多個項目管理的模式探討

文/王曉偉 丁曉京

隨著我國經濟的高速發展,許多工程公司會有同時承接多個工程項目的情況。很多項目是從可行性研究、初步設計、詳細設計、采購、施工、開車的全過程EPC 總承包項目。這些項目相互交叉,但管理類型和模式又各不相同。因此，合理安排進度、合理調配人力、有效的科學溝通管理是多個項目執行和管理過程中的重點。

多項目管理的策劃

多項目管理策劃是連接現實與未來的橋梁，工程公司進行項目策劃的任務就是要研究工程項目的內容，以及完成這些內容所應進行的活動、可能的風險、偏差等因素，使工程項目能按時保質安全地完成。通常我們習慣用解決4 個W（What、Where、When、Who）和一個H 來形容對項目策劃的理解。What 表示項目都要哪些工作、Where 表示項目的地點和外部環境、When 表示項目的開啟關閉時間以及怎樣的條件下開啟與關閉。項目執行策劃基本上包括：風險控制管理、項目組織策劃、溝通和協調策劃、質量管理策劃、計劃與進度策劃、預算與成本策劃、文件管理策劃等幾個方面。

因此，對于多項目管理來說，首先要根據項目的特點，按項目的類型規模、產品、投資及項目建設周期進行分類。對于類似的項目，可作為同類型項目策劃來處理，在組織機構、人員配備、標準規范的選用，用同一標準即項目組的概念來統一考慮，而對于有其特殊性和復雜性的項目，在組織機構、人員配備、項目風險預測和規模都得依靠其特殊手段和辦法來考慮，而對于EPC 項目，必須根據EPC 項目的特點進行專門的組織機構、人員配備、項目的具體執行模式上專門考慮和實施，只有這樣才可以把多個且不同類型的項目從策劃上抓到位，為下一步項目順利執行打下基礎。

多項目的進度控制

項目控制是項目管理的重要環節,項目控制崗位是項目經理的重要助手。項目的質量、進度和費用能否控制在計劃范圍內，是衡量項目成敗的重要指標，項目控制水平的高低也在很大程度上反映了項目管理水平的高低。因此，工程公司必須監理和完善自己的項目控制體系。

對項目進度控制的關注點是：一是對造成進度發生變化的因素施加影響，以保證這種變化朝著有利的方向發展；二是確認進度是否已經發生了變化；三是在變化實際發生和正在發生時對這種變化進行管理。項目的進度控制必須結合其他控制過程的變化進行綜合考慮和管理。

贏得值定量評估原理圖

多項目的進度控制是弄清每一個項目的組織分解結構OBS 和工作分解結構WBS，在此基礎上把每個項目的進度用贏得值原理曲線表示出來，找出每個項目人力的最高峰、低峰和平穩段，加以綜合全面考慮，根據每個項目合同進度適時調配。在進度計劃管理上，應做到了四個層次的管理：項目的主計劃（里程碑計劃），裝置的主計劃、專業的主計劃，具體到每個文件的出圖計劃。通過對這4 個計劃的觀測，及時發現每個項目的進展情況，及時發現問題，并預測將來可能出現的問題，做到及時調配資源，合理分配資源。根據周會、月會也可以隨時發現問題和預測將出現的問題，及時找到應對措施和解決辦法。在整個進度控制和管理方面還要充分發揮項目工程師的作用，讓他成為項目與項目之間的調節劑和潤滑劑，是項目經理掌握項目各專業、各部門情況的前沿兵。

計劃與進度控制的基本程序：

明確工作范圍；進行工作結構分析和確定WBS 的編碼確定項目的組織；編制項目的計劃；確定人工時估算和進行按WBS 要求的費用劃分建立計劃基準；計劃的審批；記錄和統計；檢測執行效果；分析和預測；項目報告與監督；進度控制的具體方法和技術；進度計劃變更控制系統；執行效果檢測；補充計劃編制；項目管理軟件；偏差分析。

多項目管理中人力資源的管理和利用

人力資本是工程公司最重要的資本。為了更好地完成復雜的多項目的管理工作，必須要多專業、多學科協作，以豐富的工程建設經驗為依托，運用先進的知識、理念、方法、技術和技能進行有效的計劃、組織、協調和控制。要把人力資源的管理和利用提升到戰略高度。由于工程公司的員工主體是知識型員工，所以在人力資源管理中要尊重知識、尊重人才、以人為本。要通過工作分析了解清楚每個項目中的每個崗位或職務的工作內容，也就是崗位或職務的任職資格。

