檔案數據庫的質量控制

王麗曼

[摘 要]檔案數據庫是檔案信息資源建設的主流組織形式，通過構建檔案數據庫標準體系及主要基于該體系構建的質量控制體系，為檔案數據庫的建設提供具有實踐意義的指導。

[關鍵詞]檔案數據庫；結構；質量

檔案數據庫是檔案信息資源的高級組織形式，是適應當今信息化技術和管理需求的最佳形式，作為檔案信息資源一個組成部分。它起著舉足輕重的作用。因此，影響檔案數據庫質量的因素也必將從整體上制約著檔案信息資源的質量。只有將檔案數據庫的質量控制好，才能構建高質量的檔案信息資源，從而加快檔案信息化的進程。

檔案信息數據庫建設，意味著在信息社會中檔案管理工作開始涉及各類相關的技術問題，檔案工作開始大規模引進現代技術。從長遠看，檔案信息數據庫建設的發展就是檔案信息化建設的推進，其間涉及數字檔案信息的形成、收集、歸檔、整理、鑒定，存儲、保管、保護，檢索、傳遞、利用、統計、銷毀等全過程。檔案信息數據庫建設將對相應的檔案管理工作產生各種影響，使之在一定程度上發生某些變化。

怎樣建設系統性能高、效益好的檔案數據庫，是檔案數據庫建設的關鍵，也是保證檔案數據庫質量的重點。筆者主要從以下幾個方面進行探討：

1、定位檔案數據庫，按標準體系進行檔案數據庫的統籌規劃

建設檔案數據庫。首先要明確建設什么樣的數據庫。明確建庫的目的和要求。從總體上對檔案數據庫進行定位，這樣才能有的放矢，從而進行具體的、細節的規劃。檔案數據庫的定位也就直接影響了數據庫建設的規模、成本、性能和效益等。所以首先要抓住這個基本出發點。其次，應當采用標準體系來進行檔案數據庫的綜合質量控制。目前我國國家和行業標準中尚無直接針對檔案數據庫建設的標準，而是間接分散在指導類和操作類標準中。有的地方檔案部門自主開發了各自的數據庫結構標準，但標準之間的差異很大，有成為信息孤島的可能。因此，必須就檔案數據庫建設過程中所涉及到的各類標準規范進行系統管理，構建科學、合理的標準體系。

2、檔案數據庫系統的選擇

檔案數據庫采用何種系統組織數據直接關系到檔案信息資源能否被方便的開發和利用，能否滿足檔案利用者的需求，必須根據檔案部門的經濟狀況和檔案數量，合理選擇檔案數據庫，不能盲目追求高標準、高要求。當前具有代表性的檔案數據庫系統主要有兩種：一是關系型數據庫；二是Lotus Notes數據庫。Notes數據庫作為面向文檔的數據庫，對于用戶在網絡上處理各種不同的文檔信息來說非常方便和快捷，但在開發檔案管理系統方面不足，容易形成一些信息孤島。目前大多數檔案部門還是利用關系型檔案數據庫組織檔案信息資源，當前，應用比較廣泛的大中型關系型數據庫系統有SQLServer和Oracle，這兩種數據庫系統都具有很好的安全機制，其中前者是基于Win-dows開發平臺上最標準、最普遍的數據庫系統。開發人員可以按照用戶的標準來選擇數據庫。具體考慮數據庫系統的自動更新、查詢、統計功能，構建與各部門相應的檔案數據庫系統。

3、檔案數據庫結構的設計

檔案數據庫系統選定之后，接下來的關鍵步驟就要設計合理的檔案數據庫結構，它對系統性能的好壞起著決定性的作用。在設計的過程中要充分考慮其可行性和實用性，除了要采用先進的科學技術和管理手段外，更重要的是要立足檔案信息資源的特點，不能片面追求數據庫的功能而忽視檔案的特性。眾所周知，數據庫系統的響應時間隨著庫內記錄條數和字段數量的增加而降低，而記錄的數量多少與檔案分類標準有關。分類中的檔案數量越少，系統響應越快，詳細劃分檔案的類別可以減少每一類檔案的數量，但分得太細又會給用戶的查找帶來困難，大多數用戶對檔案的分類還不是很了解。同樣，字段長度太短，檔案利用比較困難，因此在設置前需要仔細分析每個字段的長度，力求簡單實用。綜合考慮檔案用戶的實際需求和系統的實時性，找出兩者最佳的結合點。

4、檔案數據庫的安全問題

檔案數據庫的網絡化的應用，也為其帶來了傳統檔案信息資源管理時沒有的安全性問題。檔案信息易于修改而不易被發現，且容易受到網絡黑客和計算機病毒的入侵，安全如果不能保證，檔案數據庫的質量也就無法保證。近年來信息系統的安全技術日臻成熟，檔案信息資源也屬于信息資源的范疇，因此，可以相互借鑒，如數字加密、身份認證、數字簽名、PKI認證技術等。但無論綜合運用多少種信息安全技術，信息安全隱患依然存在，所以，在檔案數據庫的建設過程中和動態的管理過程中都要進行安全防范。

5、檔案數據庫的質量控制

檔案數據庫質量問題是目前檔案數據庫建設中亟待重視和解決的關鍵問題。由于檔案數據庫是包括檔案實體信息、管理信息、應用環境信息在內的各種類型數據按照特定數據模型進行組織的數據集合，本身就是一個由多種對象組成的復雜體，其質量問題具有多種來源和表現形式。從數據庫角度看，一方面應采用軟件產品質量控制的方法對檔案數據庫進行質量控制，另一方面需要對檔案數據庫構建依賴的標準體系進行分析把握。

檔案數據庫的質量評價是對數據庫的質量及其運行效率和價值進行科學測定，它本身也是數據庫建設生命周期的一個重要環節，使得數據庫建設形成螺旋型上升的回路結構，是形成有效的檔案信息系統的必需的工作環節。

總之，數據庫是信息資源存儲和開發利用的基礎，是信息資源共享的先決條件，是信息系統的核心。檔案數據庫建設是實現檔案信息化管理的基礎。是實現檔案信息網絡化服務的根本保障。因此把數據庫建設作為當前檔案信息發布的核心工作，檔案數據庫建設越有成效，檔案信息管理與服務也就越有保證。只有切實控制好檔案數據庫的質量，才能更好的開發和利用檔案信息資源，加快檔案的信息化進程。