企業(yè)人事檔案管理社會化研究

李冬敏

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的競爭也越來越激烈，因此殘酷的市場環(huán)境，對各企業(yè)的發(fā)展提出了更高的要求。企業(yè)若想獲得利潤贏得發(fā)展，加強(qiáng)管理，降低成本，提高企業(yè)競爭力是最基本的公司戰(zhàn)略。目前隨著管理水平逐步完善，成本價格信息逐漸公開的情況下，企業(yè)為了進(jìn)一步降低管理成本，提高管理水平，在檔案管理方面開始實(shí)行了新型的管理模式——檔案管理社會化。

一、概念的界定

社會化本是社會學(xué)的專業(yè)名詞，目前社會學(xué)家普遍認(rèn)同的社會化概念是“指個體在與社會互動的過程中，逐漸養(yǎng)成獨(dú)特的個性和人格，從生物人轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣耍⑼ㄟ^社會文化的內(nèi)化和角色知識的學(xué)習(xí)，逐漸適應(yīng)社會生活的過程”。社會學(xué)的社會化概念是指人作為個體融入社會的過程。

目前社會化一詞被人們廣泛提及，如生產(chǎn)社會化，社會化分工，社會化營銷等，社會化的主體不再僅僅是個人，而是延伸到各個領(lǐng)域，由此可見社會化已經(jīng)不再局限原有內(nèi)涵，已經(jīng)被人們賦予廣闊的外延。現(xiàn)如今檔案管理社會化在檔案界已經(jīng)形成共識：檔案管理作為一個個體融入社會的過程。雖然目前眾多學(xué)者對檔案管理社會化都給出了定義，但是筆者認(rèn)為最為詳細(xì)和具體的解釋應(yīng)為——所謂企業(yè)檔案管理社會化協(xié)作就是在企業(yè)檔案管理過程中，將某一部分檔案的管理職能委托給企業(yè)外部特定的組織機(jī)構(gòu)（如檔案事務(wù)所、檔案咨詢服務(wù)中心、檔案寄存中心等），由這些機(jī)構(gòu)利用其專業(yè)優(yōu)勢，對這些檔案信息進(jìn)行有償?shù)毓芾砗烷_發(fā)利用。

二、檔案管理社會化的必然趨勢

企業(yè)人事檔案管理社會化是當(dāng)今檔案管理的一種新型模式，就目前來看，雖然這種模式的提出時間不長，卻已經(jīng)逐步在各大城市開始實(shí)行，許多檔案管理中介機(jī)構(gòu)不斷出現(xiàn)，并取得了較好的經(jīng)濟(jì)和社會效益。筆者認(rèn)為檔案管理社會化發(fā)展如此迅速并逐漸成為一種新的模式有著深刻的社會、市場和技術(shù)原因：

（一）社會根源

隨著社會的發(fā)展和科技的創(chuàng)新，社會分工日益細(xì)化，社會機(jī)構(gòu)的發(fā)展也日益專業(yè)化。而原先企業(yè)中相對完整的職能機(jī)構(gòu)勢必會造成企業(yè)的成本過高，負(fù)擔(dān)過重，影響其在市場中的競爭力。在市場經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)利潤最大化，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，而取消企業(yè)一部分職能機(jī)構(gòu)，把這部分業(yè)務(wù)投放到社會專門機(jī)構(gòu)中，是檔案管理社會化的社會根源之一。另外，目前國家對檔案管理加大了重視力度，近期出臺了許多關(guān)于檔案中介機(jī)構(gòu)的政策和規(guī)定，為檔案中介服務(wù)市場營造出了良好的市場秩序和市場環(huán)境，也為檔案中介服務(wù)市場的發(fā)展提供了法律依據(jù)。

（二）市場需求

首先，企業(yè)為了減少管理成本，提高管理效率，急需把自身內(nèi)部的檔案管理機(jī)構(gòu)精簡掉，把檔案業(yè)務(wù)外包出去，由此催生了檔案管理中介機(jī)構(gòu)。其次，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和完善，企業(yè)對檔案信息的重視程度也在不斷加強(qiáng)，特別是在當(dāng)今信息社會，知識產(chǎn)權(quán)，企業(yè)人事等信息對企業(yè)來說具有很大的價值，但是目前一些中小企業(yè)對自身檔案沒有能力進(jìn)行專業(yè)化管理，因此需要專業(yè)的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)能夠代替其進(jìn)行管理。最后，目前經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，企業(yè)的重組、兼并和破產(chǎn)已經(jīng)屢見不鮮。但這個過程中，會產(chǎn)生大量的無人管理的檔案文件，這些檔案的保管不利會給企業(yè)和社會造成極大的損失。正是這些迫切的需求的驅(qū)動下，使得企業(yè)檔案管理社會化的實(shí)現(xiàn)有了實(shí)踐動力，成為了可能。

