項目管理在圖書館實際工作中的應用

張宏偉

[摘 要]論述項目管理在圖書館實際工作中應用的可行性，并對照實例闡述項目各個階段的管理思想和方法，包括項目啟動與計劃、實施與控制以及項目收尾，為項目管理在圖書館的應用提供了寶貴的工作經驗。

[關鍵詞]項目管理；圖書館

引言

國家重點基礎研究發展計劃（973計劃）設立于1997年，是以國家重大需求為導向，對我國未來發展和科學技術進步具有前瞻性、戰略性、全局性和帶動性的基礎研究發展計劃。為了促進中醫藥基礎理論的可持續研究，自2005年起，科技部在973計劃中設立中醫理論基礎研究專項。

2013年1月13日，由黑龍江中醫藥大學校長匡海學教授擔任首席科學家，黑龍江中醫藥大學為第一承擔單位的國家重點基礎研究發展計劃（973計劃）項目《基于利水功效的中藥藥性理論研究》啟動會在黑龍江中醫藥大學舉行[1]。在973計劃項目推進過程中，我館承擔中醫古籍數據進行加工篩選工作，將符合課題要求的數據按固定格式予以收錄。第一階段的工作由于缺乏有效的項目管理，項目成果收效甚微，見表1。

1.項目管理在圖書館應用的可行性分析

項目管理的歷史最早起源于美國[2]。項目管理就是把各種知識、技能、手段和技術應用于項目活動之中，以達到項目的要求；項目管理是通過應用和綜合諸如啟動、規劃、實施、監控和收尾等項目管理過程來進行的；項目管理的對象是一系列的臨時性活動或任務，目的是實現項目的預定目標。項目管理的應用能夠使項目組人員責任分工明確，通過項目經理的溝通、協調，團隊成員間的互助、合作，避免因工作范圍梳理不清而帶來的扯皮與推諉，提高工作人員效率、效益。

項目型工作在圖書館是普遍存在的，如新館搬遷、機房建設、畢業生集體退卡、大型專題展覽等。因此，吸收和應用項目管理的思想和方法指導圖書館工作是切實可行的[3]。

973項目第二階段的工作，作為一個獨立的管理過程，具有臨時性，且資源（人力、物力、財力等）有限，目標明確，具備項目一般特征[2]。因此，在工作中應用項目管理相關的知識、技能、方法和技術，無疑能夠在最短的時間內，用最好的質量、最快的速度、最少的費用完成數據的加工任務，最大限度地降低工作中資源的浪費。

2.項目管理在圖書館實際工作中的應用

2.1項目啟動與計劃

項目立項后將正式啟動項目，項目啟動就是以書面正式的形式肯定項目的成立與存在，同時為項目經理進行授權，以及確立項目各項規章制度。我館通過召開“973”課題動員會的形式正式啟動項目，以領導委派的方式確定圖書館副館長為本項目的項目經理，負責整個項目的管理與協調。

項目計劃是一個用來協調所有其他計劃，以指導項目執行和控制的可操作文件。計劃的制定和完善是一個“滾動式”的過程，每一位項目組成員都應參與項目計劃設計與制定。通過不斷檢查、修正和完善，將前期積累的工作經驗反映到更新的項目計劃中去。

項目計劃必定包括項目的整體介紹，項目的組織描述，項目所需的管理程序和技術程序，以及所需完成的任務，時間進度和預算等。由于本文篇幅有限，只能對我館項目組織架構做簡要介紹，供同行參考。如圖1所示，我館采用弱矩陣組織形式，抽調各個職能部門14位館員組建臨時項目團隊，項目組成員須在完成各自職能工作的基礎上，利用業余時間進行項目工作，任務完成后，各部門人員復位。我館采用“從上到下”的方式，將項目分解為最小單元工作包（WBS， work breakdown structure），使項目組成員明確各自分工及工作目標。

2.2項目實施與控制

好的計劃是項目成功的一半，而另一半就是實施與控制。項目實施的過程實際上就是執行項目計劃，將計劃付諸于行動的過程[4]。項目控制貫穿于項目實施整個過程，在項目偏離計劃時采取適當糾正措施，以使項目回復到正常軌道，保證實現計劃目標。我館項目控制過程包括3個方面。

