事業單位檔案管理創新

張學利

[摘 要]在市場競爭日益激烈的形勢下，事業單位的生存與發展也面臨著嚴峻的挑戰，在這樣的背景下，事業單位內部進行了管理體制改革以及人員精簡等工作，但是這些卻給事業單位的檔案管理工作造成了很大困難，因此事業單位需要在立足行政事業單位檔案建設管理原則的基礎上，探索事業單位檔案管理創新的有效途徑。

[關鍵詞]事業單位；檔案管理；創新策略

事業單位承擔著十分重要的社會職能，因此在不斷變化的時代中需要不斷尋求突破，創新思路，謀求事業單位的生存與發展。隨著科學技術的發展，現代社會對事業單位的要求越來越高，事業單位必須建立科學、系統與民主的管理體制，著重進行檔案管理工作，保證整個事業單位的協調運作。目前，事業單位檔案管理中存在很大的問題，管理制度與管理手段比較落后，謀求檔案管理的創新十分必要。

1.事業單位檔案建設管理的原則

1.1規范、靈活相統一原則

事業單位具有很重要的社會地位，事業單位的檔案管理工作要嚴格按照國家標準來實行，換言之，事業單位的檔案管理需要充分實現規范化、標準化。因為事業單位的管理特點不盡相同，因此檔案管理方式并不能夠按照一個模式進行，各個事業單位需要按照本單位的特點以及單位的規模進行檔案管理方式的創新與探索，并在日常工作中進行不斷進行總結，建立起一套科學合理并適合本單位管理模式的檔案管理辦法，但是不同的檔案管理辦法都需要體現規范化和標準化，確保管理工作能夠有序進行。

1.2職責、權益兼顧原則

在確立事業單位檔案管理體制時，一定要遵循職責、權益兼顧的原則。在進行檔案管理工作時，單位檔案管理的領導以及員工要有不同且明確的管理范圍，嚴格進行職責的劃分，如果一旦發生問題，便可以立刻找到責任人，這樣便可以很好地提高檔案管理工作的效率。在進行職責分配時，單位要重點保護工作人

員的合法權益，如果單位在劃分職責時一味地忽視或者傷害工作人員的合法權益，就會打擊工作人員的工作熱情，也為為事業單位的發展帶來很大的阻礙。

1.3制定、執行并重原則

在科學技術不斷發展的今天，社會經濟水平不斷提高，事業單位的檔案管理體制要不斷創新與發展，這就需要單位在認真分析本單位工作特點的基礎上，不斷進行探索和總結，制定一整套合理、科學、系統的檔案管理規章制度。在管理體制建立之后，單位要重視制度的執行工作，首先要檢驗管理制度是否真正符合單位的實際管理工作，然后成立專門的部門或者派遣專人督查檔案管理制度的執行，并要在實踐中不斷對管理制度進行完善與修改，使得事業單位的檔案管理制度逐漸實現人性化、規范化、合理化，使得檔案管理制度能夠真正地提高單位的管理效率，調動工作人員的工作熱情，促進單位的發展。

1.4靜態、動態相結合原則

事業單位的穩定發展需要建立一套穩定并可行的管理制度，以此來保證事業單位的協調運作，但是在不斷變化的社會中，檔案管理制度并不能一成不變，必須要不斷適應社會發展的新需求，不斷適應本單位的工作變化，因此事業單位的檔案管理制度需要在保持相對穩定的狀態下不斷創新與發展。如今，世界逐步實現全球化，事業單位也要逐步與國際接軌，走上國際化道路，這是一個機遇與風險并存的時代，事業單位必須要積極學習世界各國優秀的檔案管理辦法，并結合自身實際情況加以運用，不斷總結并完善事業單位的檔案管理工作制度。

2.事業單位檔案管理工作中存在的問題

2.1單位領導對檔案管理工作重視程度不夠

針對事業單位的檔案管理制度，國家制定了一系列的規章制度，事業單位的檔案管理必須要嚴格遵守國家的相關法律法規，但是我國的一些事業單位學習國家法律的力度不夠，認識不足，對檔案管理工作的重視程度不夠，并沒有意識到事業單位的檔案資源是一筆十分寶貴的財富。領導班子對檔案管理工作的不重視，就會使得整個事業單位的檔案管理工作十分混亂，管理落實不到位。

