區域教育信息化資產管理信息系統的設計與應用研究

文 馮巨恒

教育信息化程度是衡量教育現代化的一個重要標志，所以教育現代化不能缺少教育信息化。國務院副總理劉延東曾在全國教育信息化工作電視電話會議上強調：“要深刻把握新形勢新要求，將教育信息化作為國家信息化的戰略重點優先部署，切實加快教育信息化進程?！盵1]進入新世紀以來，隨著黨和國家對教育信息化的重視，各地教育行政部門和學校將教育信息化建設提升為一個新的戰略目標，并逐年加大對教育信息化建設的投入。經過多年的發展，我國教育信息化基礎設施建設及應用已初見成效，一些經濟較發達地區的教育信息化建設更是走在全國的前列。

廣州市越秀區是廣東省首批教育強區，先后被認定為“教育管理信息化標準應用示范區”“廣東省推進教育現代化先進區”等。作為廣東省教育信息化的先行者，全區教育信息化的硬件設施建設已達到國內領先水平。目前，越秀區100%中小學一線教師配備了筆記本電腦或辦公電腦；100%中小學配置了2間以上的電腦室；100%中小學課室及專用場室配置了多媒體教學平臺；100%學校建設了校園網；100%學區牽頭學校配備了錄播易；100%區屬國家考試定點考場安裝了網絡巡考監控系統。這幾個100%在提高素質教育水平，促進教育均衡發展方面起到了重要作用。

一、區域教育信息化資產管理現狀和存在問題

隨著區域教育行政部門和學校對教育信息化的投入不斷加大，教育信息化資產自然而然隨之增加。擺在區域教育系統面前便有這樣一個難題，就是如何更好地組織管理這些教育信息化資產。目前，大部分區域教育行政部門在進行教育信息化建設時，通常是階段性地大量采購教育信息化設備，為學校建設教育信息化基礎設施，并在這些設施設備驗收后完全交付給學校使用，而管理這些資產的責任也隨之落到了學校。對于學校來說，在享有使用設施設備的權利的同時承擔管理的責任是天經地義的事。但是由于沒有統一的管理規范，也沒有統一的管理平臺，學校往往將這些教育信息化資產當做一般固定資產進行管理，或由學校固定資產管理員進行管理，或由學校信息技術教師進行管理。這樣往往形成一種“各自為政”的局面，不利于教育信息化資產的科學管理。

而對于區域教育行政部門來說，若想了解多年來教育信息化設施設備在學校投入使用后的運行情況，或想要得到某些統計數據時，并不是一件容易的事情。因為沒有統一的管理平臺，只能通過電話調研、走訪學校，或向學校發送調查通知后進行數據匯總、統計等傳統方式進行。這樣做費時、費力、效率低，而且不全面，因為學校除了有上級教育部門撥款建設的教育信息化設施設備外，還有一部分是通過自籌資金建設的，這部分資產對于區域教育行政部門來說并不能完全掌控。所以，如何更好地避免學校教育信息化的重復建設，仍是一個需要解決的問題。另一方面，教育信息化設施設備使用是有年限的，當這些設施設備過了使用年限并達到報廢標準時，學校必然要把這些資產進行報廢處理。對于教育信息化資產的報廢程序，各地有各地的做法，但無論怎樣，對于學校報廢的情況，區域教育行政部門是必須掌握的。但由于缺少統一的管理平臺，他們想要得到真實的報廢數據還是顯得有些困難。這對于區域教育信息化的健康、持續發展是非常不利的。

二、區域教育信息化的建設概況

越秀區在教育信息化建設中摸索出一條鮮明的教育信息化區域特色之路，每年都對區屬學校或直屬單位進行包括筆記本電腦、電腦室(電子閱覽室)、校園網、多媒體教學平臺四大項目的建設或更新，近年來還逐步為學校配備錄播易系統。從學校的需求計劃到過保設備的報廢，都有一整套流程：

學校需求計劃→區教育信息中心審核→形成初步方案→區教育信息化建設聯席會議確認通過→項目招標→合同簽訂及項目實施過程→項目驗收→首付結算→質保金結算→學校過保設備報廢申請→教育信息中心核實→報廢相關手續過程→資產注銷。