2.2.1進度控制

項目進度控制的關鍵是監控項目的實際進度，及時地將它與計劃進度進行比較，采取必要的措施糾正偏差[5]。我館依據進度計劃甘特圖中各項活動的時間安排，對影響973課題數據加工進度的因素進行實時監控，以便在必要時及時采取措施加以糾正，確保各項活動的按時完成。

2.2.2質量控制

質量控制指采取有效措施監控項目的執行結果，確保項目質量計劃和目標得以圓滿實現的過程。課題組定期將加工完數據上傳給項目經理，由項目經理進行最后的數據校驗，對校驗過程發現的錯誤操作及時予以糾正，并將問題通過QQ群告知每一位課題組成員，避免類似問題發生，進而提高工作效率。

2.2.3成本控制

項目成本是指為完成項目目標而付出的費用和耗費的資源，項目成本控制的主要目標是確保在批準的預算范圍內完成項目所需的各個過程。由于973計劃項目的預算費用比較有限，如控制稍有不慎，就可能會超出預算。我館對于項目各項費用支出嚴格控制，必須向項目經理申請，并報館長批準。

3.數據加工項目收尾

通過項目收尾管理，可確定項目第二階段預期的目標是否達到，項目或規劃是否合理有效。通過分析評價找出成敗的原因，對實施過程中出現的問題提出改進建議，總結經驗教訓，并通過及時有效的信息反饋，為下一階段工作提供指導和借鑒，提高項目經理的決策和管理水平，見表2。

成本未超出應用項目管理相關知識整合了圖書館的各類人才資源，提升了圖書館的管理水平，拓展了圖書館的管理思路及方法。項目化管理使我館承擔973計劃項目相關的第二階段工作得以圓滿完成，整個過程中館員間的溝通、協作能力與團隊精神得到充分的培養和檢驗，有效降低了管理層決策所要花費的時間與精力，成功經驗值得圖書館同仁參考借鑒。

參考文獻：

[1]石全福.[EB/OL]. （2013-1-14）[2013-8-20]. http：//www.hljucm.net/home/homepages/homenews/news20130114_001.html.

[2]國內外項目管理現狀及發展趨勢[J].化工建設工程2001（3）：8-12.

[3]吳翠紅.項目管理在圖書館的應用探索[J].圖書館論壇2009（3）：104-107.

[4]李碩，李秋.基于項目管理的數字圖書館聯盟建設研究[J].圖書館工作與研究.2012（8）：43-45.

[5]丁一紅.項目管理在圖書館搬遷工程中的應用[J].圖書館論壇2008（4）：150-153.

[6]丁一紅.項目管理在讀書節活動中的應用[J].圖書館建設2009（3）：91-94.

[摘 要]論述項目管理在圖書館實際工作中應用的可行性，并對照實例闡述項目各個階段的管理思想和方法，包括項目啟動與計劃、實施與控制以及項目收尾，為項目管理在圖書館的應用提供了寶貴的工作經驗。

[關鍵詞]項目管理；圖書館

引言

國家重點基礎研究發展計劃（973計劃）設立于1997年，是以國家重大需求為導向，對我國未來發展和科學技術進步具有前瞻性、戰略性、全局性和帶動性的基礎研究發展計劃。為了促進中醫藥基礎理論的可持續研究，自2005年起，科技部在973計劃中設立中醫理論基礎研究專項。

2013年1月13日，由黑龍江中醫藥大學校長匡海學教授擔任首席科學家，黑龍江中醫藥大學為第一承擔單位的國家重點基礎研究發展計劃（973計劃）項目《基于利水功效的中藥藥性理論研究》啟動會在黑龍江中醫藥大學舉行[1]。在973計劃項目推進過程中，我館承擔中醫古籍數據進行加工篩選工作，將符合課題要求的數據按固定格式予以收錄。第一階段的工作由于缺乏有效的項目管理，項目成果收效甚微，見表1。

