如何做好大學內設二級學院辦公室的督辦工作

文/李芳 華京生 葛明明

新時期高等教育正在從外延發展轉變為內涵發展、特色發展，高校的規模擴大，多校區辦學特點明顯。分校區體制下，校、院兩級管理體制下的決策和管理難度也在不斷增加，管理的重心在不斷下移，學院的發展直接影響著學校整體質量的提高，學院辦公室作為高校管理的核心樞紐，管理和建設水平直接關系到高校整體的發展。進一步強化學院辦公室的督辦職能有著積極而現實的意義。

一、學院督辦的對象和內容

督辦，是落實決策的一個過程，通過督促、檢查、辦理等工作保證決策的順利執行，最終實現決策目標，保證制度、方針、政策落到實處，以實現組織的戰略目標。督辦工作涉及工作的方方面面，從督辦的對象上來看，包括上級部門、學院分管領導以及學院各部門。從督辦的內容上講，學院辦公室的督辦事項的主要包括以下幾類：一是上級來文督辦，學院辦公室上級來文一般都是學校層面的紅頭文件，也包括一些國家及地方路線、方針、政策及上級領導機關的重要文件。二是學校和學院的戰略規劃、年度重點工作。三是學校領導及校機關職能部門對學院請示的批復、批示、交辦事項。四是學院黨政聯席會及其他分管院領導召開專門會議的重要決議。五是校領導及上級領導來院檢查的相關指示的具體落實。六是學院院內請示及院領導批復事項。七是學院信訪的督辦。

二、學院督辦存在的問題

（一）督辦工作沒有形成科學化的管理體系。督辦是一項重要而復雜的工作，學院辦公室的督辦工作千頭萬緒，如果沒有對督辦工作進行系統的思考與研究，督辦工作將只是成為一項臨時性的任務。首先，學院督辦事項沒有進行明確的分類，辦公室督辦事項的范圍界定不清楚，督辦責任不明確，上級單位或者學院的決策沒有按時保質完成，這種情況下，會導致學院部分工作拖沓，出現工作推諉、拖延的后果。其次，學院沒有專門的督辦工作管理體系，督辦工作協調事務多，跨部門協調工作多，需要專門的督辦人員站在全局的角度推進整個任務的進行，并反饋落實。在實際工作中，常常發生會議中領導的決策或者任務布置涉及多部門合作的情況出現“各掃門前雪”，部門之間缺乏溝通，時間表不一致，反饋分散，工作難以最終落實的情況。

（二）督辦工作經常出現辦公室越位或者缺位的現象。督辦工作一個是“督”一個是“辦”，學院辦公室督到什么程度、辦到什么程度往往很難界定，學院辦公室在督辦的過程中經常會出現督而未辦，或者應該交由學院部門辦理的事項辦公室代為辦理，這樣就出現了督辦缺位或者越位現象的發生。督辦程度把握不準會對學院部門間分工合作，職責界限模糊，最終導致學院管理的效率下降，對工作產生不利影響。

（三）督辦工作無規劃，難以形成閉環。督辦的對象按照時間周期劃分可以分為長期、中期和短期。長期主要是校院的整體戰略規劃內容，如“十二五”規劃等，中期主要包括校院年度工作要點、學期重點工作，短期是指校院日常行政的會議、批示、制度、規定類的文件等。督辦對象周期不同要求督辦工作要有不同階段的規劃，長期、中期和短期的督辦節奏把握和定期反饋制度很難有效建立，難以形成督辦工作閉環，容易出現規劃制定后難以按照既定路線執行，甚至脫離規劃的現象。因此，督辦工作不僅僅是具體事項的落實，同時也關系著校院發展的整體戰略目標能否實現。

三、如何更好地做好學院辦公室的督辦工作

（一）在思想上明確督辦工作的實質。督辦工作的實質是就是保證決策落地，在督辦的過程中不僅僅是督促和檢查，更重要的是在督辦過程中要充分調研，及時發現決策在落實過程中出現的問題和困難，與決策層溝通反饋，以達到各項工作落在實處的目標。這就要求督辦需要更多深入基層和群眾中進行調研，掌握第一手材料，克服以文件落實文件、以會議落實會議的形式主義作風。在督辦中及時發現問題，反饋解決問題，同時對落實中出現的好的經驗進行總結并進一步推廣，保證決策執行的可行性和科學性，實事求是，將督辦落在實處，將工作落在實處。

