用知識管理企業科技檔案

孫利

[摘 要]科技檔案知識資源開發是檔案管理工作的重要內容。如何運用知識管理科技檔案，發揮檔案資源在知識生產和社會生產中的作用，最大程度發揮檔案利用價值是檔案管理的重要課題。

[關鍵詞]知識管理；企業；科技檔案

企業檔案是企業重要的知識資源，檔案管理是知識資源管理的重要內容。企業檔案工作如何順應形勢發展的需要，調整工作重心，使寶貴的信息資源多途徑的、多形式的開發編研，盡快轉化為生產力，使檔案管理走向知識資源管理，是新時期擺在企業檔案工作面前的新問題。

一、知識管理

知識管理是指為了提高企業競爭力而對企業內部和外部的各種信息、知識進行有效的識別、全面的收集、科學的加工和充分的運用；并通過促進知識和知識共享，鼓勵知識創新、實現知識增值。它是利用企業的集體智慧來提高企業的應變能力和創造能力。

知識資源管理不但要對信息和人進行管理，還要將信息和人連接起來進行管理，要將信息處理能力和人的創新能力相互結合，增強企業組織對環境的適應能力。知識資源對于當今企業具有舉足輕重的作用。

知識和管理缺一不可，抓不住知識的管理只能是眉毛胡子一把抓；而沒有管理技能，則企業就可能像沒有記憶的人一樣。從現在來看，檔案是過去積累下來的和今后將產生的，顯然在管理上應是不同的。要開展大中型企業檔案知識管理，就必須搞清楚企業檔案知識資源的內容、形式、特點，才能找到檔案知識管理方式和過程。

二、知識管理的意義

首先，作為一種新的管理思想和方法，知識管理對企業戰略、管理模式、人力資源管理、信息管理等方面都有不同程度的影響。隨著企業知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案管理的職能也在發生相應的轉變，主要體現在：從對檔案實體的管理轉向對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，實現企業檔案知識資源的共享。檔案人員必須轉變觀念，將檔案管理真正看成是企業知識管理的整體要求和規劃下完善檔案管理職能，職能的轉變賦予企業檔案職業更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變。

其次，傳統企業檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的手段，被動地提供簡單、淺層次的檔案服務，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，即使進行大量的編研，但是受檔案人員能力的影響，編研材料的廣度、深度不夠，不能有效地為企業各項生產、經營、管理活動服務。而知識管理強調借助先進的信息技術，通過現代化、智能化、人性化的手段，主動地為用戶提供高級、深層次的信息。知識服務最終實現知識的價值，提升企業的核心競爭力。知識管理對知識服務的強調和價值創造的關注促進檔案資源的開發利用，從而提升檔案管理的價值，提升檔案管理機構與人員在企業組織體系中的地位。

三、目前企業檔案資源管理存在的問題

1.觀念問題。在相當長一段時間里，企業檔案管理局限于收集、保管以及被動利用，檔案部門采取你查我調，你索取我提供的方式，不善于主動服務，弱化了檔案信息資源的開發與利用。收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專業人才，也需要耗費大量的時間。

2.方式陳舊。大多數企業檔案部門，在檔案的收集、整理、編目、統計和利用等方面都是靠手工處理，提供利用的速度慢、效率低，很大程度上影響信息資源的開發利用，傳統的從人、財、物、力管理模式和方式已經無法適應現代企業的要求。

3.檔案知識產品開發利用不及時。就知識類的檔案而言，知識是隨實踐變化的，需要在實踐中應用、檢驗、優化、提高、創新。但在目前的檔案管理中，只是收集相關的信息，沒有真正地將其加工、開發成為知識庫的產品。

四、企業檔案管理的趨勢和目標

以信息技術為代表的新科技革命日新月異，改變著我們的工作方式和習慣。檔案是企業生產經營活動有價值的歷史記錄，是企業的知識財富。應用計算機技術，有助于深層次挖掘檔案潛在的價值，減少繁瑣的手工操作程序，提高檔案管理的利用效率，更好地為企業生產管理工作提供利用。

1.檔案管理技術需要快速提升。隨著企業信息化程度的提高，企業的生產、經營方式正逐步走向自動化、智能化，信息技術在企業生產、管理中的大量應用又為企業的檔案管理提供了一個很好的轉變契機，促進企業檔案管理從傳統的實體管理向信息技術發展，向積極開發檔案信息資源，挖掘檔案中知識的方向轉變。所以，我們必須積極利用各種信息技術，開發具有數據分析和決策支持功能的檔案知識管理系統，推動企業知識管理水平的提高。

2.檔案知識智能化服務意識需要大力加強。企業檔案知識管理的最終目標就是實現檔案知識產品的加工共享，提供優質、高效的檔案知識服務，這是檔案部門參與企業經營主業的切入點。信息技術的發展為企業檔案管理提供了新的發展契機。檔案人員要構建企業的知識管理庫，將企業內部原本各自封閉的信息連接起來，積極主動地為用戶提供檔案知識服務，加強檔案人員服務意識。

3.提高檔案人員素質。檔案現代化事業是否適應企業的發展，關鍵在于是否擁有一支高檔次的檔案人員隊伍。檔案管理部門應把培訓工作提到日程上，抓好檔案管理人員的培訓。檔案人員除具備本專業的知識外，還要掌握檔案發展的趨勢和與檔案信息工作有關的新知識。有一支強有力的檔案工作隊伍，檔案就可以得到科學管理，檔案信息資源才可以得到合理的開發利用。

隨著以建立現代企業制度為目標的企業改革日益深化，以現代信息技術應用為基礎的企業信息化進程日益加快，知識和信息正在成為企業經濟增長的最重要的源泉。知識管理在企業價值提升的過程中扮演著最為關鍵的角色，知識資源管理的目標就是快速方便的訪問所需要的信息和知識，確保企業管理、產品生產、經濟活動有效高速地運行。

參考文獻：

[1]王君彩主編：《科技檔案管理概論》，？中國檔案出版社，出版時間：1993年5？月.

[2]李明麗：《淺談企業科技檔案管理創新》，安徽科技，出版時間：2009年第8期.