1.項目管理在圖書館應用的可行性分析

項目管理的歷史最早起源于美國[2]。項目管理就是把各種知識、技能、手段和技術應用于項目活動之中，以達到項目的要求；項目管理是通過應用和綜合諸如啟動、規劃、實施、監控和收尾等項目管理過程來進行的；項目管理的對象是一系列的臨時性活動或任務，目的是實現項目的預定目標。項目管理的應用能夠使項目組人員責任分工明確，通過項目經理的溝通、協調，團隊成員間的互助、合作，避免因工作范圍梳理不清而帶來的扯皮與推諉，提高工作人員效率、效益。

項目型工作在圖書館是普遍存在的，如新館搬遷、機房建設、畢業生集體退卡、大型專題展覽等。因此，吸收和應用項目管理的思想和方法指導圖書館工作是切實可行的[3]。

973項目第二階段的工作，作為一個獨立的管理過程，具有臨時性，且資源（人力、物力、財力等）有限，目標明確，具備項目一般特征[2]。因此，在工作中應用項目管理相關的知識、技能、方法和技術，無疑能夠在最短的時間內，用最好的質量、最快的速度、最少的費用完成數據的加工任務，最大限度地降低工作中資源的浪費。

2.項目管理在圖書館實際工作中的應用

2.1項目啟動與計劃

項目立項后將正式啟動項目，項目啟動就是以書面正式的形式肯定項目的成立與存在，同時為項目經理進行授權，以及確立項目各項規章制度。我館通過召開“973”課題動員會的形式正式啟動項目，以領導委派的方式確定圖書館副館長為本項目的項目經理，負責整個項目的管理與協調。

項目計劃是一個用來協調所有其他計劃，以指導項目執行和控制的可操作文件。計劃的制定和完善是一個“滾動式”的過程，每一位項目組成員都應參與項目計劃設計與制定。通過不斷檢查、修正和完善，將前期積累的工作經驗反映到更新的項目計劃中去。

項目計劃必定包括項目的整體介紹，項目的組織描述，項目所需的管理程序和技術程序，以及所需完成的任務，時間進度和預算等。由于本文篇幅有限，只能對我館項目組織架構做簡要介紹，供同行參考。如圖1所示，我館采用弱矩陣組織形式，抽調各個職能部門14位館員組建臨時項目團隊，項目組成員須在完成各自職能工作的基礎上，利用業余時間進行項目工作，任務完成后，各部門人員復位。我館采用“從上到下”的方式，將項目分解為最小單元工作包（WBS， work breakdown structure），使項目組成員明確各自分工及工作目標。

2.2項目實施與控制

好的計劃是項目成功的一半，而另一半就是實施與控制。項目實施的過程實際上就是執行項目計劃，將計劃付諸于行動的過程[4]。項目控制貫穿于項目實施整個過程，在項目偏離計劃時采取適當糾正措施，以使項目回復到正常軌道，保證實現計劃目標。我館項目控制過程包括3個方面。

2.2.1進度控制

項目進度控制的關鍵是監控項目的實際進度，及時地將它與計劃進度進行比較，采取必要的措施糾正偏差[5]。我館依據進度計劃甘特圖中各項活動的時間安排，對影響973課題數據加工進度的因素進行實時監控，以便在必要時及時采取措施加以糾正，確保各項活動的按時完成。

2.2.2質量控制

質量控制指采取有效措施監控項目的執行結果，確保項目質量計劃和目標得以圓滿實現的過程。課題組定期將加工完數據上傳給項目經理，由項目經理進行最后的數據校驗，對校驗過程發現的錯誤操作及時予以糾正，并將問題通過QQ群告知每一位課題組成員，避免類似問題發生，進而提高工作效率。

2.2.3成本控制

項目成本是指為完成項目目標而付出的費用和耗費的資源，項目成本控制的主要目標是確保在批準的預算范圍內完成項目所需的各個過程。由于973計劃項目的預算費用比較有限，如控制稍有不慎，就可能會超出預算。我館對于項目各項費用支出嚴格控制，必須向項目經理申請，并報館長批準。

