電子商務環境下辦公室業務工作的變革

龍慧琳

摘要：本文在對電子商務環境下現行辦公室業務工作的變革分析的基礎上，根據目前辦公室業務工作變革的實際情況對辦公室業務機構的重組進行了試探性研究。

關鍵詞：電子商務環境；辦公室業務；工作變革

一、電子商務環境下辦公室業務工作的變革

（一）網上議事

電子商務的出現，從根本上改變了傳統辦公室那種周期長效率低且極為繁瑣的采編業務工作的流程：

首先，網絡采訪電子商務大環境的形成和網上店鋪、電子出版發行機構的繁榮，拓寬了辦公室物品采購的范圍，也提高了其采購的效率。現行辦公室的物品采購利用電子商務系統可在網上實時進行，采購員不必親自外出采購而能廣泛瀏覽網上各大店鋪的物品目錄和內容，從而確定其要進行的活動在網上發訂單，利用電子商務方式進行支付，還可通過網上實時跟蹤系統隨時查詢有關信息，最后利用電子商務系統進行配送，大大縮短了辦公室的物品采購周期，也擴大了其采購的范圍，從而提高了現有辦公室物品采購工作的效率。辦公室網上采購也大大降低了采購成本，因為當前網絡環境下為辦公室的采購走聯合之路提供了機會當前辦公室資源的采購（特別是電子資源），可由各辦公室自愿組成集團，共同推舉談判代表在網上與資源提供商談判價格和使用條款，購買合同最終則由提供商與各成員館簽訂，購買費用由各成員館利用電子商務方式自行支付給提供商，這樣辦公室利用集團購買的方式可享受到批量購買的優惠價格，同時也節省了各成員館分別談判的人力資源，而各成員館的采購成本也大大降低。

其次，聯合聯機編目。辦公室為了充分共享聯合聯機編目就必須引入電子商務，通過網絡來進行費用的結算，通過聯機編目，可以大大提高其編目人員分編圖書的工作效率和準確性，實現編目資源共享化。如美國的聯機計算機辦公室中心之類的大型書目中心就在傳統辦公室時期已向有條件的辦公室提供聯機書目數據服務，目前又通過網絡推出了“合作聯機資源目錄”，各辦公室可提供編目參考，經審核后可在線為其他辦公室編目共享。國內提供聯合聯機編目的辦公室也有不少，如廣州中山圖書館辦公室通過中國公眾多媒體信息網絡開始為辦公室提供聯機編目服務等，這樣為各辦公室編目資源的共享打下基礎。

（二）實時調整

隨著出版發行機構電子商務的不斷成熟，辦公室不僅可利用電子商務交易方式通過網絡向出版商和發行機構訂購各種上網的店鋪和信息機構購買或租用物品或購買或租用使用權，而且也可向其他辦公室進行有關數字信息存取和傳輸權的交易，如清華大學圖書館辦公室在線出售其所編制的《學術期刊光盤數據庫》的網絡版和光盤版，中國數字圖書館辦公室在線銷售“十五”計劃光盤。

（三）網上信息流通

辦公室對內部以及網上各種多媒體信息資源進行加工、整合、保存管理與發布，建立有組織的數字資源為核心的知識網絡，充分利用互聯網進行高速鏈接，以分布式的海量資源庫為支持，以智能檢索技術為手段，無時空限制地向各地客戶實時提供豐富多樣的信息服務，且能提供優質高效的特定信息服務如中國辦公室能針對重大課題或常規課題所進行的定題服務、查新服務跟蹤服務、剪報服務、數據收集服務和資料編譯服務等，這些信息服務的提供可利用電子商務平臺，為各類用戶特別是遠程用戶提供傳統辦公室無法實現的優質高效的信息服務，另外，有的辦公室（如國家辦公室超星、書生之家等數字辦公室）利用電子商務系統還為用戶實時提供各種技術解決方案服務，這些服務根據不同的內容和價值，利用電子商務方式進行交易，將服務結果直接以傳真電子郵件、下載或郵寄給用戶。

