淺析檔案信息化建設與管理

李明宇

[摘 要]經濟的發展有效的帶動了信息技術的發展速度，當前信息技術在各個領域內得到廣泛的應用，為各行業在發展中帶來了技術性的革命，對各行業水平的提高和快速發展起到了重要的推動作用。信息技術在檔案行業中的應用，顛覆了傳統檔案的記錄方式和管理理念，給檔案行業帶來了天翻地覆的改變。文中分析了檔案信息化建設存在的問題，并進一步對加強檔案信息化建設的具體措施進行了闡述。

[關鍵詞]檔案信息化；建設；管理

前言

信息技術的快速發展，使檔案行業開始邁入信息化建設，利用先進的計算機技術、網絡技術和電子信息技術對檔案信息資源進行有效的管理，并加以開發和利用，檔案信息化建設使檔案由傳統的以保管檔案實體為主開始向提供社會服務方向轉變，對檔案信息資源在社會上的價值得以最大的體現，使其利用者在對檔案利用時更方便、快捷。

1檔案信息化建設存在的問題

1.1數據來源的多樣性導致異構性的出現

檔案館的檔案多數為不同的單位和部門所移交過來的，由于各個單位之間的數據庫往往是異構的，這些電子檔案的數據來源不同，各有各的屬性，內部結構和處理方式都存在著較大的異構性，所這些檔案作為入館資源時則是十分復雜的。

1.2篩選的難度較大

在一個檔案主題中，會有不同相關部門和單位的資料，這些資料一起移交到檔案館時肯定存在著很大程度上的重復性，在這種時候，檔案館擁有這些資料，如何在這巨量的信息面前篩選出有價值的信息，從而對信息資源進行合理有效的加工和利用，并實現全社會的共享，一直是很難以解決的重要問題。

1.3管理體制落后

在我國的檔案信息化建設進程中，往往更多的是對信息化、電子的關注，更對檔案管理的重視度卻不夠，其實檔案信息化建設的核心應該是對檔案管理流程的精簡、優化和重組。但在我國現在的檔案信息化建設中，卻仍在沿用傳統的管理體制，使檔案的信息化建設與檔案管理明顯脫離，與為公眾提供優質的服務具有很大的差距。檔案管理的滯后性很大程度上制約了檔案的信息化建設進程。

2加強檔案管理信息化建設的措施

2.1建立網絡檔案系統

在系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網，發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.2加強電子文件的管理

在我國的檔案中，通常是以不同的載體進行存儲的，如紙、圖片、聲音、圖像、視頻等，檔案信息化建設中需要對這些載體的檔案統一進行數字化的處理和轉換工作，同時還要保證所形成的電子檔案具有真實、有效和完整性，還要做好相關的管理工作。

隨著檔案信息化建設的進行，許多重要的文件都要求輸入到計算機信息管理網中，這樣在這些重要文件上網前，則需要按統一的要求進行文件格式上的轉換，從而保證數據具有一定的可靠性和通用性。同時對于那些沒有傳入到計算機信息管理網中的，具有保存價值的電子文檔，則需要其形成部門進行編目的整理，并通過網絡技術向檔案部門進行傳輸。

2.3采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法

電子檔案需要經歷形成、歸檔和信息管理等三個過程，形成部門完成了對電子文件的收集工作，所以其對電子文件的形成規律和歷史聯系都較為了解，所以其可以做為電子文件歸檔案時的主要責任者。檔案部門熟悉歸檔文件的原則和方法，可以從全局出發，做好把關和統籌安排工作。信息管理部門承擔著更重要的任務，其不僅僅是電子檔案的形成單位，同時還是設計和維護信息管理網絡的技術部門，在電子文件的歸檔案過程中具有極其重要的位置。這三個部門對在電子文件歸檔過程中相互滲透，各自發揮著自己的優勢，同時又集中成一體，從而完成電子文檔歸檔的全過程，并保證電子文檔的質量的可靠性。

2.4做好歸檔電子文件的技術處理工作。

作為一名優秀的檔案管理人員，需要及時的對現行文件的各項工作進行有效的指導，通過有效的技術手段，把歸檔的電子文件設置為只讀文件，這樣就能有效的保護電子文件的原始信息，從而掌握原始文件的結構和重新組合過程中的緣由，從而保證電子文件的可靠性和原始性，這樣電子文件可以與紙質文件一樣具有原始不可復制性，保證了信息的真實性和準確性。

2.5穩定檔案隊伍，提高業務素質.

目前我國檔案人員中缺乏綜合性的復合型人才，所以需要對檔案從業人員進行相應的培訓，從而提高其隊伍的整體水平，加強對不同崗位人員知識更新的學習，使其更好的應用新技術和新知識，同時在檔案行業中建立有效的競爭機制，充分調動員工的積極性和主動性，使其為檔案使用者提供更優質的服務。

2.6提高現代化管理手段，實行資源共享.

檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識“網絡化管理”和“數據化檔案”，實現信息共享、共建的目的。對此，開展現代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。

3、結束語

隨著檔案信息化建設的快速發展，在社會各行各業及公眾對檔案信息資源的需求不斷的增加，隨之又產生了大量的臨時性的需求，這就對檔案部門的工作帶來了較大的壓力，往往使檔案部門頻于應付這些需求而沒時間顧到其他的事情，所以在信息化建設日益深化的情況下，自動式服務將是有效緩解檔案部門壓力的有效手段，同時也是未來檔案管理服務于社會的主流趨勢。

參考文獻：

[1]王建宇.淺析檔案信息化管理的優勢及安全問題.蘭臺世界.011.10.

[2]吳挺善.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策.云南檔案.2008.01.