越秀區現有區屬中小學、幼兒園共92所，教育局直屬單位7家。從2002年至今，全區每年都有財政專款為學校建設教育信息化硬件項目。例如2011年為33所學校采購了409臺筆記本電腦，為23所學校新建或更新了25個電腦室(電子閱覽室)，為46所學校建設了665套多媒體教學平臺，為13所學校的14個校區新建或更新了校園網，為8所學校配備了錄播易系統。除區統籌建設項目之外，部分學校根據自身特色發展需要，利用自籌資金進行教育信息化設施設備的進一步更新、完善。所以，面對如此大量教育信息化資產，探索一條科學、規范、有效的管理途徑顯得尤為迫切。

三、區域教育信息化資產管理信息系統的設計研究

1.系統設計意圖

從2011年年初開始，越秀區教育信息中心提出了利用網絡平臺對全區教育信息化資產進行管理的想法，得到區教育局領導的高度重視與肯定。區教育信息中心在聽取部分學校代表的意見和建議后，進行綜合分析，提出了系統設計意圖，并委托某軟件開發公司編制了越秀區教育信息化資產管理信息系統，以實現對全區教育信息化資產進行科學、規范、有效的管理。

(1)能夠對教育信息化資產“生命周期”進行監管

這里所說的教育信息化資產“生命周期”是指從教育信息化建設需求計劃到設施設備建成投入使用、再到過保設備報廢的整個過程，簡單概括就是從“無”到“有”再到“無”的過程。系統應該能夠對整個過程進行監管，記錄教育信息化資產從“沒有”到“產生”再到“消失”的過程以及在使用過程中的“生命狀態”。部分學校通過自籌資金建設的或者通過調撥、捐贈等形式獲得的資產的“生命狀態”也應在教育局層面得到反映。

(2)系統記錄教育信息化工程項目及監理費用的結算情況

教育信息化建設工程項目在經過教育局、監理單位、承建方以及建設單位四方共同參與完成終驗后，教育局就應根據項目合同要求向承建方支付工程首付結算款以及向監理單位支付首付結算款。當承建方在設施設備的質保期內履行了質保服務后，就應向承建方支付相應質保金結算款，最后向監理方支付質保金結算款。支付結算款的方式并非一次性由全部學校集中支付，而是可以根據已驗收完成的學校分批進行，所以每所學校的驗收時間、首付情況、質保情況等都有所不同，但都要清晰進行記錄，同樣監理費的結算情況也要清晰記錄。

(3)為統計需要提供及時準確的數據與信息

根據需要進行數據信息的統計是本系統設計的一個重要目的。數據信息的準確統計對于教育局來說是非常必要而且重要的。從2002年至今，越秀區區屬學校和直屬單位教育信息化資產數量大，種類多，若按傳統人工統計的方法按某些指標進行統計，其難度之大可想而知。而通過網絡平臺方式進行統計，就可以快速、輕松、方便地實現。越秀區教育信息化的“家底兒”到底是怎樣的，通過網絡平臺就可以一目了然。

2.系統的實現

以上是本系統設計必須滿足的三個最基本的要求。據此，系統使用PHP+MySQL方法及B/S結構模式進行開發，具有統一管理、維護方便、兼容性強等特性。

系統流程圖如圖1所示：

圖1

系統各功能模塊如下：

(1)系統管理與基礎數據錄入

系統管理員首先要進行系統設置，初始化基礎數據，包括學?；蛑睂賳挝坏拿Q以及賬號密碼設置、資產基本信息設置、需求計劃的申報時間設置等(如圖2所示)。學校管理員也要進行單位信息管理，進行基礎數據的錄入、設備科室初始化等(如圖3所示)。

圖2

圖3

(2)計劃申報及審批

學校根據自己的實際情況進行計劃的申報(如圖4所示)。申報之后區教育信息中心主任對學校的需求計劃進行審批，然后流轉到教育局領導進行需求計劃終審(如圖5所示)。

圖4

圖5

(3)單位資產管理、過保設備報廢申請及審批

學校在工程驗收后對資產進行分配入庫等管理，同時對利用自籌資金建設的資產進行系統錄入。而對于已經過了保修期限并且達到報廢標準的教育信息化資產，學?？梢陨暾垖ζ溥M行報廢(如圖6所示)。收到學校的報廢申請后，區教育信息中心主任對報廢資產申請進行審核，確定是否可以進行報廢處理(如圖7所示)。