（四）資源共建共享

信息資源作為知識經濟的核心支柱，其建設的最終目的是實現資源的共享，但這種共享往往是建立在有償服務和有償使用上的。因此，辦公室通過引入電子商務，在網上實時交易，就可有效地實現電子的館際互借和信息的快速傳遞，使各館中的每個用戶都能獲得方便快捷的優質服務，充分體現出信息資源共建共享的巨大優越性。

（五）進行網上營銷

目前，辦公室營銷的主要內容可概括為以下幾個方面：

戰略營銷：主要是根據自身的資源特色信息產品和服務的類型及數量，結合目標市場用戶和環境，從整體上向用戶進行宣傳和介紹，以此樹立良好的形象，提高社會地位，策劃出一個獨特的、可以實現的網上辦公室的戰略目標和形象，由此吸引大量的用戶和多方面的資助和合作，求得更大發展。

資源營銷：主要是指借助網絡對信息產品和服務詳細地進行全方位的宣傳和介紹，并設立不同信息資源和產品的顯示網頁，建立相應的導航系統，通過分類、索引、鏈接等方式將自身的各種文摘、索引及全文數字資源盡可能地在第一級頁面中展示給用戶，使他們快速地找到和利用自己需要的產品和服務。

同時，它還可以利用網絡的互動功能與用戶進行實時溝通，以提高用戶利用資源的滿意度。

二、電子商務環境下辦公室業務機構設置方案

基于以上對電子商務環境下辦公室業務工作變革的分析，筆者認為辦公室機構可以按照其在電子商務環境下所提供服務的功能劃分。

（一）辦公室領導層

由主任、行政助理和業務助理組成，負責全館的政策計劃、控制、協調、公關等。具體來說，即制定改革措施、規章制度和崗位職責，進行人事管理、經費安排業務指導業務工作協調、館內外協作交流以及后勤事務管理等，其主要職能是做好行政與業務的協調工作，決策參謀、中介協調及事務管理等，可以說是辦公室的總后勤部與總服務臺。

（二）信息開發部

通過對信息技術的應用，強調對專業信息產品的深入開發和多次開發其業務包括：聯機檢索、光盤檢索網站建設專題數據庫開發，以中文期刊和數據庫為基礎的二三次開發；強調用戶開發和客戶教育等等。其主要功能是提供網絡導航服務、提供各類課題、專題信息跟蹤服務以及特色化館藏資源的數字化建設服務等對大型專業的辦公室還可在其下設網絡信息導航小組、課題服務小組和特色化數字資源開發小組及其他開發小組。

（三）客戶服務部

該部主要涵蓋了對客戶的網絡導航、客戶培訓等服務。其主要業務是向本地客戶和遠程客戶提供各種查閱、咨詢服務、各種信息增值服務用戶培訓服務及為用戶提供定制個性化信息的服務。其主要職責有兩個：一是向各地客戶提供自身各類型與各載體形式的信息資源及相關功能服務及利用電子商務系統向網絡用戶提供各類增值信息服務，盡力滿足用戶個性化需求；二是利用所建網站開展信息資源的宣傳與用戶檢索技能教育與培訓等工作。

（四）技術服務部

辦公室越來越依靠計算機和網絡設備來支持其工作，而設備的配置維護及系統的開發及運行均需較高的技術水平，所以技術服務在辦公室中是一個關鍵性的部分。其主要職責是：一是負責整個辦公室計算機系統及全館的網絡系統的管理維護及升級工作；二是負責辦公室系統的安全工作，辦公室自動化系統和數字化信息資源服務系統及電子商務交易系統的安全需做好全面的防護工作；三是負責數字化的備份工作，按時進行數據的備份，保證資源的長期保存；四是數字辦公室系統開發與應用實施多媒體與聲像設備的管理與利用工作等。

結語

隨著電子商務發展的不斷成熟，辦公室的各項業務工作利用電子商務也逐漸成為現實，其在辦公室的應用極為廣泛。首先，辦公室利用電子商務管理系統可以優化其業務工作流程的管理內部處理；其次，利用電子商務交易系統可拓寬業務工作服務的范圍和提高業務工作的水平；再次，通過實施電子商務方案，可降低信息采編及傳播業務工作的成本費用，而信息的利用率也得到極大的提高：最后，電子商務功能使辦公室能產生新的業務工作。

參考文獻：

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