3.數據加工項目收尾

通過項目收尾管理，可確定項目第二階段預期的目標是否達到，項目或規劃是否合理有效。通過分析評價找出成敗的原因，對實施過程中出現的問題提出改進建議，總結經驗教訓，并通過及時有效的信息反饋，為下一階段工作提供指導和借鑒，提高項目經理的決策和管理水平，見表2。

成本未超出應用項目管理相關知識整合了圖書館的各類人才資源，提升了圖書館的管理水平，拓展了圖書館的管理思路及方法。項目化管理使我館承擔973計劃項目相關的第二階段工作得以圓滿完成，整個過程中館員間的溝通、協作能力與團隊精神得到充分的培養和檢驗，有效降低了管理層決策所要花費的時間與精力，成功經驗值得圖書館同仁參考借鑒。

參考文獻：

[1]石全福.[EB/OL]. （2013-1-14）[2013-8-20]. http：//www.hljucm.net/home/homepages/homenews/news20130114_001.html.

[2]國內外項目管理現狀及發展趨勢[J].化工建設工程2001（3）：8-12.

[3]吳翠紅.項目管理在圖書館的應用探索[J].圖書館論壇2009（3）：104-107.

[4]李碩，李秋.基于項目管理的數字圖書館聯盟建設研究[J].圖書館工作與研究.2012（8）：43-45.

[5]丁一紅.項目管理在圖書館搬遷工程中的應用[J].圖書館論壇2008（4）：150-153.

[6]丁一紅.項目管理在讀書節活動中的應用[J].圖書館建設2009（3）：91-94.

[摘 要]論述項目管理在圖書館實際工作中應用的可行性，并對照實例闡述項目各個階段的管理思想和方法，包括項目啟動與計劃、實施與控制以及項目收尾，為項目管理在圖書館的應用提供了寶貴的工作經驗。

[關鍵詞]項目管理；圖書館

引言

國家重點基礎研究發展計劃（973計劃）設立于1997年，是以國家重大需求為導向，對我國未來發展和科學技術進步具有前瞻性、戰略性、全局性和帶動性的基礎研究發展計劃。為了促進中醫藥基礎理論的可持續研究，自2005年起，科技部在973計劃中設立中醫理論基礎研究專項。

2013年1月13日，由黑龍江中醫藥大學校長匡海學教授擔任首席科學家，黑龍江中醫藥大學為第一承擔單位的國家重點基礎研究發展計劃（973計劃）項目《基于利水功效的中藥藥性理論研究》啟動會在黑龍江中醫藥大學舉行[1]。在973計劃項目推進過程中，我館承擔中醫古籍數據進行加工篩選工作，將符合課題要求的數據按固定格式予以收錄。第一階段的工作由于缺乏有效的項目管理，項目成果收效甚微，見表1。

1.項目管理在圖書館應用的可行性分析

項目管理的歷史最早起源于美國[2]。項目管理就是把各種知識、技能、手段和技術應用于項目活動之中，以達到項目的要求；項目管理是通過應用和綜合諸如啟動、規劃、實施、監控和收尾等項目管理過程來進行的；項目管理的對象是一系列的臨時性活動或任務，目的是實現項目的預定目標。項目管理的應用能夠使項目組人員責任分工明確，通過項目經理的溝通、協調，團隊成員間的互助、合作，避免因工作范圍梳理不清而帶來的扯皮與推諉，提高工作人員效率、效益。

項目型工作在圖書館是普遍存在的，如新館搬遷、機房建設、畢業生集體退卡、大型專題展覽等。因此，吸收和應用項目管理的思想和方法指導圖書館工作是切實可行的[3]。

973項目第二階段的工作，作為一個獨立的管理過程，具有臨時性，且資源（人力、物力、財力等）有限，目標明確，具備項目一般特征[2]。因此，在工作中應用項目管理相關的知識、技能、方法和技術，無疑能夠在最短的時間內，用最好的質量、最快的速度、最少的費用完成數據的加工任務，最大限度地降低工作中資源的浪費。

2.項目管理在圖書館實際工作中的應用

2.1項目啟動與計劃

項目立項后將正式啟動項目，項目啟動就是以書面正式的形式肯定項目的成立與存在，同時為項目經理進行授權，以及確立項目各項規章制度。我館通過召開“973”課題動員會的形式正式啟動項目，以領導委派的方式確定圖書館副館長為本項目的項目經理，負責整個項目的管理與協調。

