層有人負責，盡量減少文件資料的流失。項目材料收檔是影響檔案價值的關鍵因素，要注意解決好立卷方法問題，做好檔案分類和檢索，有利于檔案規范化管理。提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的有力保證。

（三）明確立卷歸檔的重點

在實際作中要注意區分文件與資料，特別是在形式和作用等方面，必須減少檔案管理中的重復度和信息冗余度。提高檔案利用的效率和效果。注意有效地維護全宗的完整性，文件材料組在一個卷內保持同一問題的完整性。使立卷歸檔后所形成的檔案既完整又不龐雜為檔案的規范化。實現檔案工作標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和檢索利用便捷化。

二、鐵路部門檔案收檔立案的管理對策。

（一）加強管理

1、強化檔案收檔立案的過程控制。文件從生成到歸檔管理的全過程要進行受控，實現文檔與檔案保管的一體化，考慮在鐵路跨越式發展的大背景下，完善鐵路企業技術安全保障的高標準要求。加強對檔案管理方式的研究，以適應企業信息化和適應市場變化的要求。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。

2、簡明實用。合理擬制格式，用現代化檢索手段建立和完善檔案材料收檔工作的協調機制。制度建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的規范作用做好企業檔案管理部門的監察、審計等，加強企業部門內部各工作機構，保證企業檔案齊全、收檔及時。及時糾正檔案內容失真的問題，確保維護干部檔案工作的嚴肅性。

3、做好文件材料的收集.檔案收檔工作是做好文件材料收集，建立健全文件資料的歸檔制度的基礎。加強對平時收檔工作的檢查和指導工作，設置檔案柜檔案入柜存放，建立健全文件資料的收檔制度。對平時保存下來的有價值的珍貴實物，要做到隨時收集和立案相結合，嚴格對照檔案的標準，根據文件材料形成時間的規律主動收集，避免歸檔時遺漏。所有的資料要多而不雜，新收檔的檔案資料需要進行加工，變死材料為活信息。

4、明確檔案管理要求。檔案部門在規章制度的執行過程中，要做到充分體現制度的權威性。做好檔案管理工作，對近年來的文件資料進行立卷，管理者要了解和學習已歸檔立卷的經驗做法，對多年來檔案立案工作進行查漏補缺，確保檔案資料在分類、編號、裝訂等各個環節中無差錯。企業用戶在生產建設與施工的各個環節中，要保留簽署各類合同、說明對資料的要求，明確設計圖紙資料移交措施。對于一些聲像材料是收集的難點，一些圖紙設計圖要加蓋并完備簽署圖章否，定期開展資料整理檢查與監督，防止資料瑣影響企業的經濟效益。

（二）利用現代化的技術手段

1、依靠數據庫技術對檔案信息進行加工處理，為檔案利用服務提供基礎。檔案的服務信息包括國家、外省市及國外檔案工作動態信息，國家與地方的統計數據檔案，收檔在一個卷內，保持同一問題的完整性。

2、建好檔案立案系統，實現檔案自動編號、自動查找和表格套打等。檔案管理著要注重檔案的立案質量，對利用效果的反饋信息進行綜合性的分析，把檔案信息資源的開發工作做得更好使之發揮出更大作用。

3、建立電子文件檔案。標準化是確保檔案管理質量的重要支撐和保障。建立電子文件的登記標準、命名標準、鑒定標準、格式標準及專利維護等等。利用現代化技術，整理檔案。利用計算機等現代化手段整理檔案，利用計算機模擬人工立卷，按類別將條目內容打印出來，按歸檔形成的先后順序排列打印。提高檔案工作的效率和水平，降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，實現檔案信息化管理，減少手工操作，更好地服務于社會。

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