（二）圍繞中心抓督辦。督辦工作范圍較廣，內容層次較多，將督辦工作分層次、有重點地進行規劃，保證督辦工作圍繞校院的中心工作展開，才能保證督辦工作有成效。將督辦事項按照重要性和時間周期進行總體排序，不同的時期、不同階段有督辦的重點。對于中長期規劃類的文件，學院的督辦也應該按照規劃逐步推進，建立分階段的督辦反饋，為領導下一步決策和規劃的實現提供依據；針對每年的工作要點和重點工作則應按照工作條目排出時間表，并及時跟進各項工作，與各項工作的分管領導進行定期的溝通，達到督促完成的目的；對于校院領導批示、會議決策以及臨時布置的各項任務，督辦應該更加注重時效性，注重督辦結果反饋。這樣督辦工作才能既顧及大局，分清輕重緩急，又圍繞中心，突出重點。

（三）建立科學的督辦管理體系。首先，學院辦公室應該根據督辦管理特點對督辦工作進行信息化、臺賬化管理。目前高校尤其是多校區管理體制下的高校都利用辦公自動化系統，高校內部辦公網絡的建設應該將督辦流程根據學校級學院管理的實際情況進行獨立督辦系統設計，將督辦工作從擬辦、立項、交辦、催辦、辦結，再到最后的反饋和歸檔7個環節進行進一步細化和專門化。對督辦進行臺賬化管理，要對督查督辦事項的督辦內容、督辦單位、督辦負責人、督辦時間和督辦效果等作出準確、明晰和可行的規定。分別對辦公室督辦人員、院級領導和校級領導進行專門的系統授權，各個環節都有人把關，實行逐級負責制。督查督辦事項要做到事事有部門承辦，件件有人負責，逐級明確督查督辦落實的責任單位。充分利用現代信息手段的工具實現督辦管理工作的閉環。其次，科學的督辦管理系統還應該具備一支專業的管理隊伍。對于督辦工作管理，學院層面的督辦工作一般僅限于個別事項的臨時布置，實際上，督辦工作涉及人員、部門較多，不僅僅是簡單的上傳下達，更需要進行各種橫向的溝通，是一個網格式的協調關系，因此，學校最好建立一個專門的督辦管理科室，有專人對學校的重大事項進行督辦布置，同樣，學院應該相應建立一支覆蓋全院的督辦隊伍，每個部門都應該有一個督辦專員負責事項的督辦和協調，明確督辦人員的職責與權限，將督辦工作按照重要程度和承辦主管部門進行分工和布置，將督辦工作與部門領導業績、督辦專員的業績考核聯系在一起，合理激勵，從機制上解決主動性不足和管理不順暢的問題。最后關于督辦內容的管理應該系統化。將中心工作、重點工作、日常事項進行分類，將長期、中期、短期的督辦工作進行分類，根據督辦工作內容的不同制定不同的督辦管理周期和督辦管理人員，每件督辦事項都要進行系統的跟蹤反饋，直到督辦工作完整閉環。

（四）注重督辦工作的方式方法。督辦工作是一項多頭協調的工作，督辦工作的方式方法一是要注意把握督辦的度，二是注重管理的藝術。

就督辦而言，最重要的是落實工作，但是作為督辦的主體辦公室而言，“督”與“辦”度的掌握尤為重要。哪些事項需要只督不辦，哪些事項需要又督又辦，正確處理好“督”與“辦”的關系是需要辦公室人員進行細致把握和考量的。涉及學院發展全局層面的事項，學院辦公室應該又督又辦，以督為主，合理分工，與各部門協調推進的同時把握全局；如遇到學院緊急事件或者非常規突發事件，學院辦公室此刻要承擔起督辦的全部職責，督辦并行，保證事項及時得到處理和落實；在日常行政會議議定有明確承辦部門的事項，或者明確需要各分管院領導分管事項上，辦公室應該只督不辦，把握工作發展進度，及時反饋信息，保證各部門的工作服務于學院全局工作。

督辦工作是辦公室管理的重要內容，注重督辦管理的藝術性，對督辦工作是否順利開展有著重要作用。督辦不僅僅是針對下級的工作，同時對上級也有檢查督促的作用，如何擺正督辦的位置，要樹立督辦就是服務的意識，對上級督辦時要堅持原則，注重提醒和督促，對下級部門督辦是既要樹立權威，又要謙虛謹慎，積極調研，熱情耐心，保證督辦工作的順利進行。