項目計劃是一個用來協調所有其他計劃，以指導項目執行和控制的可操作文件。計劃的制定和完善是一個“滾動式”的過程，每一位項目組成員都應參與項目計劃設計與制定。通過不斷檢查、修正和完善，將前期積累的工作經驗反映到更新的項目計劃中去。

項目計劃必定包括項目的整體介紹，項目的組織描述，項目所需的管理程序和技術程序，以及所需完成的任務，時間進度和預算等。由于本文篇幅有限，只能對我館項目組織架構做簡要介紹，供同行參考。如圖1所示，我館采用弱矩陣組織形式，抽調各個職能部門14位館員組建臨時項目團隊，項目組成員須在完成各自職能工作的基礎上，利用業余時間進行項目工作，任務完成后，各部門人員復位。我館采用“從上到下”的方式，將項目分解為最小單元工作包（WBS， work breakdown structure），使項目組成員明確各自分工及工作目標。

2.2項目實施與控制

好的計劃是項目成功的一半，而另一半就是實施與控制。項目實施的過程實際上就是執行項目計劃，將計劃付諸于行動的過程[4]。項目控制貫穿于項目實施整個過程，在項目偏離計劃時采取適當糾正措施，以使項目回復到正常軌道，保證實現計劃目標。我館項目控制過程包括3個方面。

2.2.1進度控制

項目進度控制的關鍵是監控項目的實際進度，及時地將它與計劃進度進行比較，采取必要的措施糾正偏差[5]。我館依據進度計劃甘特圖中各項活動的時間安排，對影響973課題數據加工進度的因素進行實時監控，以便在必要時及時采取措施加以糾正，確保各項活動的按時完成。

2.2.2質量控制

質量控制指采取有效措施監控項目的執行結果，確保項目質量計劃和目標得以圓滿實現的過程。課題組定期將加工完數據上傳給項目經理，由項目經理進行最后的數據校驗，對校驗過程發現的錯誤操作及時予以糾正，并將問題通過QQ群告知每一位課題組成員，避免類似問題發生，進而提高工作效率。

2.2.3成本控制

項目成本是指為完成項目目標而付出的費用和耗費的資源，項目成本控制的主要目標是確保在批準的預算范圍內完成項目所需的各個過程。由于973計劃項目的預算費用比較有限，如控制稍有不慎，就可能會超出預算。我館對于項目各項費用支出嚴格控制，必須向項目經理申請，并報館長批準。

3.數據加工項目收尾

通過項目收尾管理，可確定項目第二階段預期的目標是否達到，項目或規劃是否合理有效。通過分析評價找出成敗的原因，對實施過程中出現的問題提出改進建議，總結經驗教訓，并通過及時有效的信息反饋，為下一階段工作提供指導和借鑒，提高項目經理的決策和管理水平，見表2。

成本未超出應用項目管理相關知識整合了圖書館的各類人才資源，提升了圖書館的管理水平，拓展了圖書館的管理思路及方法。項目化管理使我館承擔973計劃項目相關的第二階段工作得以圓滿完成，整個過程中館員間的溝通、協作能力與團隊精神得到充分的培養和檢驗，有效降低了管理層決策所要花費的時間與精力，成功經驗值得圖書館同仁參考借鑒。

參考文獻：

[1]石全福.[EB/OL]. （2013-1-14）[2013-8-20]. http：//www.hljucm.net/home/homepages/homenews/news20130114_001.html.

[2]國內外項目管理現狀及發展趨勢[J].化工建設工程2001（3）：8-12.

[3]吳翠紅.項目管理在圖書館的應用探索[J].圖書館論壇2009（3）：104-107.

[4]李碩，李秋.基于項目管理的數字圖書館聯盟建設研究[J].圖書館工作與研究.2012（8）：43-45.

[5]丁一紅.項目管理在圖書館搬遷工程中的應用[J].圖書館論壇2008（4）：150-153.

[6]丁一紅.項目管理在讀書節活動中的應用[J].圖書館建設2009（3）：91-94.