（三）技術(shù)支持

當(dāng)今社會是是信息化社會，信息技術(shù)被應(yīng)用到各個行業(yè)領(lǐng)域中，自然也為檔案管理社會化提供了技術(shù)保證和支持。當(dāng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)無法滿足檔案管理需求的情況下，依靠外界專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)和服務(wù)機(jī)構(gòu)提供服務(wù)。這些社會機(jī)構(gòu)通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，先進(jìn)的信息管理手段一方面能夠保證高效的管理水平，形成企業(yè)內(nèi)外在社會范圍內(nèi)的有效協(xié)作，降低企業(yè)檔案管理的成本，提高企業(yè)的經(jīng)營管理效益；另一方面還可以通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)隨時與企業(yè)進(jìn)行交流，保證了企業(yè)能夠及時的掌握其檔案信息及最新動態(tài)，提高工作效率。

三、措施及建議

通過上文可知，檔案管理社會化能夠有效地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)職能，創(chuàng)造出良好的社會、經(jīng)濟(jì)效益，從而能夠有力的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，同時越來越多的企業(yè)開始重視而且已經(jīng)投入檔案的社會化管理中去，檔案管理的社會機(jī)構(gòu)也開始遍地開花的運(yùn)行起來。因此如何更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的社會化就成為目前檔案部門急需解決的問題。筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下兩個方面入手：

（一）健全中介機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)管理規(guī)范

首先加強(qiáng)對檔案中介機(jī)構(gòu)的行政管理。目前我國的檔案中介結(jié)構(gòu)包括檔案事務(wù)所、咨詢服務(wù)中心、事務(wù)服務(wù)中心等。雖然目前我國對于這些機(jī)構(gòu)有一些法律法規(guī)進(jìn)行約束，但是檔案中介服務(wù)市場比較龐大，秩序還是比較混亂，不排除一些機(jī)構(gòu)為了個人私利，損害客戶權(quán)益的行為。因此，要加強(qiáng)對中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的管理和規(guī)范，不僅需要政府的法律法規(guī)的約束，還需要檔案行政管理部門對其的監(jiān)督指導(dǎo)。其次要加強(qiáng)中介機(jī)構(gòu)自身建設(shè)。檔案中介機(jī)構(gòu)作為一個服務(wù)機(jī)構(gòu)，提高服務(wù)質(zhì)量是機(jī)構(gòu)的戰(zhàn)略核心，只有提高了服務(wù)質(zhì)量，健全了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)，才能使企業(yè)放心的把檔案管理的職能委托給機(jī)構(gòu)。提高服務(wù)質(zhì)量除了加強(qiáng)管理，積極拓展業(yè)務(wù)外，還需要有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和高素質(zhì)的從業(yè)人員。

（二）加強(qiáng)市場的引導(dǎo)作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

雖然目前檔案管理外包已經(jīng)成為檔案管理界的一種趨勢，但是在一些中小城市和中小企業(yè)還是保留原有的傳統(tǒng)觀念，對檔案管理工作不太重視，缺乏新的消費(fèi)觀念。我們知道消費(fèi)觀念不是自發(fā)形成的，而都是源于市場的培育和引導(dǎo)，所以加強(qiáng)市場秩序管理，嚴(yán)格市場準(zhǔn)入門檻，保證檔案市場的健康繁榮的發(fā)展是轉(zhuǎn)變企業(yè)觀念的主要手段。隨著檔案中介服務(wù)市場的不斷發(fā)展和完善，市場的繁榮會逐步地引導(dǎo)企業(yè)對于檔案中介服務(wù)的消費(fèi)觀念的形成和完善。這位企業(yè)才會積極主動地將其檔案管理職能委托給檔案中介機(jī)構(gòu)，由檔案中介機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行有償?shù)姆?wù)，同時這樣又反過來促進(jìn)了市場的進(jìn)一步發(fā)展。這樣，就給企業(yè)檔案管理社會化協(xié)作的有效實(shí)現(xiàn)提供了動力源泉。

此外，加強(qiáng)建立行之有效的保障體制，借鑒國外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)都是檔案管理社會化正常運(yùn)行的重要保證。既然社會化是我國企業(yè)檔案管理工作的新模式、新趨勢，因此如何做好檔案管理工作的社會化進(jìn)程的推動工作，是目前我國檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。但是檔案管理工作的社會化并不是一蹴而就的，需要動用社會各方的力量，逐步建立健全各項(xiàng)體制和規(guī)范，所以說企業(yè)的檔案管理社會化進(jìn)程還需要很多路要走。