2.2檔案室現代化管理設施比較落后

事業單位的檔案資料是一筆十分寶貴的財富，但是因為長期對檔案管理工作的不重視，導致很多單位檔案管理的資金不足，很多檔案室的管理設施十分落后。有些事業單位的檔案室十分簡陋，工作人員的辦公環境比較差，檔案室、辦公室、接待室沒有分開，一些檔案室內甚至還堆放著易燃易爆物品，威脅著檔案資源的安全。

2.3檔案資源的開發利用工作不夠完善

我國很多事業單位并沒有意識到檔案資源的重要價值，沒有對檔案資源進行充分利用，檔案管理往往只注重檔案的收集、整理、保管工作，認為只要檔案不丟失、不磨損便已經實現了有效管理，忽視了對檔案資源的開發利用。

3.事業單位檔案管理創新辦法

3.1建立健全檔案管理制度

在新的時代背景下，事業單位必須要制定一套行之有效的檔案管理辦法。創新的檔案管理辦法要遵循事業單位檔案管理的原則，要嚴格遵守國家相關的法律法規，并要結合事業單位自身的實際情況，使得管理制度真正能夠發揮效用。新的檔案管理辦法必須要具備可操作性，簡明易懂，能夠在實際工作中起到很好的規范與指導作用。工作人員是事業單位的工作核心，因此檔案管理辦法必須要堅持制度約束的地位平等性，對單位領導和普通員工都進行約束，重點保護工作人員的合法權益。此外，事業單位的檔案管理制度還要實現獎懲分明，在制度制定之后要注重執行，保證制度執行的嚴肅性和公平性，對表現優秀，工作積極的員工要進行獎勵，發揮其模范帶頭作用，對不能遵守規章制度的員工進行懲罰，這樣的獎懲制度可以很好地激發員工的工作熱情，促進事業單位的發展。

3.2深化管理，提高人事檔案管理水平

事業單位需要不斷提高員工的管理水平，通過定期開展培訓班，組織員工進行學習，開展員工交流會等提高單位員工的管理水平。單位領導要重視檔案管理工作的重要性，在單位內部進行廣泛的宣傳，使整個單位的員工都重視起檔案管理工作，并要采取績效考核等方式，對檔案管理工作進行監督與指導，實行定期考核，通過級別升降來實現動態管理。事業單位還要制定適合本單位的檔案管理工作質量評估體系，并要積極落實執行工作，推動檔案管理工作的進行。

3.3開展信息化建設，提高檔案管理工作質量

隨著現代科學技術的飛速發展，計算機技術得到了廣泛的應用，檔案管理工作實行信息化管理也是當代社會對檔案信息管理需求日益增強的客觀需求。事業單位檔案管理工作的創新需要最大限度地發揮檔案資源，提高管理效率，采用科學的管理辦法可以滿足新時期社會的需求。首先，事業單位必須利用互聯網高速的信息傳遞功能，實現各級事業單位檔案信息的準確與高效傳遞，保證信息的時效性；然后利用計算機、掃描儀等現代設備，將事業單位的檔案信息錄入電腦，并對信息進行技術處理，將文字、圖片資料轉變成數據資料，將檔案資料數字化；最后充分利用網絡技術進行檔案管理創新，構建檔案管理數據庫系統，為社會各界提供高效的檔案信息服務，實現檔案資源的共享，提高檔案資源的利用率，提高事業單位檔案管理工作的質量。

4.結語

隨著科學技術的發展，社會經濟水平不斷提升，事業單位的檔案管理必須要符合人們的需求。事業單位檔案管理制度的創新可以在很大程度上提高事業單位整體的管理質量，可以解決以往檔案管理中存在的問題，科學有效的檔案管理辦法可以保證整個事業單位的協調運轉，因此事業單位的負責人需要意識到檔案管理的重要性，支持并推行檔案管理的創新與改革，促進事業單位以及社會的發展。

參考文獻：

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