檔案編研工作的實踐與思考

穆丹

檔案編研工作作為檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中的一個重要組成部分，其工作的重要性、艱巨性，已為廣大檔案工作者所認識，并在檔案服務(wù)于社會的工作中發(fā)揮了積極的作用。然而隨著社會主義市場經(jīng)濟的建立，社會各項事業(yè)對檔案信息資源的需求日益增大，檔案工作從傳統(tǒng)的檔案實體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，已成為一種必然的趨勢。因此，如何適應(yīng)社會需求，大力開發(fā)檔案信息資源，為社會利用服務(wù)；如何堅持“以利用為中心”的檔案工作指導(dǎo)方針，拓展檔案工作的思路，加大編研工作的力度等，已成為檔案事業(yè)發(fā)展所必須解決的重要課題之一。因此，在新形勢下，僅僅將檔案編研作為檔案業(yè)務(wù)工作的一個環(huán)節(jié)是遠遠不夠的，我們必須對檔案編研工作給予重新認識。

一、開展檔案編研工作的重要性和迫切性

編研工作實質(zhì)是將檔案內(nèi)容融會貫通，提煉出其中的精華部分，即通過對檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成的檔案信息半成品，向社會提供服務(wù)，使利用者直接獲得信息，從而縮短收集信息的時間，提高工作效率，推進各項事業(yè)的發(fā)展。因此，實現(xiàn)深層、多層和綜合開發(fā)的編研工作形式，應(yīng)該是引導(dǎo)當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)的重要和主要的工作途徑。只有把檔案承載的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動態(tài)，才能更加充分地體現(xiàn)出檔案的價值、檔案服務(wù)的效應(yīng)，足見檔案編研在檔案業(yè)務(wù)工作中的重要地位。

1、開展檔案編研，有助于檔案信息的良性循環(huán)。進一步做好檔案編研工作是信息時代對檔案工作的必然要求。信息時代，人們對信息的需求空前增長，不僅要求內(nèi)容全面、準確，而且希望及時、快捷。檔案編研成果是經(jīng)過加工整理、鑒定挑選、濃縮提煉過的系統(tǒng)的有價值的信息資源，能滿足社會各界頻繁、大量利用檔案信息的需要。

2、開展檔案編研，有助于發(fā)揮檔案的綜合效益。檔案利用的形式主要是利用者點名調(diào)卷，檔案工作人員負責(zé)準確、快速地提供原始資料，但由于利用者對庫藏檔案比較陌生，他們不了解和掌握庫藏檔案的全部內(nèi)容，因此就可能使大量有價值的檔案被埋沒，影響檔案效益的發(fā)揮。而通過編研，對檔案信息進行篩選、綜合、歸納、提煉，有計劃、有步驟地把庫藏檔案編制成一定專題，便可以科學(xué)地、系統(tǒng)地、集中地提供檔案資料，從而充分發(fā)揮檔案的利用價值，收到更好的綜合效益。

3、開展檔案編研，有助于保證檔案質(zhì)量和加強檔案保護。在檔案編研的過程中，需要查閱大量檔案案卷，可以發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)和各種實際問題，并給予更正、及時補救，也可以通過編研了解檔案是否完整，或是否規(guī)范、準確，從而保證檔案質(zhì)量。

同時，檔案編研工作也是加強檔案保護的有效方法。由于檔案產(chǎn)生的年代不同，載體質(zhì)量也不盡相同，經(jīng)常借閱、復(fù)印、利用都會影響檔案的壽命，檔案原件受自然變化等因素的影響，也會有損壞，這就產(chǎn)生了檔案利用要求的永久性與檔案材料壽命的有限性之間矛盾。檔案編研是對檔案材料進行加工提煉，即將一定專題的檔案資料匯編成冊，這就是檔案的副本，具有同原件相似的效能，所以檔案編研能夠延長檔案壽命、起到保護檔案的作用。

4、進一步做好檔案編研工作是盤活、整合檔案信息資源，豐富館藏的迫切需要。檔案館是人類知識的寶庫，歷史經(jīng)驗的總匯，但這種豐富的資源，如同埋藏在地下的礦產(chǎn)資源一樣，只有開發(fā)、盤活，才能對社會各個方面工作發(fā)揮巨大作用。但從目前現(xiàn)狀看，一方面由于館藏檔案數(shù)量劇增或基礎(chǔ)工作薄弱等原因，檔案館往往一時還難以向利用者提供更具體、更細致的服務(wù)；另一方面也由于檔案館的海量存儲，使廣大利用者很難快速地從檔案中獲取自己所需要的信息，而檔案編研工作是盤活、整合檔案信息資源最有效的途徑，也是緩解供求雙方矛盾，緩解檔案數(shù)量多、保存分散同集中、系統(tǒng)利用之間矛盾最有效的辦法。