圖6

圖7

(4)項目招標、結算管理

項目在招標工作完成后，系統管理員進行項目的招標信息管理。工程驗收后，就進行項目的結算管理及文檔管理等(如圖8所示)。

圖8

(5)數據統計

能按不同角色的統計需求進行分類統計。例如區教育信息中心主任的統計需求有資產需求申請歷史記錄、招標項目明細查詢、信息化設備配備情況統計表等(如圖9所示)。

圖9

四、區域教育信息化資產管理信息系統應用的意義

系統開發后，我們首先選取了有代表性的幾所中小學進行測試，并收集學校的反饋意見和建議對系統進行修改。系統修改后，統一安排時間組織學校管理員進行專門培訓，然后系統正式上線。經過一段時間的使用后，系統取得一些實質性效果。

1.規范區域教育信息化資產管理，提高管理水平

系統的建立與運行為學校教育信息化資產的管理提供了一種規范準則。

首先，對教育信息化資產進行了科學、規范的分類，包括單件資產和套類資產兩大類。其中單件資產包括筆記本電腦、臺式電腦、投影機等。套類資產包括多媒體教學平臺、電腦室(電子閱覽室)、校園網等。而套類資產包括若干單件資產，如多媒體教學平臺包括投影機、實物展示臺、功放等。

其次，在項目招標后，系統管理員在進行招標管理信息錄入時，系統已經對該工程項目的資產進行了科學的分類。在工程驗收后，學校管理員就開始對資產進行調配入庫操作，在此過程中，系統為每一件資產都產生一個唯一的數據條形碼編號，有條不紊地記錄著資產的信息。同樣，對于學校利用自籌資金建設的教育信息化資產，當學校管理員在錄入初始信息時，必須遵循系統流程的嚴格要求進行規范錄入，系統即自動將其進行科學分類整理，產生唯一的數據條形碼編號，學校管理員就可以把條形碼下載并打印出來貼在相應的設備上進行識別。

第三，系統為每件資產放置的科室都設置了專人負責，例如某班級的多媒體教學平臺是由該班的班主任負責管理，電腦室是由信息技術教師負責管理等。這樣大大提高了學校教育信息化資產的管理水平，防止了教育信息化資產的流失。

另外，系統作為一個信息溝通平臺，為教育局與各學校之間建立了良好接口，使得教育局與各學校的溝通更為順暢。因此，教育局對各學校的教育信息化資產情況可謂是了如指掌。系統運行以來，學校管理員普遍反映系統確實能幫助他們科學、規范地管理學校的教育信息化資產，效果顯著。

2.實現教育信息化計劃申報、審批以及過保設備報廢申請、審批網絡化

每年區教育信息中心都要對區屬學校進行教育信息化建設需求計劃的調查。我們以前的做法是下發通知，要求學校根據實際情況填寫《學校教育信息化建設情況調查表》。在收集完所有學校的調查表后進行數據錄入、核對和統計分析，根據分析結果并結合已有檔案信息對學校的需求計劃進行初步審核，得出初步的審批結果。學校若要對過保設備進行報廢申請，就需要手工填寫《學校申請報廢教育信息化設備情況表》，再遞交給區教育信息中心審核。

而本系統把這些步驟都實現了網絡化。在需求計劃申報前，系統管理員設置了申報的時間段，學校管理員在規定時間里進行計劃的申報。學校管理員根據本校的實際情況填寫完調查表后，信息就自動提交到區教育信息中心主任進行初步審核，數據的統計、分析也自動完成。同樣，學校進行資產報廢申請時，通過選擇需要進行報廢的資產后提交給區教育信息中心主任進行審核，若審核通過，學校就可以把自動生成的《學校申請報廢教育信息化設備情況表》打印、蓋章，并加上教育信息化維護公司的意見，以紙質形式送區教育信息中心存檔，再走相關的報廢流程。系統方便了學校的操作，大大減輕了區教育信息中心統計人員的工作負擔，不但保證了數據的準確性，而且提高了工作效率。