工作分析的意義在于：預測項目中人力資源需求情況，對多項目進行人力資源的合理配置、調動；為項目人員招聘提供職務的工作職責、工作內容、資格要求，降低人力資源選擇成本；根據多項目的相似性，制訂類似項目中的人員進行培訓計劃；建立績效考評標準，為考評的實施提供依據，減少因考評引起的矛盾；確定各項工作相對于整個組織目標的價值，為薪酬待遇的改善提供依據，保證分配制度的合理性；明確了組織結構中的隸屬，關系明晰了工作流程與內、外關系，從而提高工作效率。

人力資源開發的主要途徑一是引進、二是培訓。所以專業人才的招聘與引進是工程公司管理過程中一項重要的、經常性的工作。在自己本企業缺少足夠的專業人員時，要利用外部人力資源。與外聘專業人員和管理人員以合同工期的方式簽定合同，尤其是讓他們完成一些跨行業項目更是如此。這樣可以解決目前項目上人力資源短缺，又可實現業務的擴展和人力成本的降低，同時可將一些簡單勞動外包。

多項目管理的團隊建設

多項目管理的團隊建設非常重要，團隊建設的具體方法是:明確目標，定立合理制度，確定項目開展方向；明確職責，分配任務；增強團隊個人自信心；發揮領導效應，加強管理，促進團隊互助合作；求同存異，杜絕不良行為。

一個項目團隊的優秀與否，不僅取決于條件和環境，更多的情況下人才是最主要的因素，在同一個項目組，就要消除本位主義思想，協調和提高統一作戰能力。因此項目組應不定期的舉行團隊活動，讓大家增進友誼，加深了解和加深感情，發揮團隊精神，互幫互助，讓大家都感受到團隊的溫暖和熱情，讓自己在這個團隊找到位置，增進相互理解和相互支持，建立信心和成就感。

對于管理層面，挑選好合適的人才，做出合理的決定才是關鍵，要建立激勵和約束相結合的一個長效機制。一是不斷完善各種機制和政策，體現公平、公正與合理的原則，達到激勵人才的目的;二是采取多層次、多形式的激勵，做到物質激勵與精神激勵相結合、短期激勵與長期激勵相結合、一般激勵與特殊激勵相結合;三是積極宣傳和表彰有突出貢獻的項目人員,不斷提高其社會、政治地位和職業聲望。在約束方面，以科學分析和明確崗位職責為基礎，以業績考核為重點，按照項目的工作性質和特點，建立和完善考核體系。只有這樣這個組織才能穩定團結高效的運作。

多項目管理的溝通管理

溝通是把一個組織中的成員聯系在一起，以實現共同目標的手段。在項目管理中，專門將溝通管理作為一知識領域。PMBOK 中也建議項目經理要花75%以上時間在溝通上，可見溝通在項目中的重要性。項目溝通管理就是要保證項目信息及時、正確的提取、收集、傳播、存儲以及最終進行處置，保證項目組內部的信息暢通。信息的溝通直接關系到項目的目標、功能和結構設置，對于項目的成功有著重要的意義。

多項目中的溝通對象主要為項目成員，不同的人需要的信息不同。所以在項目啟動時，就要識別所有的項目成員的不同信息需求，將項目所有人員所得到信息拿出來共享交流。將溝通對象、需要的信息、信息發布頻率等都要確定好，執行溝通計劃。

溝通管理的定義及特征

每一個項目的建立都與大量的公司、企業、居民、政府機構等密切相關。項目都是由特意為其建立的項目班子進行實施的，具有臨時性。因此，多項目溝通管理必須協調各項目與項目之間、各部門以及部門之間的關系，以確保項目順利實施。

項目是開放的復雜系統。項目的確立或多或少的涉及到社會、經濟、文化、生態、環境、能源等，這就決定了項目溝通管理應從整體利益出發，運用系統的思想和分析方法，全過程、全方位地進行有效的管理。

項目溝通管理的重要性

對于項目來說，要科學的組織、指揮、協調和控制項目的實施過程，就必須進行信息溝通。沒有良好的信息溝通，對項目的發展和人際關系的改善，都會存在著制約作用。主要有以下幾方面的作用：