5、進一步做好檔案編研工作是提升檔案館社會地位的重要舉措。一般說，經(jīng)過編研的檔案史料，不但具有較高的社會和經(jīng)濟價值，而且比較系統(tǒng)全面，會受到社會廣泛關(guān)注，在一定程度上體現(xiàn)了檔案館的水平，應(yīng)是檔案館的品牌產(chǎn)品，標(biāo)志性的成果，編研成果質(zhì)量的優(yōu)劣對檔案館聲譽有重要的影響。因此，做好檔案編研工作也是擴展檔案館社會功能，提升檔案館社會地位，提高服務(wù)質(zhì)量的重要舉措。

二、檔案編研工作的主要形式

檔案編研工作，概括起來講，就是檔案部門研究、加工、輸出檔案信息，主動和廣泛地向社會各方面的廣大利用者提供科學(xué)的、系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)的一項專門性研究工作。其成果主要有三種形式，即：抄纂、編述、著作。

抄纂是一種整理、公布檔案原文的編研工作，習(xí)慣上也稱編纂。這一類編研工作強調(diào)抄錄纂輯檔案原文。稱之為“抄纂”，更能突出它注重保持檔案原文、注重轉(zhuǎn)達檔案作者原意的特點。抄纂成果包括各種檔案匯編，以及發(fā)表在報刊雜志上的檔案材料。

編述是一種把人們需要的檔案信息提煉后，按照一定的要求加以集中，用新的、不同于原先檔案分類排列的體例重新組合的編研工作。提煉、組合有多種方式：可以是著錄檔案所包含的要素，可以是摘錄檔案內(nèi)容的要點，可以是濃縮檔案內(nèi)容；可以用文字敘述，可以用圖表反映。因此，由編述而成的編研成果是一個的龐大家族，它們包括大事記、組織沿革、全宗指南、統(tǒng)計數(shù)字匯集（基礎(chǔ)數(shù)字匯集）、專題概要、會議簡介、科技成果簡介等。

著作是指形成以檔案為依托、蘊含編研人員獨特的創(chuàng)造性思維的一種編研工作。著作不單純以提供檔案信息為滿足，它還要求形成編研人員的創(chuàng)造性思維來面對讀者。它既可以指對檔案信息加以研究，從具體的檔案內(nèi)容中抽象出具有規(guī)律性的一些結(jié)論，即形成一定的觀點、甚至形成理論的過程；也可以指依據(jù)檔案內(nèi)容進行藝術(shù)加工，使比較枯燥的檔案記載轉(zhuǎn)化為生動的形象，從而再現(xiàn)檔案所記載的歷史過程。著作包含社會科學(xué)、自然科學(xué)、工程技術(shù)等方面的研究，也可以包括各種類型的藝術(shù)創(chuàng)作。

三、檔案編研工作的現(xiàn)狀及存在的問題

檔案事業(yè)作為文化事業(yè)的重要組成部分，其發(fā)展至今已進入檔案信息管理和檔案信息服務(wù)的新階段。所以，無論是檔案學(xué)理論的研究，還是檔案工作的實踐，都必須將注意力轉(zhuǎn)移到大力開發(fā)檔案編研為社會利用服務(wù)上來。盡管現(xiàn)時人們也在開發(fā)檔案信息資源和搞檔案編研工作，但對于適應(yīng)信息時代的客觀要求，有效服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)，體現(xiàn)高層次信息資源開發(fā)的編研工作來說，還沒有放到應(yīng)有的突出位置，編研水平也有待提高。

1、對檔案編研工作缺乏認知與重視。在一些部門檔案館，重保管、輕編研的現(xiàn)象十分普遍，這些檔案館長期忽略檔案編研工作，崗位設(shè)置不科學(xué)，檔案編研人員嚴重匱乏，缺少科學(xué)的規(guī)劃，沒有將檔案編研工作融入到單位的整體發(fā)展中，編研工作只是處于從屬地位，有時間就做，沒時間不做，這對檔案編研工作的長期發(fā)展非常不利。

2、編研內(nèi)容單一，產(chǎn)品層次低。由于受館藏范圍的影響，部分檔案館的檔案編研仍停留在組織沿革、大事記和部分數(shù)據(jù)匯編上，編研的范圍狹窄，形式單調(diào)，缺乏創(chuàng)新，成果不夠顯著，影響了檔案的綜合開發(fā)利用。