3.科學管理教育信息化工程項目電子檔案資料和系統記錄工程項目結算情況

在工程項目招標后，就會有一些電子文檔資料需要存檔。例如招標文件、中標文件、中標通知書等前期資料，在工程實施過程中有合同、變更報告、變更合同等文檔資料。本系統能科學地對這些電子文檔資料進行分類管理，方便日后查閱。另外，在工程驗收后教育局需向承建方支付結算款，向監理單位支付監理費用。工程結算款和監理費都是分首付款和質保金結算的，不同的工程項目有不同的質保金期數，不同的學校結算日期又可能不一樣。例如筆記本電腦項目首付款比例是90%，三期質保金分別是3%、3%和4%，筆記本電腦項目沒有監理單位故不需要支付監理費。而校園網項目首付款比例是95%，只有一期比例為5%的質保金，監理費首付款為該工程項目實際結算總金額乘以監理費率再乘以95%，質保金為剩余的5%。有時候，存在個別學校因為某種客觀原因導致工程不能正常施工，因而推遲了驗收和結算的日期。對于這些，系統都能進行詳細的記錄，各工程項目結算情況一目了然，避免了出現重復結算的低級錯誤。

4.有利于區域教育信息化健康持續發展

越秀區教育信息化資產管理信息系統作為一個科學、規范、有效的管理平臺，是區教育信息化特色管理中的一個重要工具，有利于越秀區教育信息化健康持續地發展，也有利于促進區域教育均衡發展。站在教育局層面，教育工作者利用系統可以對全區的教育信息化資產情況進行全面了解，根據各項數據統計信息對越秀區教育信息化的未來發展方向作出正確的判斷與調整，對新的建設方案作出科學的規劃。例如，在對學校計劃需求的審批時，通過調查及數據統計可以查看到每一所學校教育信息化資產數量、設備運行情況等，根據數據的分析最終確定審核的結果。這樣可以有效避免學校教育信息化重復建設，合理使用資金。系統對教育信息化資產“生命周期”的監管，提高了管理水平，有效防止資產流失，在一定程度上延長了設施設備的使用期限。

五、區域教育信息化資產管理信息系統應用的思考

1.歷史數據的處理與錄入

在系統正式上線時，我們遇到了一個不得不面對的問題，就是對歷史數據的處理以及錄入。越秀區教育信息化建設從2002年開始至今已經有十年，經過十年的積累以及某些學校的撤并過程，歷史數據量之大、程度之復雜是可想而知的，那么怎樣去處理和錄入呢？這是一個值得深思的難題。2005年經過區劃調整，原東山區與越秀區合并。我們經過商討后最終確定，因為歷史原因，歷史數據(包括統籌和自籌兩部分)就從合區后的2006年起進行錄入，并對某些合并學校數據進行整合。經過區教育信息中心工作人員半個多月的努力，終于把統籌部分的歷史數據錄入完畢，而學校自籌部分的歷史數據由各學校管理員逐步進行錄入。歷史數據錄入后，使得系統變得充實起來，不再是一個“空殼”，運行起來更為順暢。在歷史數據的處理和錄入時，我們根據越秀區的實際情況，選擇恰當的方法，克服了工作量大、數據煩瑣、花費時間多等困難。而學校管理員在錄入學校自籌部分的歷史數據時候也會遇到一些問題，不過經過和區教育信息中心的及時溝通，問題迎刃而解。

2.學校系統管理員參與的持續性

利用本系統對教育信息化資產的管理并不是一勞永逸的，而是需要持之以恒。有小部分學校領導就認為對教育信息化資產的管理可有可無，在安排人員上也不予以重視，或者是直接安排學校的固定資產管理人員作為本系統的學校管理員，或者是安排年紀較大，接受新知識、新技術能力較差的人員作為學校管理員。這些人員并非信息技術專業人員，在進行管理的時候遇到問題往往不會解決又不愿請教他人，導致積極性逐漸降低，動力不能持續。這樣的管理當然達不到理想效果。我們建議這些學校應該給予足夠重視，選擇信息技術專業人員作為管理員，并適當采取一些激勵措施，增強管理員參與的積極性和持續性。

六、結束語

區域教育信息化資產管理是一個創新的過程，只有不斷進行總結、探索，才能讓現代化管理水平躍上新的臺階，才能滿足學?，F代化的發展需要，才能推動區域教育信息化建設的可持續發展。越秀區教育信息化資產管理信息系統可謂是越秀區在探索區域教育信息化資產管理中率先邁出的步伐。在系統的設計與開發上，我們雖然在需求分析階段、數據處理方面做了大量的工作，技術上也得到了軟件公司的支持，但這畢竟是一個新的嘗試，并沒有完全可以借鑒的實例，所以我們是在探索實踐中不斷前進。

[1]朱漢斌.區域教育信息化的先行者[N].中國科學報,2012-11-10(3).