①決策和計劃的基礎。管理者要想做出正確的決策，必須以準確、完整、及時的信息作為基礎。

②組織和控制管理過程的依據和手段。只有通過信息溝通，掌握項目各方面情況，才能為科學管理提供依據，才能有效地提高項目組織的效能。

③建立和改善人際關系是必不可少的條件。信息溝通，意見交流，將許多獨立的個人、團體、組織貫通起來，成為一個整體。暢通的信息溝通，可以減少人與人的沖突；改善人與人，人與管理者之間的關系。

④是管理者成功領導的重要手段。項目經理要通過各種途徑將意圖傳遞給項目人員并使之理解和執行。如果溝通不暢，項目人員就不能正確理解和執行管理者的意圖，項目就不能按預期的意圖進行，嚴重時會導致項目混亂甚至項目失敗。

溝通通常的方式

在項目實施過程中，經?？梢钥吹礁鞑块T之間發生矛盾和沖突，部門之間互不通氣、溝通渠道不暢是重要原因之一。

溝通通常使用以下幾種方式：正式溝通、非正式溝通、上行溝通、下行溝通、平行溝通、單向溝通、雙向溝通等。

①正式溝通是通過項目組織明文規定的渠道進行信息傳遞和交流的方式;

②非正式溝通指在正式溝通渠道之外進行的信息傳遞和交流;

③上行溝通是指下級的意見向上級反映，即自下而上的溝通;

④下行溝通是指領導者對員工進行的自上而下的信息溝通;

⑤平行溝通是指組織中各平行部門之間的信息交流;

⑥單向溝通是指發送者和接受者兩者之間的地位不變(單向傳遞)，一方只發送信息，另一方只接受信息方式;

⑦雙向溝通是指發送者和接受者兩者之間的位置不斷交換，且發送者是以協商和討論的姿態面對接受者，信息發出以后還需及時聽取反饋意見，必要時雙方可進行多次重復商談，直到雙方共同明確和滿意為止。

另外還有書面溝通、口頭溝通、言語溝通、體語溝通等。

溝通計劃

溝通計劃應包括以下的內容：

①建立信息收集流程；②建立項目的溝通管理細則；③建立項目現狀報告模塊；④建立向干系人發布信息的模塊；⑥建立信息共享時間表；⑥估算溝通所需成本;⑦使用信息共享的技術。

項目經理的溝通職能

項目經理進行溝通時基本職能是：確定溝通計劃、明確溝通依據、檢驗溝通結果。

①確定溝通計劃。明確溝通對象、溝通目的、溝通動機、溝通方式等。

②溝通依據。溝通要求是項目參加者信息要求的總和。溝通技術包括根據溝通的嚴肅性程度所分的正式溝通和非正式溝通；根據溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通，橫向溝通和縱向溝通；根據溝通的工具分為書面溝通和口頭溝通等等。

③溝通結果。分析確定各項目之間的厲害關系。確定項目溝能的需要和期望，對期望進行管理和調節，確保項目獲得成功。說明待發信息的形式、內容、詳細程度。訂出信息發生的日程表。制訂隨著項目的進展而對溝通計劃更新和細化的方法。

溝通中的沖突處理

項目始終存在于沖突環境中，沖突就是項目存在的方式，因為有沖突，才更需要溝通，沖突的解決方法一般有：回避或撤退；強迫或強制；圓滑；妥協；面對；仲裁或解決；溝通和協調；發泄等。

結論

無論何種規模及類型的項目都有特定的周期。項目周期的每一個階段都是重要的甚至是關鍵性的，特別是大型系統集成項目和復雜項目更是如此，為做好每個項目的各個階段的工作，首先要先做好多項目管理的策劃，做好項目控制，確保項目的質量、進度和費用能控制在計劃范圍內，利用好項目的人力資源，特別要做好多項目的溝通管理，使項目部內、項目與項目之間、項目與部門之間、部門與部門之間、以及項目與外界之間建立起通暢的溝通渠道，快速準確地傳遞和溝通信息，以便各項目及項目內各部門達到協調一致，使各項目成員明確各自職責，并了解他們的工作對實現各自所在項目目標所做的貢獻，通過大量的信息溝通，找出各個項目管理的問題及解決問題的辦法，制定政策并控制評價結果，建立溝通反饋機制，任何溝通都要保證到位，沒有偏差，并且定期檢查項目溝通情況，不斷加以調整。