3、檔案編研信息化建設(shè)落后。目前，大部分檔案館檔案信息化建設(shè)速度緩慢，檔案管理軟件的開發(fā)使用滯后，對檔案的計算機輔助管理僅限于目錄的著錄，幾乎沒有電子化的檔案全文，工作人員對檔案的編研仍然以傳統(tǒng)的手工操作為主，信息的收集、歸納和整理、利用等還處于初級水平，難以利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案編研工作。

4、編研力量薄弱，缺乏專業(yè)人才。一些部門檔案館工作人員少，且大多為兼職，專業(yè)人才缺乏，除負責(zé)檔案的收集、整理、保管等常規(guī)性工作外，很難抽出時間和精力對檔案進行深度編研和開發(fā)。

5、檔案經(jīng)費匱乏，編研成果出版困難。檔案編研成果只有出版發(fā)行后，才能更有效地為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)，但由于檔案館資金短缺，編研成果很難公開出版，一般只能作為內(nèi)部參考資料使用，這就限制了檔案信息的傳播和利用。

四、加強檔案編研工作的途經(jīng)與措施

在當(dāng)今高度信息化時代，面對機遇和挑戰(zhàn)，如何將檔案編研的服務(wù)對象從為少數(shù)學(xué)術(shù)研究服務(wù)的狹小范圍向為大眾化、普及化服務(wù)的轉(zhuǎn)變，服務(wù)方式從單純講求社會效益到將社會效益同經(jīng)濟效益有機結(jié)合起來的轉(zhuǎn)變等等，這些問題都給我們新時期的檔案事業(yè)提出了新的思考。檔案編研工作只有跟上時代步伐，編纂出精品、佳品，才能有作為、有地位。

1、轉(zhuǎn)變編研工作理念。如何使檔案工作更好地服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)、服務(wù)于人民，我們必須轉(zhuǎn)變觀念，拓寬思路，編制出多種形式、多種題材的檔案信息資料。一是堅持把檔案匯編類、年鑒類、史志類作為檔案館的基礎(chǔ)性編研工作，常年去抓。二是開辟檔案信息資源利用的新途徑，把對內(nèi)部館藏資源的編纂發(fā)展到對外部信息資源的挖掘，擴大取材范圍，創(chuàng)新編研渠道。三是隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案在滿足社會需求方面發(fā)揮了直觀優(yōu)勢，“讀圖時代”的大眾傳媒需要新的檔案編研形式，我們可以廣泛借助報刊、電視、電子網(wǎng)絡(luò)等多種形式加強編研工作，進一步提高編研水平。

2、拓寬編研選題思路。檔案編研應(yīng)圍繞和緊貼黨政工作以及與民眾相關(guān)的側(cè)重點選題，編寫出與其相適應(yīng)的檔案信息資料。既要堅持有所創(chuàng)意，又要注重實用，講求實效。同時也要突出地區(qū)特色，編寫一些有關(guān)人文地理、風(fēng)景名勝、歷史掌故、民俗民風(fēng)等文化領(lǐng)域的編研資料，以增強文化亮點。如山東省地名研究所編寫的《千年古縣》、黑龍江省地方志辦公室編寫的《冰雪文化志》等，專題性強，有深度，不但具有史料價值，也體現(xiàn)了為本地政府中心工作和文化建設(shè)服務(wù)的理念，突出了地方特色。

3、創(chuàng)新編研工作方法。首先，在編研形式上，要向多元化、多層次方向發(fā)展，就是說不僅要有傳統(tǒng)的紙質(zhì)出版物，還要有光盤、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等載體的出版物，除了有文字形式的編研產(chǎn)品，還要有照片、聲像等形式的編研產(chǎn)品。其次，在工作模式上，要由封閉的、單門獨戶搞編研，逐步走向開放的、多方聯(lián)合搞編研的方向發(fā)展，這樣既可以做到資源共享，又可以解決編研人力不足的問題，這也是部分檔案館正在采用的編研模式。

4、加強編研人員培養(yǎng)。要提高檔案編研工作水平，就必須建立一支高素質(zhì)的檔案人員隊伍。首先，要加強檔案人員政治素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案編研人員必須具有高度的政治敏銳性，及時捕捉政府部門重大決策信息，有針對性地開展編研工作。其次，要加強對檔案編研人員創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，特別是創(chuàng)新意識和進取精神的培養(yǎng)，使其能創(chuàng)造性地開展檔案編研工作。第三，進一步優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，加強檔案新知識、新理論和新技術(shù)的學(xué)習(xí)，定期對編研人員進行有針對性的交流和培訓(xùn)。

綜上所述，作為檔案部門我們需要不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，挖掘檔案信息資源，開辟多種途徑讓人們了解檔案信息的內(nèi)容，從而建立一個充分利用檔案與社會溝通的網(wǎng)絡(luò)，使檔案編研成果的社會效益和經(jīng)濟效益實現(xiàn)最大化。