辦公室管理工作中領導者的表率作用

文/卜娟娟

領導者在辦公室管理工作中扮演的是多樣化的角色，更是辦公室工作人員學習的楷模，自己的一言一行無不影響和感染著身邊的工作人員。在實踐工作中，我們的領導者在辦公室的管理工作中，總覺得自己是領導，認為只要有工作任務就可以直接安排辦公室的工作人員去做，認為這樣做是理所當然的。殊不知，這樣不僅會給辦公室的工作人員帶來心理上的不滿和抵觸情緒，而且還會影響到工作質量和效率的提高。由此可見，作為辦公室的領導者，要想方設法努力改變和消除這種現狀，努力做好以下幾方面：

一、領導者首先要做到嚴格要求自己

作為辦公室的領導者，要想把辦公室的管理工作做好，進一步調動辦公室工作人員的積極性和工作熱情，讓工作人員心服口服，必須做到凡事從自身作起，嚴格要求自己，處處起模范帶頭作用，帶頭做好自己應做的工作。不能認為自己是領導，理所當然地把要完成的工作吩咐給下屬去做，這在無形中是把責任和擔子壓在辦公室工作人員身上，讓具體做事的工作人員束手無策，不知該從何做起，心中的苦衷和怨言可想而知。作為領導者，如果只是一味地增加工作人員的工作量和追求工作效率，而忽略了工作人員的感受，那么工作人員即使完成了工作任務，也是馬馬虎虎、粗枝大葉地應付差事，可以說無工作質量和效率可談。所以，作為辦公室的領導者，在要求部屬做好工作的前提下，一定要身先士卒，處處起模范帶頭作用，腳踏實地，具備甘當孺子牛的無私奉獻精神。只有領導者帶好了頭，辦公室的工作人員也才能向領導看齊，緊跟步伐不落伍。

二、領導者要注重提升自己的內部和外在形象

辦公室作為單位的管理部門，可以說，對內是服務窗口，對外是形象窗口。如果每次科室有服務需求，領導者只是吩咐辦公室具體分管事務的工作人員去處理，對于工作中遇到的困難和問題不聞不問，對于安排的工作不論完成與否、結果如何，既不要求工作人員及時地給予回復和反饋，也因辦公室的瑣事忙碌而無暇顧及，這樣勢必會影響到服務的質量。輕者會影響到科室工作人員對辦公室工作人員的信任度，重者會影響到科室工作任務進度的推進。而在處理對外的日常事務中，因為辦公室是形象窗口，作為領導者如果不注意自己的儀表和言談舉止，就會在處理對外事務中給來訪者留下不雅的印象；在說話時不注重文雅和謙和，就會讓來訪者認為自己不被尊重，進而會給工作上的談判和溝通帶來不利影響。因此，作為辦公室的領導者，自己對內對外的形象和言行舉止的好與壞，將直接影響和感染著辦公室的工作人員，同時也為營造單位良好的外部形象產生一定的影響。可見，在辦公室的管理工作中，領導者注重提升自己的內在和外在形象顯得尤為重要。

三、領導者要不斷提高自己的業務素質

在辦公室管理工作中，領導者素質的高低直接決定著管理工作水平的好與差，甚至影響著決策的成功與失敗。所以在具體的辦公室管理工作中，要想讓辦公室的工作人員把辦公室的具體工作做好，就要努力從自身做起，利用空閑時間加強理論知識的學習，不斷提高自己的專業素質，以更好地把理論知識運用到實踐工作中。隨著科學技術的不斷進步和發展，現有的知識水平不可能滿足我們工作日益發展的需要，如果不緊跟時代發展的步伐，不斷地充實和完善自己，拓寬自己的知識面，那么我們的工作就會止步不前，起不到推波助瀾的作用，更看不到發展的希望。所以，只有領導者帶頭加強學習，提高自己的專業理論水平，站在更高的層面去分析問題，果斷而正確的處理來自方方面的繁雜事務，那么就會在無形中讓辦公室的工作人員感覺到自己工作水平的欠缺，進一步調動起工作人員勤奮學習、努力鉆研業務的動力，運用扎實的理論水平和良好的業務素質推動辦公室的工作向前邁進，更好地促進辦公室工作人員整體水平的提高。

四、領導者在工作中要善于開展批評與自我批評

我們在辦公室的管理工作中，不可能把每件事情都做得盡善盡美，總有一些事務處理完畢后，發現存在著這樣或那樣的漏洞和不足。這時，作為辦公室的領導者，就要對處理的具體事務進行認真的分析和查找出現問題的原因，然后對已經出現的問題和存在的不足及時進行認真反思，主動查找自己是怎么出現的失誤，在哪個環節出現了差錯，主動擔當自己應承擔的責任。通過這樣一種自覺查找問題和承擔責任的做法，能讓辦公室的工作人員對工作切實負起責任來，對自己處理的事務更加有責任心和義務感，為做好辦公室工作獻計獻策、盡心盡力，為更好地配合和完成辦公室的工作作出自己的貢獻。

五、領導者要時刻具有上進心和進取精神

辦公室的工作向來是講究時效性的，尤其是作為領導者在任何情況下都要時刻保持一種充沛和旺盛的精力，在工作中表現出辦事雷厲風行，追求高質量和高效率。領導者如果只是滿足于現狀，不思進取，抱著高枕無憂的態度，這樣不僅影響到辦公室工作效率的提高，還很難保證辦公室工作目標的推進。如此效法，辦公室的工作人員也會抱著一種無所謂的態度，很難在工作開展過程中保持一種良性的工作運行狀態，不僅會影響到工作效率的提高，還會進一步影響到單位事業的進步和發展。因此，作為領導者，對待工作要擁有一種積極向上的進取意識和拼搏精神，這樣，才能帶動辦公室的工作人員積極投身于工作中，以主人翁的無私奉獻精神做好自己應做的工作，更好地推動工作和事業向前邁進。

六、領導者要擁有與人為善之心

作為辦公室的領導者，在處理日常繁瑣事務的同時，要注意觀察辦公室工作人員的情緒變化，如有異常情況發生，就要立刻引起重視，主動與工作人員溝通，詢問他們究竟發生了什么事情，情緒低落是有什么不愉快的事，家里或工作中遇到了什么樣的困難，等等。通過詢問和了解情況，積極和耐心地開導辦公室的工作人員，同時把需要解決的問題和困難積極向領導反饋，提出自己的意見和看法，從而做到有針對性地解決出現的問題和困難。如：對產生矛盾的雙方進行調解；對因服務態度發生口角的情況要進行正確的勸導；對遭受挫折者要積極給予精神上的撫慰和生活上的幫助，讓他們盡快渡過難關，等等。通過無微不至的關懷和善解人意之舉，讓辦公室的工作人員感受到大家庭的溫暖，能夠感化辦公室的工作人員，從而用自己的實際行動去努力回報單位，為單位作出更大的貢獻，讓事業蒸蒸日上。

由此可見，作為領導者在辦公室的管理工作中，如何帶好頭、做好表率，將對辦公室的工作人員能力和素質的提高起著決定性的作用。領導者在做好辦公室管理工作的同時，應認真思考如何改變工作策略和方法，努力提高自身的工作形象和素質，以帶領辦公室的工作人員提高自己的形象和素質，以適應新形勢下社會不斷發展的需要。